3. Hoàn thiện về chuyên môn, nghiệp vụ

- Đối với Sở Tài nguyên và Môi trường

(1) Tham mưu trình UBND tỉnh ban hành quy chế thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT; khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương thay thế Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND tỉnh Bình Dương về ban hành quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

 (2) Hàng năm, Sở Tài nguyên và Môi trường chủ động ban hành văn bản triển khai kế hoạch của UBND tỉnh Bình Dương về thu thập hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT trên địa bàn tỉnh. Ban hành văn bản khảo sát thực tế tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu ngoài Sở TN&MT để lựa chọn thành phần hồ sơ, tài liệu, đồng thời nắm bắt được tình trạng, thời gian hoàn thành khối hồ sơ, tài liệu chuyên ngành ngoài Sở TN&MT để thu thập.

(3) Tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản chấn chỉnh về thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT trên địa bàn tỉnh. Trong thời gian chờ ban hành quy chế thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT; khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương theo quy định mới của pháp luật.

(4) Tham mưu UBND tỉnh ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT. Việc xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải đảm bảo các yêu cầu: Đúng đối tượng thuộc nguồn nộp lưu, đúng phạm vi thẩm quyền; danh mục là bản kê đầy đủ các cơ quan, tổ chức có tài liệu chuyên ngành TN&MT; bảng danh mục được sắp xếp theo trật tự nhất định, đồng thời tùy vào sự thay đổi về tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức mà bản danh mục sẽ được sửa đổi cho phù hợp.

(5) Tham mưu UBND tỉnh ban hành quy định danh mục, thành phần hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT nộp lưu vào Lưu trữ Sở TN&MT để việc thu thập hồ sơ, tài liệu đúng, đủ thành phần. Nội dung danh mục hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT cần thể hiện đầy đủ, chi tiết đến từng hồ sơ, đơn vị bảo quản, đồng thời có quy định thành phần văn kiện bên trong đối với từng loại hồ sơ, tài liệu nhằm giúp cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và cơ quan thu thập xác định rõ, thời hạn bảo quản và đúng danh mục, đủ thành phần văn kiện bên trong đối với từng loại hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu khai thác cung cấp thông tin, tránh trường hợp có hồ sơ nhưng thành phần bên trong hồ sơ lại thiếu, không đầy đủ văn kiện.

          (6) Tham mưu UBND tỉnh định kỳ, khen thưởng kịp thời trong hoạt động thu thập đối với những cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện tốt hoạt động thu thập nhằm kịp thời khuyến khích, động viên, tạo động lực cho CBCCVCNLĐ thực hiện hoạt động thu thập có trách nhiệm, tâm huyết hơn với nghề.

(7) Chỉ đạo Trung tâm CNTTLTTNMT rà soát, thống kê, tham mưu Sở TN&MT thành lập đoàn, lộ trình thu thập hồ sơ, tài liệu cũ trước năm 2000 tại các đơn vị thuộc Sở về bảo quản tại kho Lưu trữ Sở TN&MT bằng giải pháp phối hợp với các đơn vị thuộc Sở TN&MT và CBCCVCNLĐ đã nghỉ hưu hoặc từ các tổ chức, cá nhân (ngoài xã hội) đang sử dụng, quản lý những hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT, đồng thời nghiên cứu bộ thủ tục hành chính tùy từng thời điểm để xác định thành phần tài liệu, văn kiện kèm theo.

(8) Cùng với sự phát triển không ngừng của thời đại công nghệ, kỹ thuật số, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ đã được đẩy mạnh từ nhiều năm nay, tuy nhiên hoạt hoạt động thu thập loại hình tài liệu điện tử tại Lưu trữ Sở TN&MT chưa đạt kết quả. Hơn nữa ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước và Công văn số 1717/STNMT-TTCNTTLT ngày 21/4/2020 của Sở TN&MT về việc tổ chức triển khai gửi, nhận văn bản điện tử không kèm văn bản giấy giữa các cơ quan hành chính Nhà nước kể từ ngày 01/5/2020. Vì vậy, loại hình tài liệu này hình thành trong tương lai rất lớn, Sở TN&MT cần có giải pháp để đẩy mạnh thu thập tài liệu điện tử và tài liệu ghi âm ghi hình. Ngoài ra, tài liệu đã được số hóa từ các dự án về lĩnh vực đất đai, môi trường, tài nguyên nước, khoáng sản,... rất lớn nhưng hiện tại Lưu trữ Sở TN&MT thu thập, bảo quản những loại hình tài liệu này rất ít so với thực tế. Để làm được điều này Sở TN&MT cần xây dựng quy trình, hình thức giao nộp, thống nhất phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển, trong đó cần lưu ý thu thập đầy đủ dữ liệu đặc tả; kiểm tra virus; sao lưu dự phòng; tiêu hủy tài liệu hết giá trị,... Chỉ đạo các đơn vị thuộc Sở khi số hóa hồ sơ, tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu, quy định về tài liệu lưu trữ số hóa, đồng thời chỉ đạo Trung tâm CNTTLTTN&MT chuẩn hóa, ký số các tài liệu đã được số hóa trước đây nhằm đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật.

(9) Chỉ đạo các đơn vị chuyên môn thuộc Sở TN&MT ban hành danh mục hồ sơ cơ quan vào đầu hàng năm, và ban hành mục lục hồ sơ, tài liệu vào cuối mỗi năm, trong đó phải thể hiện tổng số hồ sơ, tài liệu được hình thành trong năm của cơ quan, đồng thời thể hiện tên người thụ lý, lập hồ sơ, tài liệu đó, nhằm giúp cho cơ quan sản sinh ra tài liệu quản lý được hồ sơ, tài liệu đơn vị mình hình thành trong năm và giúp Lưu trữ Sở TN&MT kiểm soát được tổng số hồ sơ, tài liệu của từng cơ quan, đơn vị đã sản sinh hình thành hồ sơ trong năm, đã giao nộp vào kho lưu trữ và còn giữ lại tại bộ phận chuyên môn. Lưu trữ Sở TN&MT phải nắm thế chủ động làm cơ sở để kiểm soát các cơ quan, tổ chức giao nộp vì khối lượng hồ sơ, tài liệu chuyên ngành phát sinh hàng năm rất lớn.

(10) Xây dựng quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu giấy vào Lưu trữ Sở TN&MT theo đặc thù thực tế của địa phương. Trong giai đoạn hiện nay, nhằm khắc phục tình trạng quy trình thực hiện giao nhận tài liệu vào Lưu trữ Sở TN&MT bị chồng chéo, thiếu tính thực tế, Sở TN&MT cần cụ thể hóa quy trình giao nộp tài liệu, quy định cụ thể nhiệm vụ của các bên liên quan trong việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu để các cơ quan đơn vị nộp lưu chủ động hơn trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu, thu thập vào Lưu trữ Sở TN&MT cần tiến hành theo chế độ định kỳ, thường xuyên liên tục, như vậy tài liệu sản sinh ra tại các cơ quan, tổ chức sẽ không bị tồn đọng, chất đống, thất lạc.

(11) Ban hành quy chế hoạt động lưu trữ của Sở TN&MT, đồng thời, chỉnh sửa, bổ sung các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ đã ban hành trước đây nhằm phù hợp với tình hình thực tế hiện nay như: Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành cần bổ sung thêm mục hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điển tử; hướng dẫn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở TN&MT cần bổ sung mục giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử.

(12) Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quy trình ISO 9001:2015 vào thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT.

- Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ Tài nguyên và Môi trường

(1) Xây dựng đề án vị trị việc làm đối với hoạt động thu thập nhằm đẩy mạnh cải cách công vụ hướng tới xây dựng một nền công vụ chuyên nghiệp, trách nhiệm, năng động, minh bạch, hiêu quả, giúp Trung tâm CNTTLTTN&MT rà soát lại tổ chức bộ máy, đội ngũ nhân sự và xác định từng vị trí công tác gắn với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan trong thu thập.

(2) Chủ động hoàn thiện các dự thảo văn bản trên trình Sở TN&MT và tham mưu Sở TN&MT trình UBND tỉnh ban hành theo thẩm quyền, đồng thời tăng cường kiểm tra, giám sát, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện thu thập, giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT. Đây là công tác quản lý có vai trò quan trọng của Trung tâm CNTTLTTN&MT trong việc theo dõi quá trình thực hiện những quy định chung về thu thập, giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT.

(3) Trung tâm CNTTLTTN&MT cần chủ động, tăng cường và bổ sung đối tượng trong công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc, hướng dẫn, nhắc nhở với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT thực hiện theo quy định. Cần tham mưu cấp có thẩm quyền kế hoạch kiểm tra giám sát hoạt động thu thập với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. kế hoạch kiểm tra thể hiện rõ các nội dung kiểm tra, tiêu chí kiểm tra, có quy trình thực hiện, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thống kê tài liệu đến hạn nộp lưu, tài liệu chưa chỉnh lý theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ hoạt động thu thập, công tác nhân sự thực hiện thu thập, đặc biệt công tác tài chính trong quá trình thực hiện thu thập, giao nộp TLLT. Sau khi kiểm tra cần có văn bản phản hồi kết quả kiểm tra, hoặc văn bản chấn chỉnh và báo cáo rút kinh nghiệm sau khi kiểm tra, từ đó rút ra biện pháp nhằm cải tiến những thiếu sót phải khắc phục.

 (4) Bên cạnh đó, hình thức thi đua khen thưởng cần được đẩy mạnh để ghi nhận thành quả thực hiện hoạt động này của các cơ quan, tổ chức. Do vậy, Trung tâm CNTTLTTN&MT cần chủ động tham mưu cấp có thẩm quyền trong việc khen thưởng, xử lý vi phạm trong hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT để tạo động lực cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc và chấn chỉnh, phê bình cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chưa hiệu quả một cách kịp thời.

 (5) Trung tâm CNTTLTTN&MT cần chủ động, phối hợp với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong quá trình giao nộp hồ sơ, tài liệu. Đổi mới cách thức, phương thức thu thập truyền thống, chủ động nghiên cứu loại hình, thành phần tài liệu phải giao nộp của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; kịp thời tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc của đơn vị. Cần phân công cán bộ phụ trách các cơ quan tổ chức giao nộp tài liệu, cán bộ cần bám sát cơ sở, tận tình hướng dẫn nghiệp vụ, đảm bảo công việc được thuận lợi, đặc biệt là từ công tác lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT.

- Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

 (1) Thống kê danh mục, khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý khoa học, không được giao nộp hồ sơ, tài liệu ở dạng tích đống, không có danh mục hồ sơ và danh mục văn kiện thành phần bên trong, Hiện nay, phần lớn hồ sơ, tài liệu nằm phân tán tại các bộ phận và mỗi cá nhân tự quản lý. Do đó, để công việc này được tiến hành thuận lợi và có hiệu quả, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cần yêu cầu các bộ phận, cá nhân thực hiện việc lập hồ sơ hàng năm, thống kê, kiểm tra và sắp xếp lại, hoàn thiện danh mục, mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp và phải coi đây là một nhiệm vụ bắt buộc. Biện pháp này, không những có ý nghĩa thiết thực là tập trung toàn bộ khối tài liệu của cơ quan, tổ chức được thu thập bảo quản tại kho lưu trữ mà qua đó tạo cho CBCCVCNLĐ ý thức được trách nhiệm của mình trong việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cần bố trí nhân sự, cán bộ đầu mối để thuận tiện trong quá trình giao nộp và đúng với quy định của pháp luật.

(2) Cần đưa hoạt động thu thập, giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT vào nền nếp theo đúng quy định của Nhà nước coi đây là nhiệm vụ thường xuyên. Để thực hiện được giải pháp này các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải phổ biến tới toàn thể CBCCVCNLĐ những quy định về thu thập, giao nộp của pháp luật. Đây có thể được xem là một giải pháp có tính chiến lược và căn bản. Bởi vì, nếu giải pháp này được thực hiện không những làm cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức này được đầy đủ khoa học mà còn giúp cho Lưu trữ Sở TN&MT thuận lợi trong thu thập hồ sơ, tài liệu nhằm bảo quản đầy đủ, chất lượng, bảo vệ an toàn, phát huy tốt giá trị TLLT, đảm bảo cung cấp, khai thác thông tin dữ liệu TN&MT trước mắt và lâu dài đạt hiệu quả cao.

Đây là giải pháp mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, do vậy Trung tâm CNTT LTTN&MT và Sở TN&MT cần chủ động tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành các quy định, quy trình về hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập nói riêng nhằm đưa công tác Lưu trữ Sở TN&MT ngày càng hiệu quả.

ĐVH