Trong bối cảnh, cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) không chỉ diễn ra với tốc độ vũ bão của khoa học công nghệ số và đưa xã hội phát triển lên một tầm cao mới, tạo ra những tiền đề chưa từng có của xã hội loài người, mà còn làm thay đổi căn bản phương thức sản xuất và nhận thức của cơ quan, tổ chức, người dân và toàn xã hội, việc số hóa, bảo hiểm tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ hết sức cần thiết trong xã hội ngày nay.

Trên cơ sở Luật Lưu trữ và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, giai đoạn II, với mục tiêu, phạm vi, nhiệm vụ cụ thể:

Về mục tiêu

- Tiếp tục việc lập bản sao bảo hiểm bảo quản dự phòng đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu lưu trữ quốc gia có giá trị cao bị hư hỏng nặng trên các vật mang tin: giấy, băng đĩa, phim nhựa và mộc bản thuộc phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại.

- Bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

Về Phạm vi

Lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu đang bảo quản, lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; tại các Bộ chuyên ngành (trừ các bộ: Quốc phòng, Công an và Ngoại giao); tài liệu do Lưu trữ lịch sử 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quản lý.

Về nhiệm vụ

- Lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; thực hiện số hóa và lập bản sao bảo hiểm tài liệu.

- Đầu tư, nâng cấp hệ thống thiết bị phục vụ công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

- Nghiên cứu, hoàn thiện quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật số hóa các loại hình tài liệu, lập bản sao bảo hiểm; xây dựng quy chế quản lý, bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

- Nâng cấp cơ sở dữ liệu quản lý bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Về thời gian thực hiện: Từ năm 2023 đến năm 2035.

Kinh phí thực hiện: Từ nguồn ngân sách nhà nước được bố trí trong dự toán hằng năm của các bộ, ngành, địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành; lồng ghép trong các chương trình, dự án, đề án khác có liên quan theo quy định của pháp luật.

Để thực hiện có hiệu quả, Quyết định còn đưa ra các giải pháp cụ thể như sau:

Thứ nhất, nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cấp về tầm quan trọng, ý nghĩa của công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

Thứ hai, lựa chọn công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đáp ứng các yêu cầu, mục đích của bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính kế thừa, khắc phục những hạn chế, bất cập của công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu trong giai đoạn I (2005 - 2015), phù hợp với xu thế phát triển của Cách mạng công nghiệp 4.0.

Thứ ba, phối hợp với các tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoặc ngoài nước đánh giá sự phù hợp của công nghệ lập bản sao bảo hiểm với điều kiện thực tiễn của Việt Nam.

Thứ tư, tăng cường hợp tác quốc tế, trao đổi kinh nghiệm trong lĩnh vực lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Thứ năm, đào tạo, tập huấn, chuyển giao công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu.

Đồng thời, Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này với những nội dung, nhiệm vụ cụ thể:

Đối với Bộ Nội vụ là cơ quan chủ trì thực hiện, có trách nhiệm:

- Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành liên quan và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện; chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả, hiệu quả, tiến độ thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp; sơ kết 05 năm và tổng kết việc thực hiện, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

- Hướng dẫn các bộ, địa phương xây dựng kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp; xây dựng quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật số hóa các loại hình tài liệu, lập bản sao bảo hiểm tài liệu; xây dựng quy chế quản lý, bảo quản phông bảo hiểm tài liệu.

- Đầu tư, nâng cấp hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật về đầu tư công, đấu thầu và pháp luật liên quan.

- Thực hiện lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

- Đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ tay nghề, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm quốc tế về công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

Đối với  Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu, bố trí vốn đầu tư trung hạn, hằng năm của Bộ Nội vụ từ nguồn ngân sách trung ương để thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp theo quy định của Luật Đầu tư công.

Đối với Bộ Tài chính có trách nhiệm căn cứ vào khả năng, cân đối Ngân sách nhà nước tổng hợp đề xuất của các bộ, ngành để bố trí kinh phí thường xuyên hằng năm để thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp từ nguồn ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và phân cấp ngân sách nhà nước.

Các bộ ngành liên quan có trách nhiệm phối hợp với Bộ Nội vụ xây dựng kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp; bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ bảo đảm tiến độ; định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm gửi báo cáo kết quả thực hiện về Bộ Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Đối với  Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm:

- Căn cứ vào các nhiệm vụ của Quyết định này, xây dựng Kế hoạch cụ thể để triển khai thực hiện trên địa bàn.

