Với sự quan tâm chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo, sự phối hợp của các ban, ngành, cấp địa phương và sự quyết tâm, nỗ lực của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ngành tài nguyên và môi trường đã góp phần thực hiện tốt Kế hoạch số 905/KH-UBND ngày 04/3/2020 của UBND tỉnh về thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn toàn tỉnh từ cấp tỉnh xuống cấp huyện, đưa dữ liệu tài nguyên và môi trường vào lưu trữ một cách khoa học có hệ thống, tạo thuận lợi cho công tác cung cấp thông tin phục vụ quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường và sự phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường, ngay sau khi UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 905/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2020 về việc ban hành Kế hoạch thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh năm 2020; Để triển khai đồng bộ Kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường đạt hiệu quả, ngày 23 tháng 3 năm 2020, Sở Tài nguyên và Môi trường đã ban Văn bản triển khai thực hiện Kế hoạch thu thập trên địa bàn tỉnh Bình Dương, đồng thời ban hành Kế hoạch số 1173/KH-STNMT về việc thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Kế hoạch đã xác định rõ đối tượng được thu thập bao gồm: Các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các đơn vị có dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh như Sở Nội vụ; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Khoa học Công nghệ; Sở Công thương; Ban Quản lý dự án Đầu tư Xây dựng tỉnh Ban Quản lý các Khu công nghiệp Bình Dương; Ban Quản lý Khu công nghiệp Việt Nam – Singapore; Công ty Cổ phần Nước Môi trường Bình Dương. Thời gian thu thập đối với các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường là quý II, III, IV, các đơn vị ngoài Sở là tháng 10/2020.

Là cơ quan đầu mối, Sở Tài nguyên và Môi trường đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể đối với cấp huyện như: Văn bản số 4123/STNMT-TTCNTTLT ngày 18 tháng 9 năm 2020 về việc khảo sát lựa chọn thành phần hồ sơ tài liệu cần thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường; Văn bản số 5353/STNMT-TTCNTTLT ngày 07 tháng 12 năm 2020 về báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch số 905/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh Bình Dương.

Do vậy kết quả, 09/ huyện, thị, thành phố thuộc tỉnh đã ban hành Kế hoạch theo quy định, đạt tỉ lệ 100%.

Kết quả thực hiện: Năm 2020, trên địa bàn tỉnh đã thu thập được 509 mét giá tài liệu, dữ liệu về tài nguyên và môi trường, trong đó cấp tỉnh là 250 mét giá, được lưu trữ về kho lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường (Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường); cấp huyện là 259 mét giá, được lưu trữ tại kho lưu trữ của Phòng Tài nguyên và Môi trường; cụ thể như sau:

- Đối với cấp tỉnh:

Dữ liệu về đất đai: Đã thu thập được 220 mét giá tài liệu được thu thập từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, bao gồm các loại hồ sơ như: Hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, tài liệu xây dựng lưới địa chính (các loại sổ đo, các loại sơ đồ…), hồ sơ đăng ký cấp đổi cấp lại, hồ sơ sở hữu công trình, hồ sơ đăng ký biến động…

Dữ liệu về môi trường: Đã thu thập được 30 mét giá tài liệu từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu như: Chi cục Bảo vệ Môi trường, Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Ban Quản lý KCN Vsip,… bao gồm các tài liệu sau: Hồ sơ quy trình xác nhận đủ điều kiện nhập khẩu phế liệu, hồ sơ chủ nguồn thải, báo cáo giám sát môi trường, hồ sơ phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường, đề án bảo vệ môi trường…

Tất cả những tài liệu này, sau khi được thu thập đã được phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê lập công cụ tra cứu.

- Đối với cấp huyện

Qua tổng hợp số liệu báo cáo của các huyện, thị xã, thành phố gửi về Sở Tài nguyên và Môi trường, trong năm 2020, Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện đã thu thập 259 mét giá tài liệu, bao gồm:

Dữ liệu về đất đai: Đã thu thập được 119 mét giá tài liệu bao gồm các loại hồ sơ như: Hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, hồ sơ thống kê đất đai, hồ sơ quy hoạch sử dụng đất, Kế hoạch sử dụng đất, hồ sơ xây dựng bảng giá đất…

