Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ.

Trong những năm qua, đặc biệt giai đoạn 2018 – 2022, công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường luôn được lãnh đạo Sở chú trọng quan tâm về mọi mặt và đạt được những kết quả nổi bật cụ thể như sau:

Công tác tuyên truyền, phổ biến và bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Thời gian qua, công tác tuyên truyền, phổ biến và tập huấn luôn được Sở Tài nguyên và Môi trường tổ chức triển khai kịp thời các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ. Qua đó, từng công chức, viên chức, người lao động (CCVCNLĐ) nắm bắt kịp thời và hiểu rõ hơn các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện đúng trình tự, kỹ thuật theo quy định.

Hình thức triển khai phong phú, đa dạng như: Triển khai qua phần mềm quản lý văn bản; tuyên truyền vào các ngày pháp luật hàng tháng; đăng tải trên website của Sở … Ngoài ra, các đơn vị đã tổ chức thi soạn thảo văn bản nhằm nâng cao kỹ năng, hạn chế sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản. Đồng thời, phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Dương, Báo Bình Dương tuyên truyền, giới thiệu, làm phim phóng sự về công tác lưu trữ tài liệu của ngành, việc áp dụng kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ và công bố các loại hình tài liệu hiện đang được lưu trữ, bảo quản tới toàn thể cá nhân, tổ chức có nhu cầu khai thác và sử dụng dữ liệu ngành tài nguyên và môi trường.

Đặc biệt, Sở đã có nhiều bài viết tuyên truyền về công tác văn thư, lưu trữ ngành tài nguyên và môi trường như: Bài viết “Hoạt động lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương - Thực trạng và giải pháp” đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam; các bài như “Sở Tài nguyên và Môi trường đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ”; “Đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ dữ liệu tài nguyên môi trường - Thực trạng và giải pháp”; “Sở Tài nguyên và Môi trường đẩy mạnh số hóa tài liệu, hướng đến chính phủ điện tử” đăng trên Báo Bình Dương; “Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý và cung cấp thông tin tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương” đăng trên Kỷ yếu hội thảo khoa học Đổi mới tổ chức quản lý và phương thức khai thác thông tin Hồ sơ tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại, NXB Nông nghiệp.

Qua công tác tuyên truyền, phổ biến  cũng như chỉ đạo kịp thời, tổ chức triển khai đến toàn thể CCVCNLĐ, cá nhân và tổ chức bằng nhiều hình thức phong phú, đa dạng, đặc biệt đổi mới mô hình công tác tuyên truyền, quảng bá các loại hình tài liệu lưu trữ của ngành trên các phương tiện thông tin đại chúng giúp người dân tiếp cận thông tin thuận lợi hơn.

Bên cạnh đó, công tác đào tạo, bồi dưỡng tập huấn cũng được Sở chú trọng quan tâm. Ngoài việc cử CCVCNLĐ tham gia đầy đủ các buổi tập huấn theo kế hoạch của Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường còn phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Cục Công nghệ Thông tin – Dữ liệu Chi nhánh phía Nam, Trường đại học Nội vụ để tổ chức 02 khóa tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và triển khai Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường cho gần 300 lượt CCVCNLĐ ngành Tài nguyên và Môi trường cấp tỉnh, cấp huyện và các Sở, ngành có dữ liệu về tài nguyên môi trường tham dự.

Ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

Sở luôn quan tâm ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành đối với công tác này nhằm giúp đưa công tác văn thư, lưu trữ của Sở ngày một tốt và hiệu quả hơn.  Hàng năm, Sở đã chủ động ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các phòng, đơn vị trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể CCVCNLĐ để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm, đồng thời thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của toàn Sở. Bên cạnh đó, Sở đã chủ động ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước của ngành, đặc biệt về tăng cường sử dụng văn bản điện tử, ký văn bản và phát hành văn bản điện tử, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong thời kỳ cách mạng công nghiệp và chuyển đổi số.

