Để quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. Góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài.

Trên cơ sở đó, ngày 18 tháng 01 năm 2023, Sở tài nguyên và Môi trường đã ban hành Văn bản số 243/STNMT-TTCNTTLT về việc lập Danh mục hồ sơ năm 2022 (đính kèm văn bản). Trong đó, có các nội dung cụ thể như sau:

1. Đối với các phòng thuộc khối Văn phòng Sở

Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ của từng phòng sau đó gửi về Văn phòng Sở tổng hợp tham mưu trình Lãnh đạo Sở ban hành Danh mục hồ sơ của Sở Tài nguyên và Môi trường năm 2023 trước ngày 27/01/2023.

2. Đối với các đơn vị trực thuộc Sở

Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ của đơn vị mình, trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành trước ngày 27/01/2023.

Sau khi ban hành, các đơn vị gửi 01 bản về Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường trước ngày 30/01/2021 để tổng hợp báo cáo kết quả cho Giám đốc Sở theo quy định; đồng thời làm căn cứ theo dõi việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành hàng năm của các phòng, đơn vị trực thuộc Sở.

3. Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường

Có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc lập Danh mục hồ sơ năm 2023 tại các phòng và đơn vị thuộc Sở, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở theo quy định. (Theo mẫu Danh mục hồ sơ cụ thể như sau:

Việc lập Danh mục hồ sơ ngay từ đầu năm là nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, đơn vị, là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối với việc lập hồ sơ. Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng thời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn của quy định của pháp luật.

Cũng trong ngày 18 tháng 01 năm 2023, Giám đốc Sở đã ban hành Công văn số 242/STBMT-TTCNTTLT yêu cầu các đơn vị thuộc Sở lập mục lục hồ sơ năm 2022 để nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị và cơ quan lưu trữ chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ và khoa học; đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật. Nội dung công văn trong đó Giám đốc Sở yêu cầu:

Đối với các phòng thuộc khối Văn phòng Sở: Chịu trách nhiệm lập Mục lục hồ sơ của từng phòng sau đó gửi về Văn phòng Sở để tổng hợp tham mưu trình Lãnh đạo Sở ban hành Mục lục hồ sơ năm 2022 của Sở, trước ngày 10/02/2023.

Đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc Sở: Chịu trách nhiệm lập Mục lục hồ sơ năm 2022 của đơn vị mình trước ngày 10/02/2023.

Đồng thời, cũng giao Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc lập Mục lục hồ sơ năm 2022 tại các phòng và đơn vị thuộc Sở, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở theo quy định.

Kho lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường

Kho lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường

ĐVH