- Phối hợp chặt chẽ với Bộ Nội vụ trong việc chỉ đạo thực hiện lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

- Cân đối, bố trí ngân sách địa phương bảo đảm cho việc triển khai thực hiện lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ hằng năm theo các nhiệm vụ, giải pháp đã được phê duyệt.

- Định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm, gửi báo cáo kết quả thực hiện về Bộ Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Với Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương, trong những năm qua, nhằm quản lý tập trung thống nhất dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh. Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh đã tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành nhiều văn bản quy định về hoạt động lưu trữ chuyên ngành. Là Sở đa ngành, đa lĩnh vực được thành lập theo Quyết định số 137/2003/QĐ-UB ngày 30/5/2003 của UBND tỉnh Bình Dương. Trên cơ sở hợp nhất tổ chức của Sở Địa chính (tiền thân là ngành quản lý đất đai qua các giai đoạn hình thành và phát triển) và một số bộ phận của các Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Công nghiệp, Sở Khoa học Công nghệ và Môi trường. Với chức năng, nhiệm vụ là một Sở quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Đến nay, Sở Tài nguyên và Môi trường đã được sắp xếp tổ chức lại hoàn chỉnh theo quy định của Trung ương thành 03 (cấp) phòng và 7 đơn vị trực thuộc nhằm thực hiện quản lý nhà nước trên 6 lĩnh vực: Đất đai; đo đạc bản đồ; tài nguyên nước; khoáng sản; khí tượng thủy văn và môi trường. Với sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Sở hoạt động lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường có nhiều tiến bộ đáng kể nhằm đạt được yêu cầu của xã hội ngày này.

Hiện nay, Sở Tài nguyên và Môi trường đang bảo quản khoảng gần 4000 mét giá hồ sơ, tài liệu, trong đó đã chỉnh lý khoa học được 2.952,6 mét giá tài liệu. Nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với công chúng để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội; Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát huy giá trị tài liệu bằng hình thức tuyên truyền trên Báo, Đài truyền hình cũng như việc công bố công khai trên Website của Sở. Trong thời gian qua Sở đã cung cấp thông tin với 8.350 hồ sơ; tổng số tài liệu được sao chụp là 42.899 trang; tổng số văn bản được cấp chứng thực lưu trữ là 27.127 văn bản. Đã triển khai thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành từ năm 2014, được Sở thông tin Truyền thông thẩm định và nhận định là đơn vị tiên phong triển khai trên địa bàn tỉnh. Kết quả, đến nay Sở đã số hóa tài liệu lưu trữ được 2.394.662 trang, tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác,...

Ngoài ra, Sở đã thực hiện bồi nền được 8.880 tờ tài liệu, trong đó thực hiện bồi nền hồ sơ, tài liệu với số lượng A3 là 6.348 tờ và A2 là 2.452 tờ. Đây là những hồ sơ, tài liệu Sổ Địa bộ được hình thành trước năm 1975, đang đứng trước nguy cơ bị hủy hoại mất đi vĩnh viễn, và một số tài liệu đã bị hư hỏng nặng, giòn mủn, lão hóa, gãy nếp, ố mốc… đem bồi nền (tu bổ, phục chế lại) bằng loại giấy gió trong suốt của Nhật Bản và hồ dán chuyên dụng, cùng với kỹ thuật chuyên môn cao để tăng độ bền của tài liệu, kỹ thuật này phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, nhằm hạn chế tối đa sự hư hỏng, xuống cấp, mất mát thông tin của tài liệu giấy, đồng thời kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ và giữ gìn di sản đặc biệt này cho các thế hệ mai sau...

 Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mền đảm bảo chính xác, kịp thời.

Từ cơ sở dữ liệu lưu trữ trên, hiện Sở đã cung cấp thông tin hồ sơ lưu trữ  trực tuyến mức độ 4, thuận tiện cho các tổ chức cá nhân, tiết kiệm được thời gian đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh covid-19 vừa qua. Với sự quan tâm của Lãnh đạo Sở và sự làm việc cần mẫn không mệt mỏi của cán bộ, viên chức lưu trữ chắc chắn rằng hoạt động lưu trữ của Sở sẽ đạt được nhiều thành quả nhất định phục vụ đáp ứng tốt nhu cầu xã hội ngày nay trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Quốc gia.

Một số hình ảnh tài liệu lưu trữ được bồi nền bảo quản tại kho lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương

DVH