Sở đã chủ động ban hành danh mục hồ sơ, kế hoạch thu thập hồ sơ hàng năm nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan; thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cơ quan chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học, là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối với việc lập hồ sơ, góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông Lưu trữ của Sở để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài. Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng thời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn quy định.

Thực hiện hoạt động nghiệp vụ

Tình hình quản lý văn bản đi, văn bản đến, phát hành qua môi trường điện tử, ký số; văn bản liên quan đến hồ sơ công việc chuyển bản chính đến bộ phận CCVCNLĐ giải quyết công việc được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định. Kết quả trong giai đoạn 2018 -2022 đã thực hiện tiếp nhận gần 8.842 văn bản đến, phát hành 46.925 văn bản đi.

Việc quản lý văn bản mật và tình hình quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện chặt chẽ theo quy định. Công tác lập và giao nộp hồ sơ của CCVCNLĐ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo kế hoạch, quá trình giao nhận đều có biên bản bàn giao theo đúng quy định của pháp luật.

Trong những năm qua, Sở Tài nguyên và Môi trường luôn chủ động và kịp thời thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Kết quả đã chỉnh lý khoa học được 2.952,6 mét giá tài liệu (trên khoảng gần 4000 mét giá). Việc hủy tài liệu hết giá trị những năm trước đây được thực hiện đúng theo Điều 28 của Luật Lưu trữ và các văn bản quy định hiện hành. Công giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được Sở Tài nguyên và Môi trường thực hiện đúng theo kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với công chúng để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội; Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát huy giá trị tài liệu bằng hình thức tuyên truyền trên Báo, Đài truyền hình cũng như việc công bố công khai trên Website của Sở. Trong thời gian qua Sở đã cung cấp thông tin với 8.350 hồ sơ; tổng số tài liệu được sao chụp là 42.899 trang; tổng số văn bản được cấp chứng thực lưu trữ là 27.127 văn bản.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

100% CCVCNLĐ đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để trao đổi thông tin văn bản nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian rất nhiều so với làm thủ công như trước đây, đồng thời giúp công tác kiểm tra, giám sát công việc được thuận lợi. Sở đã tập trung đầu tư hạ tầng, công nghệ hiện đại, đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin đáp ứng yêu cầu vận hành ổn định, thông suốt cho hệ thống cơ sở dữ liệu của Sở. Hiện tại hệ thống mạng tại Sở đã được cài đặt và cấu hình với hai lớp tường lửa, đảm bảo an toàn hệ thống máy chủ, máy trạm, chống xâm nhập, tấn công trái phép từ bên ngoài, nhằm đảm bảo dữ liệu trên máy tính cá nhân. Ngoài ra, Sở tiếp tục đầu tư hệ thống máy chủ theo các tiêu chuẩn quốc tế đảm bảo vận hành hiệu quả cơ sở dữ liệu ngành có quy mô lớn và độ phức tạp cao.

Hồ sơ lưu trữ đã được chỉnh lý khoa học, đảm bảo các công cụ tra cứu, quản lý trên phần mềm quản lý kho lưu trữ số, trong quá trình khai thác tìm kiếm cung cấp dữ liệu các công đoạn đều bằng trên máy ví tính. Đã triển khai thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành được 2.394.662 trang, tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Từ cơ sở dữ liệu lưu trữ trên, hiện Sở đã cung cấp thông tin hồ sơ lưu trữ  trực tuyến mức độ 4, thuận tiện cho các tổ chức cá nhân, tiết kiệm được thời gian đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 vừa qua.

