Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 263/QĐ-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở Tài nguyên và Môi trường về ban hành quy định Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường nộp lưu vào Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương.
Căn cứ vào quy định Danh mục, thành phần hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Quyết định này làm cơ sở nền. Các phòng và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ theo Danh mục được ban hành vào đầu năm, thu thập các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc để lập hồ sơ công việc. Trường hợp phát sinh hồ sơ ngoài danh mục, các phòng, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động lập bổ sung, sửa đổi hoặc lập mới. Khi kết thúc hồ sơ và đến hạn phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương theo quy định của pháp luật.
Quyết định này quy định Danh mục, thành phần hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường; các tổ chức, cá nhân, liên quan có dữ liệu chuyên môn về tài nguyên và môi trường sử dụng ngân sách Nhà nước. Quyết định này áp dụng đối với Sở và các đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương.
Nội dung của Quyết định quy định:
- Nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường là toàn bộ các phòng, đơn vị thuộc, trực Sở; các tổ chức cá nhân, liên quan có dữ liệu chuyên môn về tài nguyên và môi trường sử dụng ngân sách Nhà nước đã giải quyết xong đến hạn nộp lưu tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường vào Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.
- Danh mục hồ sơ, tài liệu được thống kê theo từng vấn đề, những mặt hoạt động, lĩnh vực chuyên ngành tài nguyên và môi trường, cụ thể như sau:
+ Nhóm tài liệu chung là tài liệu hướng dẫn chung phản ánh hoạt động chung nhất của Sở và các đơn vị thuộc, trực thuộc Sở: Tài liệu tổng hợp; Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; Tài liệu tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; Tài liệu lao động, tiền lương; Tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán; Tài liệu đầu tư, xây dựng; Tài liệu khoa học và công nghệ; Tài liệu hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực; Tài liệu thi đua, khen thưởng; Tài liệu pháp chế; Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Tài liệu tổ chức chính trị, chính trị-xã hội.
+ Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ hình thành tại các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Sở Tài nguyên và Môi trường. 
Đối với Văn phòng Sở, tài liệu chuyên môn cũng là tài liệu thuộc nhóm tài liệu hình thành phổ biến chung.
Tài liệu về chuyên môn tài nguyên và môi trường không chia theo từng đơn vị mà được thống kê chia theo lĩnh vực hoạt động hoặc mảng công việc. Trong mỗi nhóm tài liệu, phần lớn tài liệu đã được thống kê theo nhóm hồ sơ hoặc hồ sơ, một số trường hợp là tên loại văn bản cụ thể cần lựa chọn gồm- Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đất đai; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài nguyên nước; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực địa chất và khoáng sản; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực môi trường; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực khí tượng thuỷ văn và biến đổ khí hậu; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đo đạc bản đồ; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực viễn thám; Hồ sơ tài liệu quý, hiếm; Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực tài nguyên và môi trường.
Hơn nữa, quy định đã quy định rõ hồ sơ, tài liệu cần thu thập để bảo quản đó là:
- Hồ sơ, tài liệu cần thu thập để bảo quản là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
- Đối với những hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử trước năm 1975 để lại như địa bộ, địa bạ…không thực hiện theo quy định này.
- Hồ sơ, tài liệu phải được phân loại, sắp xếp, bảo quản theo quy định, hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực nào thì được bảo quản theo thời hạn ở lĩnh vực đó.
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cũng được quy định rõ trong Quyết định:
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ hồ sơ, tài liệu kể từ ngày công việc kết thúc, nhiệm kỳ kết thúc hoặc kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động về tài nguyên và môi trường của các đơn vị được quy định gồm hai mức chính như sau:
+ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn là khoảng thời gian tồn tại của hồ sơ, tài liệu đến khi hồ sơ, tài liệu tự hủy hoại và không thể phục chế.
+ Thời hạn bảo quản có thời hạn là khoảng thời gian tồn tại của hồ sơ, tài liệu được xác định theo quy định.
Bên cạnh đó tại Điều 5 quy định về Phương pháp vận dụng:
- Thành phần tài liệu trong các hồ sơ quy định tại danh mục này không liệt kê hết các văn bản, tài liệu có thể có trong mỗi hồ sơ mà chỉ nêu một số văn bản, văn kiện, tiêu biểu, tài liệu đặc trưng của các nhóm hồ sơ, tài liệu.  
- Trong quá trình thực hiện, các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của đơn vị mình; căn cứ vào Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết trong từng thời điểm hoặc xem xét cụ thể các loại văn bản, tài liệu hình thành trong thực tế giải quyết công việc để lựa chọn đưa vào hồ sơ những văn bản, tài liệu có giá trị. 
- Đối với những loại hồ sơ, tài liệu chưa có quy định trong danh mục này mà được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thì vẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo quy định.
    Ngoài ra, quy định đã quy định các đơn vị, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Quy định này sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Đồng thời, giao Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định này.
Việc quy định danh mục, thành phần làm cơ sở nền giúp cơ quan chuyên môn và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động xác định danh mục và thành phần hồ sơ, tài liệu được thuận tiện, dễ dàng, lựa chọn những tài liệu có giá trị để thu thập lập hồ sơ công việc một cách đầy đủ nhất. Khi hồ sơ kết thúc, đến hạn giao nộp thuận tiện cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Công nghệ thông tin – Lưu trữ tài nguyên và môi trường. Đồng thời, giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản tài liệu của các đơn vị thuộc diện nộp lưu và chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Dương theo thời hạn quy định của pháp luật (đính kèm chi tiết văn bản)./.

Cơ sở dữ liệu kho lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường