Chính vì vậy, ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Trong những năm qua, đặc biệt giai đoạn 2018 – 2022, công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường luôn được lãnh đạo Sở chú trọng quan tâm về mọi mặt. Thực hiện các văn bản: Công văn số 1782/SNV-VTLT ngày 30/11/2021 của Sở Nội vụ về việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các Sở, ban, ngành từ năm 2018 đến năm 2022; Công văn số 1032/SNV-VTLT ngày 10/6/2022 của Sở Nội vụ về việc tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành năm 2022; Kế hoạch số 12/KH-SNgV ngày 18/7/2022 của Sở Ngoại vụ về việc thực hiện công tác kiểm tra chéo văn thư, lưu trữ giai đoạn từ năm 2018 đến hết tháng 6 năm 2022. Theo các văn bản trên Sở Tài nguyên và Môi trường thuộc cụm số 2 bao gồm Sở Công thương, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thông và Sở Tài nguyên và Môi trường do Sở Công thương làm cụm trưởng, đồng thời cụm số 2 sẽ do cụm số 1 kiểm tra, đánh giá.

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương được thành lập theo Quyết định số 137/2003/QĐ-UB ngày 30/5/2003 của UBND tỉnh Bình Dương. Trên cơ sở hợp nhất tổ chức của Sở Địa chính (tiền thân là ngành quản lý đất đai qua các giai đoạn hình thành và phát triển) và một số bộ phận của các Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Công nghiệp, Sở Khoa học Công nghệ và Môi trường. Với chức năng, nhiệm vụ là một Sở quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Đến nay, Sở Tài nguyên và Môi trường đã được sắp xếp tổ chức lại hoàn chỉnh theo quy định của Trung ương thành 03 (cấp) phòng và 7 đơn vị trực thuộc nhằm thực hiện quản lý nhà nước trên 6 lĩnh vực: Đất đai; đo đạc bản đồ; tài nguyên nước; khoáng sản; khí tượng thủy văn và môi trường. Với sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Sở, giai đoạn 2018 - 2022, công tác văn thư, lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường đã đạt được những kết quả nổi bật cụ thể như sau:

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến và bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Công tác tuyên truyền, tập huấn

- Thời gian qua, công tác tuyên truyền, phổ biến và tập huấn luôn được Sở Tài nguyên và Môi trường tổ chức triển khai kịp thời các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ. Qua đó, từng công chức, viên chức, người lao động (CCVCNLĐ) nắm bắt kịp thời và hiểu rõ hơn các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện đúng trình tự, kỹ thuật theo quy định như: (Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên môi trường; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 03/2022/TT-BTMT ngày 28 tháng 02 năm 2022 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định kỹ thuật và định mức kinh tế-kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin dữ liệu tài nguyên và môi trường,…).

- Hình thức triển khai phong phú, đa dạng như:

Triển khai qua phần mềm quản lý văn bản; tuyên truyền vào các ngày pháp luật hàng tháng; đăng tải trên website của Sở … Ngoài ra, các đơn vị đã tổ chức thi soạn thảo văn bản nhằm nâng cao kỹ năng, hạn chế sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản. Đồng thời, phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Dương, Báo Bình Dương tuyên truyền, giới thiệu, làm phim phóng sự về công tác lưu trữ tài liệu của ngành, việc áp dụng kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ và công bố các loại hình tài liệu hiện đang được lưu trữ, bảo quản tới toàn thể cá nhân, tổ chức có nhu cầu khai thác và sử dụng dữ liệu ngành tài nguyên và môi trường.

Đặc biệt, Sở đã có nhiều bài viết tuyên truyền về công tác văn thư, lưu trữ ngành tài nguyên và môi trường như: Bài viết “Hoạt động lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương - Thực trạng và giải pháp” đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam; các bài như “Sở Tài nguyên và Môi trường đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ”; “Đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ dữ liệu tài nguyên môi trường - Thực trạng và giải pháp”; “Sở Tài nguyên và Môi trường đẩy mạnh số hóa tài liệu, hướng đến chính phủ điện tử” đăng trên Báo Bình Dương; “Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý và cung cấp thông tin tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương” đăng trên Kỷ yếu hội thảo khoa học Đổi mới tổ chức quản lý và phương thức khai thác thông tin Hồ sơ tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại, NXB Nông nghiệp.

Qua công tác tuyên truyền, phổ biến  cũng như chỉ đạo kịp thời, tổ chức triển khai đến toàn thể CCVCNLĐ, cá nhân và tổ chức bằng nhiều hình thức phong phú, đa dạng, đặc biệt đổi mới mô hình công tác tuyên truyền, quảng bá các loại hình tài liệu lưu trữ của ngành trên các phương tiện thông tin đại chúng giúp người dân tiếp cận thông tin thuận lợi hơn.

- Công tác tập huấn: Ngoài việc cử CCVCNLĐ tham gia đầy đủ các buổi tập huấn theo kế hoạch của Sở Nội vụ, Cục Công nghệ thông tin - Dữ liệu tài nguyên môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường còn phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Cục Công nghệ Thông tin – Dữ liệu Chi nhánh phía Nam, Trường đại học Nội vụ để tổ chức 02 khóa tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và triển khai Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường cho gần 300 lượt CCVCNLĐ ngành Tài nguyên và Môi trường cấp tỉnh, cấp huyện và các Sở, ngành có dữ liệu về tài nguyên môi trường tham dự.

b) Công tác đào tạo, bồi dưỡng

 Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, lãnh đạo Sở Tài nguyên và Môi trường luôn quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ cho CCVCNLĐ, trong thời gian qua đã cử 3 viên chức tham gia lớp đào tạo bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ, 1 viên chức tham gia khóa đào tạo cử nhân Lưu trữ học Quản trị văn phòng, 1 viên chức tham dự lớp cao học chuyên ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn TP. Hồ Chí Minh nhằm bổ sung kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu thực tế của ngành.

2. Ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Về các văn bản quản lý, hướng dẫn chung

Thời gian qua Sở luôn quan tâm ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành đối với công tác này nhằm giúp đưa công tác văn thư, lưu trữ của Sở ngày một tốt và hiệu quả hơn cụ thể như: (Quyết định số 562/QĐ-STNMT ngày 08 tháng 5 năm 2018 của Sở TN&MT ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước; Công văn số 773/STNMT-TTCNTTLT ngày 28 tháng 01 năm 2019 của Sở TN&MT về chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 714/QĐ-STNMT ngày 03 tháng 6 năm 2019 của Sở TN&MT ban hành quy chế cung cấp thông tin; Quyết định số 263/QĐ-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở TN&MT ban hành quy định danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường nộp lưu vào Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ; Công văn số 953/STNMT-TTCNTTLT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở TN&MT về việc chấn chỉnh công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ; Hướng dẫn số 954/STNMT-TTCNTTLT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở TN&MT về việc lập hồ sơ hiện hành; Quyết định số 215/QĐ-STNMT ngày 07 tháng 3 năm 2022 của Sở TN&MT ban hành quy chế quản lý, vận hành,khai thác, đảm bảo an toàn thông tin ngành TNMT,...).

Hàng năm, Sở đã chủ động ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các phòng, đơn vị trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể CCVCNLĐ để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm, đồng thời thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của toàn Sở. Bên cạnh đó, Sở đã chủ động ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước của ngành, đặc biệt về tăng cường sử dụng văn bản điện tử, ký văn bản và phát hành văn bản điện tử, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong thời kỳ cách mạng công nghiệp và chuyển đổi số.

b) Về công tác văn thư

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trên cơ sở đó nhằm triển khai thống nhất trong công tác văn thư, Sở Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Công văn số 3631/STNMT-VP ngày 18 tháng 8 năm 2020 về triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

Hàng năm, Sở đã chủ động ban hành danh mục hồ sơ nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan; thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cơ quan chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học, là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối với việc lập hồ sơ, góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông Lưu trữ của Sở để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài. Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng thời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn quy định.

c) Về công tác lưu trữ

Trong thời gian qua, việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn, quản lý, đôn đốc nhắc nhở đối với hoạt động lưu trữ được Sở Tài nguyên và Môi trường chú trọng, quan tâm, hàng năm Sở đã trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh theo tinh thần Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04 tháng 12 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường như(Kế hoạch số 622/KH-UBND ngày 12 tháng 02 năm 2018 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2018; Kế hoạch số 722/KH-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2019 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2019; Kế hoạch số 905/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2020; Kế hoạch số 477/KH-UBND ngày 03 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2021; Kế hoạch số 730/KH-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2022 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2021). Bên cạnh đó, Sở Tài nguyên và Môi trường cũng ban hành nhiều văn bản chỉ đạo điều hành về công tác này nhằm đưa hoạt động lưu trữ của ngành đi vào nền nếp như (Kế hoạch số 1052/KH-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2018 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2018; Kế hoạch số 2492/KH-STNMT ngày 22 tháng 5 năm 2019 của Sở TN&MT về việc ban hành Kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2019; Kế hoạch số 1173/KH-STNMT ngày 23 tháng 3 năm 2020 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2020; Kế hoạch số 957/KH-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2021; Kế hoạch số 796/KH-STNMT ngày 18 tháng 3 năm 2022 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2022; Hướng dẫn số 955/HD-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở TN&MT về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm công nghệ thông tin lưu trữ).

3. Thực hiện nghiệp vụ văn thư

a) Về thể thức và kỹ thuật trình bày trong công tác soạn thảo văn bản hành chính cơ quan đã thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Quyết định số 1048/QĐ-STNMT ngày 30 tháng 8 năm 2017 của Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, kể từ ngày 05 tháng 3 năm 2020 thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 1835/QĐ-STNMT ngày 23 tháng 12 năm 2020 của Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và các quy định khác của pháp luật.

b) Tình hình quản lý văn bản đi, văn bản đến, phát hành qua môi trường điện tử, ký số; văn bản liên quan đến hồ sơ công việc chuyển bản chính đến bộ phận CCVCNLĐ giải quyết công việc được thực hiện đảm bảo đúng quy trình theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Kết quả đã thực hiện tiếp nhận gần 8.842 văn bản đến, phát hành 46.925 văn bản đi.

Việc quản lý văn bản mật được thực hiện theo các văn bản quy định của pháp luật như: Pháp Lệnh bảo vệ Bí mật nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ trưởng Bộ Công an và quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Sở. Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2020 được thực hiện theo Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước; Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật Bí mật nhà nước; Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Tình hình quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện chặt chẽ theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu, cơ quan chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.

d) Công tác lập và giao nộp hồ sơ của CCVCNLĐ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo kế hoạch, quá trình giao nhận đều có biên bản bàn giao theo đúng quy định của pháp luật.

4. Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

a) Trong thời gian qua Sở Tài nguyên và Môi trường đã chủ động và kịp thời thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Kết quả đã chỉnh lý khoa học được 2.952,6 mét giá tài liệu (trên khoảng gần 4000 mét giá), hồ sơ được chỉnh lý có thời gian phát sinh từ 2020 trở về trước. Trong năm 2022 Sở tiếp tục tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ khoảng 72 mét giá tài liệu lưu trữ đất đai nhằm đảm bảo phục vụ kịp thời công tác quản lý nhà nước của ngành cũng như yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu. Các thủ tục, quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo đúng quy định pháp luật cụ thể (Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23 tháng 10 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai; Thông tư số 33/2013/TT-BTNMT ngày 25 tháng 10 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc qui định định mức kinh tế kỹ thuật lưu trữ tài liệu đất đai; và Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT ngày 28 tháng 02 năm 2022 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định kỹ thuật và định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản, và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên môi trường,...). 

b) Việc hủy tài liệu hết giá trị những năm trước đây được thực hiện đúng theo Điều 28 của Luật Lưu trữ và các văn bản quy định hiện hành. Tuy nhiên, giai đoạn từ năm 2018 đến nay Sở không có tài liệu hết giá trị mang đi tiêu hủy.

c) Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được Sở Tài nguyên và Môi trường thực hiện đúng theo kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và đã bàn giao cho Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ vào ngày 25 tháng 8 năm 2015 gồm có 4 Phông: Phông Chi cục Quản lý đất đai; Phông Sở Địa chính tỉnh Sông Bé; Phông Sở Địa chính tỉnh Bình Dương; Phông Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương, với 316 hồ sơ, tương đương 3,240 mét giá, thời gian hình thành hồ sơ từ 2007 trở về trước. Tuy nhiên, giai đoạn từ năm 2018 đến nay Sở chưa đến thời gian giao nộp theo kế hoạch của Sở Nội vụ.

d) Kho lưu trữ, bảo quản tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ được Sở quan tâm và thực hiện đúng theo quy định. Hiện nay kho lưu đang bảo quản gần 4.000 mét giá và hơn 40 ngàn tờ bản đồ các loại tỷ lệ. Trong đó phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Đất đai, Đo đạc và bản đồ, Môi trường, … rất có giá trị. Tuy nhiên kho lưu trữ của Sở đang được thuê tại khu dân cư Chánh Nghĩa với diện tích khoảng 1800 m2 và tại tầng P1 trung tâm hành chính (khoảng 267 m2). Với vị trí, vai trò và khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn cũng như tầm quan trọng của khối dữ liệu tài nguyên và môi trường, thời gian qua Sở đã tham mưu cấp có thẩm quyền đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư số 09/2017/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ, quy mô 09 tầng, diện tích khoảng 3000m2, tọa lạc tại Phường Hòa Phú, TP. Thủ Dầu Một, dự kiến hoàn thành vào năm 2023.

Công tác quản lý hồ sơ được Sở áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào giải quyết TTHC và tất cả các hoạt động của Sở. Công khai, minh bạch tất cả thủ tục hành chính trên Cổng thông tin điện tử của Sở để phục vụ việc tra cứu và cập nhật của các tổ chức và công dân. Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu, thực hiện tốt việc thống kê, kiểm tra, vệ sinh kho định kỳ;  trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu đồng thời đảm bảo tốt tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, trang bị đầy đủ giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ, máy đo nhiệt độ độ ẩm, bình phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, hút bụi…

Nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với công chúng để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội; Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát huy giá trị tài liệu bằng hình thức tuyên truyền trên Báo, Đài truyền hình cũng như việc công bố công khai trên Website của Sở. Trong thời gian qua Sở đã cung cấp thông tin với 8.350 hồ sơ; tổng số tài liệu được sao chụp là 42.899 trang; tổng số văn bản được cấp chứng thực lưu trữ là 27.127 văn bản.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

a) Về công tác văn thư

100% CCVCNLĐ đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để trao đổi thông tin văn bản nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian rất nhiều so với làm thủ công như trước đây, đồng thời giúp công tác kiểm tra, giám sát công việc được thuận lợi. Sở đã tập trung đầu tư hạ tầng, công nghệ hiện đại, đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin đáp ứng yêu cầu vận hành ổn định, thông suốt cho hệ thống cơ sở dữ liệu của Sở. Hiện tại hệ thống mạng tại Sở đã được cài đặt và cấu hình với hai lớp tường lửa, đảm bảo an toàn hệ thống máy chủ, máy trạm, chống xâm nhập, tấn công trái phép từ bên ngoài, nhằm đảm bảo dữ liệu trên máy tính cá nhân. Ngoài ra, Sở tiếp tục đầu tư hệ thống máy chủ theo các tiêu chuẩn quốc tế đảm bảo vận hành hiệu quả cơ sở dữ liệu ngành có quy mô lớn và độ phức tạp cao.

b) Về công tác lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ đã được chỉnh lý khoa học, đảm bảo các công cụ tra cứu, quản lý trên phần mềm quản lý kho lưu trữ số, trong quá trình khai thác tìm kiếm cung cấp dữ liệu các công đoạn đều bằng trên máy ví tính.

Đã triển khai thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành từ năm 2014, được Sở thông tin Truyền thông thẩm định và nhận định là đơn vị tiên phong triển khai trên địa bàn tỉnh. Kết quả, đến nay Sở đã số hóa tài liệu lưu trữ được 2.394.662 trang, tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác,... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mền đảm bảo chính xác, kịp thời.

Từ cơ sở dữ liệu lưu trữ trên, hiện Sở đã cung cấp thông tin hồ sơ lưu trữ  trực tuyến mức độ 4, thuận tiện cho các tổ chức cá nhân, tiết kiệm được thời gian đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh covid-19 vừa qua.

c) Ngoài ra, Sở đã tin học hoá toàn diện các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của ngành giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm chi phí hoạt động gắn với quá trình cải cách hành chính để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của ngành. Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu được Sở chú trọng, quan tâm thực hiện, trong đó tập trung triển khai các cơ sở dữ liệu mang tính nền tảng, nhu cầu khai thác sử dụng lớn như: Cơ sở dữ liệu nền địa lý và cơ sở dữ liệu đất đai được chủ động triển khai xây dựng từ năm 2010, đưa Bình Dương là tỉnh đầu tiên hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai đồng bộ, tập trung, dữ liệu được cập nhật thường xuyên, liên tục cho tất cả 91/91 xã, phường, thị trấn, làm cơ sở hướng tới mục tiêu tích hợp và chia sẻ thông tin, dữ liệu với các cấp, các ngành trên các lĩnh vực của ngành cũng như các ngành khác như: tài chính, thuế,… góp phần triển khai hiệu quả Khung kiến trúc Chính quyền điện tử của tỉnh, thực hiện Đề án xây dựng thành phố thông minh. Đây là tiền đề để xây dựng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường toàn diện tiến tới kết nối, phân tích, xử lý, dự báo, cảnh báo và chia sẻ thông tin tự động trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường. Là tỉnh tiên phong trong xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quan trắc tự động (hỗ trợ giám sát đầu vào, đầu ra các loại nước, khí thải, nguồn thải), áp dụng công nghệ AI để tự động theo dõi, giám sát trực tuyến toàn thời gian và hệ thống lưu trữ mẫu vật phẩm chất thải thông minh.

Việc kết nối và chia sẻ cơ sở dữ liệu được triển khai theo lộ trình của địa phương và trung ương, đến nay, Sở đã thực hiện kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu đất đai và dữ liệu quan trắc tự động với hệ thống cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường quốc gia do Bộ Tài nguyên và Môi trường vận hành phục vụ công tác quản lý tài nguyên và bảo vệ môi trường, cung cấp dịch vụ công trực tuyến và chia sẻ thông tin với tổ chức, cá nhân.

Bên cạnh đó, còn chia sẻ công khai, minh bạch dữ liệu tài nguyên môi trường đến với cộng đồng thông qua Trang thông tin điện tử, Cổng IOC Bình Dương như: dữ liệu về đất đai, quy hoạch, giá đất, dữ liệu quan trắc các thành phần môi trường; thông tin về khí tượng - thủy văn; thông tin dữ liệu khai thác khoáng sản, thông tin về thời tiết… giúp các ngành chức năng, tổ chức, cá nhân dễ dàng tiếp cận thông tin liên quan lĩnh vực tài nguyên môi trường.

6. Thực hiện thông tin báo cáo theo yêu cầu và báo cáo thống kê định kỳ

Sở đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ thông tin, báo cáo đột xuất và chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ đúng nội dung, thời hạn theo quy định của pháp luật hiện hành cụ thể là (Công văn số 772/STNMT-TTCNTTLT ngày 28 tháng 01 năm 2019 của Sở TN&MT về việc thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2018; Công văn số 705/STNMT-TTCNTTLT ngày 24 tháng 02 năm 2020 của Sở TN&MT về việc thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Công văn số 362/STNMT-TTCNTTLT ngày 25 tháng 01 năm 2021 của Sở TN&MT về việc thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Công văn số 214/STNMT-TTCNTTLT ngày 21 tháng 01 năm 2022 của Sở TN&MT về việc thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2021,...).  

Như vậy, với sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo cũng như hướng dẫn kịp thời của các cơ quan có liên quan. Đặc biệt sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 và một số Nghị định, Thông tư được ban hành và có hiệu lực thi hành, Sở Nội vụ đã quan tâm tổ chức triển khai tập huấn các văn bản mới đến các đối tượng CCVCNLĐ của Sở. Ngoài ra, Sở đã tổ chức mở lớp bồi dưỡng, tập huấn riêng cho trên 300 lượt CCVCNLĐ nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản và thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, Sở đã tích cực rà soát, trên cơ sở quy định của Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hệ thống hoá, chấn chỉnh, ban hành đầy đủ các văn bản nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ dần đi vào nền nếp.

Công tác chỉnh lý, nộp lưu, thống kế; lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện đúng theo quy định, đặc biệt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu luôn được Sở quan tâm trình UBND tỉnh ban hành kế hoạch hàng năm, phân công, chỉ đạo thu thập từ cấp tỉnh xuống cơ sở nhằm phục vụ tốt công tác quản lý lưu trữ, bảo quản, khai thác thông tin dữ liệu ngành tài nguyên và môi trường.

Đổi mới mô hình tuyên truyền, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư, lưu trữ được Sở chú trọng hàng đầu và gặp nhiều thuận lợi do đặc thù của Sở có Trung tâm CNTTLT là đơn vị trực thuộc, ngoài chức năng lưu trữ còn có chức năng tham mưu về công tác ứng dụng công nghệ thông tin của ngành. Do vậy, công tác số hóa tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng là cơ sở, nền tảng chuyển đổi số của ngành trong thời gian tới. Đây là mô hình mới phù hợp với xu hướng đổi mới. Do đó, thời gian qua được nhiều cơ quan (Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, Cục thuế tỉnh, Trung tâm công nghệ thông tin tỉnh Bắc Ninh, Lâm Đồng, Bình Phước, Sóc Trăng,...) đến trao đổi học tập kinh nghiệm.

Với những kết quả trên, đã được đoàn kiểm tra văn thư, lưu trữ cụm số 1 (bao gồm Sở Ngoại vụ “Trưởng đoàn”, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Thanh tra tỉnh, Văn Phòng đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân tỉnh Bình Dương đánh giá cao, với số điểm đạt được theo thang điểm 99/100. Kết quả này, đã được Trưởng đoàn báo cáo Sở Nội vụ và được Sở Nội vụ ghi nhận và kiến nghị UBND tỉnh tặng Bằng khen cho Sở Tài nguyên và Môi trường trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2018 – 2022 với những kết quả nổi bật như trên (đính kèm Báo cáo số 133/BC-SNV ngày 16/11/2022 của Sở nội vụ).

Bên cạnh những kết quả đạt được, Lãnh đạo Sở còn nhận thấy một số hạn chế như: Một số phần mềm dùng chung toàn tỉnh như Phần mềm quản lý văn bản chưa kết nối liên thông với Phần mềm một cửa và vẫn đang hoàn thiện; chưa có tính năng lưu trữ để khi CCVCLĐ lập hồ sơ hiện hành trên môi trường mạng; khối lượng công việc phát sinh nhiều nhưng vẫn phải đảm bảo thời gian quy định nên việc soạn thảo văn bản đôi khi vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày; chế độ chính sách về thu nhập, phụ cấp áp dụng cho người làm công tác lưu trữ còn thấp, chưa phù hợp với thực tế nên lực lượng này thường xuyên biến động, việc tuyển dụng gặp nhiều khó khăn; do đặc thù của ngành tài nguyên và môi trường là quản lý, lưu trữ tài liệu chuyên ngành nên đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ cần vừa có kiến thức chuyên môn về lưu trữ đồng thời cũng cần tìm hiểu, học hỏi thêm để nắm rõ về các tài liệu chuyên ngành nhằm thu thập đúng, khai thác kịp thời, chính xác. Từ những hạn chế trên, Lãnh đạo Sở đã có một số kiến nghị đề xuất để công tác văn thư, lưu trữ ngày một tốt hơn trong thời gian tới.

7. Kiến nghị, đề xuất

a) Đề xuất, kiến nghị cấp có thẩm quyền hoàn thiện văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc ban hành Luật Văn thư; điều chỉnh sửa đổi Luật Lưu trữ để phù hợp với thực tế; nghiên cứu ban hành mới hoặc điều chỉnh, bổ sung một số Thông tư để phù hợp với tình hình thực tế, cụ thể như sau:

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 về quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. Việc quy định hộp cặp tài liệu quy cách khác nhau dẫn đến định mức sẽ khác nhau. Cụ thể, nếu sử dụng hộp theo tiêu chuẩn công bố tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN thì 01 mét giá tài liệu sẽ tương ứng với 8 hộp (350mm x 250mm x 125mm) còn theo quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy thì là 07 hộp/01 mét giá tài liệu (390mm x 260mm x 135mm).

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV và Thông tư số 12/2010/TT-BNV hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy có quy định ngạch bậc viên chức để thực hiện các công việc của chỉnh lý tài liệu; như vậy, chưa phù hợp với các quy định của chứng chỉ hành nghề, vì có chứng chỉ hành nghề thì tổ chức, cá nhân được phép thực hiện các dịch vụ hoạt động lưu trữ; đồng thời quy định ngạch bậc viên chức thực hiện các công việc đó chưa phù hợp với xu thế xã hội hóa.

- Thông tư số 08/2015/TT-BNV ngày 28/12/2015 của Bộ nội vụ về hướng dẫn thời gian tập sự, bổ nhiệm và xếp lương chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ quy định ‘‘chức danh nghề nghiệp Lưu trữ viên (hạng III) được áp dụng hệ số lương của viên chức loại A0, từ hệ số lương 2,10 đến hệ số lương 4,89 “áp dụng chung cho cả hệ cao đẳng và hệ đại học vào chung hạng III như quy định là chưa phù hợp và không khích lệ đối với những viên chức có bằng đại học khi làm việc trong ngành.

- Đề xuất kiến nghị cấp có thẩm quyền nghiên cứu bổ sung, tăng phụ cấp chế độ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho CCVCNLĐ an tâm công tác, đồng thời thu hút được những lao động có trình độ, năng lực giỏi vào công tác trong ngành.

b) Bổ sung biên chế làm công tác lưu trữ vì Sở quản lý đa ngành, đa lĩnh vực với khối lượng hồ sơ lớn và thực hiện nhiệm vụ thu thập dữ liệu từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh có dữ liệu của ngành mà sử dụng ngân sách nhà nước.

c) Tiếp tục phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản, đồng thời xây dựng bổ sung tính năng quản lý lưu trữ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

d) Định kỳ tổ chức kỷ niệm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" trên địa bàn tỉnh nhằm động viên, khích lệ tinh thần CCVCNLĐ làm nhiệm vụ lưu trữ nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ trong việc bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

đ) Khen thưởng kịp thời trong công tác văn thư, lưu trữ đối với những cơ quan, tổ chức, đồng thời mở rộng đối tượng khen thưởng đến các cá nhân thực hiện tốt công tác này nhằm kịp thời động viên, tạo động lực cho CCVCNLĐ làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm, tâm huyết hơn với nghề.

Một số hình ảnh hoạt động văn thư, lưu trữ của Sở

Toàn cảnh hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ

CBCCVC TTCNTT thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý

Tài liệu trước khi được chỉnh lý

Tài liệu sau  khi được chỉnh lý

Phần mềm khai thác tài liệu lưu trữ

ĐVH