Như vậy, với sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo cũng như hướng dẫn kịp thời của các cơ quan có liên quan. Đặc biệt sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 và một số Nghị định, Thông tư được ban hành và có hiệu lực thi hành, Sở Nội vụ đã quan tâm tổ chức triển khai tập huấn các văn bản mới đến các đối tượng CCVCNLĐ của Sở. Ngoài ra, Sở đã tổ chức mở lớp bồi dưỡng, tập huấn riêng cho trên 300 lượt CCVCNLĐ nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản và thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, Sở đã tích cực rà soát, trên cơ sở quy định của Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hệ thống hoá, chấn chỉnh, ban hành đầy đủ các văn bản nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ dần đi vào nền nếp.

Công tác chỉnh lý, nộp lưu, thống kế; lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện đúng theo quy định, đặc biệt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu luôn được Sở quan tâm trình UBND tỉnh ban hành kế hoạch hàng năm, phân công, chỉ đạo thu thập từ cấp tỉnh xuống cơ sở nhằm phục vụ tốt công tác quản lý lưu trữ, bảo quản, khai thác thông tin dữ liệu ngành tài nguyên và môi trường.

Đổi mới mô hình tuyên truyền, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư, lưu trữ được Sở chú trọng hàng đầu và gặp nhiều thuận lợi do đặc thù của Sở có Trung tâm CNTTLT là đơn vị trực thuộc, ngoài chức năng lưu trữ còn có chức năng tham mưu về công tác ứng dụng công nghệ thông tin của ngành. Do vậy, công tác số hóa tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng là cơ sở, nền tảng chuyển đổi số của ngành trong thời gian tới. Đây là mô hình mới phù hợp với xu hướng đổi mới. Do đó, thời gian qua được nhiều cơ quan (Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, Cục thuế tỉnh, Trung tâm công nghệ thông tin tỉnh Bắc Ninh, Lâm Đồng, Bình Phước, Sóc Trăng,...) đến trao đổi học tập kinh nghiệm.

Bên cạnh những kết quả đạt được, Lãnh đạo Sở còn nhận thấy một số hạn chế như: Một số phần mềm dùng chung toàn tỉnh như Phần mềm quản lý văn bản chưa kết nối liên thông với Phần mềm một cửa và vẫn đang hoàn thiện; chưa có tính năng lưu trữ để khi CCVCLĐ lập hồ sơ hiện hành trên môi trường mạng; khối lượng công việc phát sinh nhiều nhưng vẫn phải đảm bảo thời gian quy định nên việc soạn thảo văn bản đôi khi vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày; chế độ chính sách về thu nhập, phụ cấp áp dụng cho người làm công tác lưu trữ còn thấp, chưa phù hợp với thực tế nên lực lượng này thường xuyên biến động, việc tuyển dụng gặp nhiều khó khăn; do đặc thù của ngành tài nguyên và môi trường là quản lý, lưu trữ tài liệu chuyên ngành nên đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ cần vừa có kiến thức chuyên môn về lưu trữ đồng thời cũng cần tìm hiểu, học hỏi thêm để nắm rõ về các tài liệu chuyên ngành nhằm thu thập đúng, khai thác kịp thời, chính xác. Từ những hạn chế trên, Lãnh đạo Sở đã có một số kiến nghị đề xuất để công tác văn thư, lưu trữ ngày một tốt hơn trong thời gian tới.

Từ những kết quả nổi bật trên, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương đã được UBND tỉnh tặng Bằng khen do có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2018 – 2022 tại Quyết định số 3268/QĐ-UBND ngày 06 tháng 12 năm 2022.

Với việc xác định thực trạng và giải pháp một cách khách quan, được sự chỉ đạo thường xuyên của Lãnh đạo Sở Tài nguyên và Môi trường là một điều kiện cần và đủ để công tác lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương ngày một tốt hơn.

Mặt khác cùng với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo chuyên sâu nghề lưu trữ chắc chắn hoạt động lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương sẽ dần đi vào nền nếp, phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, phục vụ hiệu quả các yêu cầu của công tác quả lý Nhà nước và nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh và cả nước trong thời gian tới.

Hình ảnh Kho lưu trữ chuyên dụng Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương

ĐVH