Dữ liệu về môi trường: Đã thu thập được 79 mét giá tài liệu bao gồm các loại hồ sơ như: Hồ sơ về cam kết bảo vệ môi trường; kế hoạch bảo vệ môi trường; đề án bảo vệ môi trường, hồ sơ kiểm tra xác nhận hoàn thành công trình xử lý nước thải, khí thải; bản đăng ký đạt tiêu chuẩn môi trường…

Dữ liệu khác: Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã thu thập được 61 mét giá tài liệu bao gồm các loại hồ sơ như: Hồ sơ tài liệu hành chính, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo…

Hiện nay, kho lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường (cấp tỉnh) đang bảo quản gần 4000 mét giá tài liệu, trong đó đã sắp xếp, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ gần 3000 mét giá, tài liệu và hơn 40 ngàn tờ bản đồ các loại tỷ lệ. Trong đó phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Đất đai, Đo đạc và Bản đồ, Tài nguyên Nước - Khoáng sản - Khí tượng thủy văn, Môi trường... rất có giá trị. Hàng năm Sở Tài nguyên và Môi trường đã phục vụ hơn 1000 lượt người đến nghiên cứu khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường, với tổng số tài liệu được sao chụp là khoảng hơn 40.000 trang tài liệu lưu trữ.

Kho Lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường sau khi được chỉnh lý

Tài liệu lưu trữ của ngành tài nguyên và môi trường là những hồ sơ, tài liệu rất có giá trị phục vụ thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra được lưu trữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết, hơn nữa là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp, giúp tăng cường công tác quản lý Nhà nước về đất đai, tạo điều kiện để Nhà nước nắm chắc quỹ đất, phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất, khắc phục tình trạng lấn chiếm đất đai, sử dụng sai mục đích tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền trong công tác giải quyết tranh chấp đất đai và công tác khác thuộc lĩnh vực tài nguyên và môi trường như tài nguyên nước, khoảng sản, khí tượng thủy văn, đo đạc và bản đồ…

 Để đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cung cấp, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ là một trong những giải pháp hữu hiệu cần thực hiện và Sở Tài nguyên và Môi trường đã số hóa hồ sơ tài liệu của ngành đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác ... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mền đảm bảo chính xác, kịp thời. Tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành.

Cơ sở dữ liệu được tích hợp vào phần mềm

Bên cạnh những thuận lợi, công tác thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường còn có những khó khăn sau:

Từ những khó khăn trên, Sở Tài nguyên và Môi trường có một số kiến nghị, đề xuất như sau:     

- Mặc dù UBND tỉnh đã triển khai thực hiện đồng bộ công tác thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn toàn tỉnh từ cấp tỉnh xuống cấp huyện. Tuy nhiên, một số đơn vị như Sở Nội vụ, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có dữ liệu về dự án nghiên cứu quy hoạch chi tiết về quản lý khai thác hai khu vực quan trọng trong bảo tồn đa dạng sinh học ở Bình Dương gồm khu di tích rừng Kiến An và khu vực Núi Cậu theo hướng bảo tồn và phát triển cảnh quan du lịch; dữ liệu về dự án xây dựng mô hình quản lý, bảo vệ rừng và sử dụng bền vững dựa vào cộng đồng; dữ liệu về phương án phòng chống sự cố môi trường do cháy rừng trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Dữ liệu về đo đạc địa giới hành chính chưa thu thập được vì các tài liệu chưa được hoàn thiện, nghiệm thu theo kế hoạch. Một số Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện thị xã như: Thành phố Dĩ An, huyện Bắc Tân Uyên, ... chưa được bố trí kinh phí, nhân sự kịp thời nên việc triển khai thực hiện Kế hoạch tại một số huyện còn chậm. 

- Thực trạng dữ liệu tài nguyên và môi trường tại các đơn vị cấp huyện phần lớn chưa được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp khoa học... chủ yếu tồn tại dưới dạng tài liệu giấy trong tình trạng được bó gói, tích đống.

- Cơ sở vật chất đầu tư chưa đáp ứng được yêu cầu, kho lưu trữ chưa đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định về diện tích, trang thiết bị đã gây khó khăn trong việc thu thập, quản lý, khai thác, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt là những tài liệu có giá trị lịch sử.

- Việc thu thập tài liệu tại các xã, phường, thị trấn còn gặp nghiều khó khăn do tình hình kinh phí, nhân sự chưa được bố trí, phân bổ.

Từ những khó khăn trên, Sở Tài nguyên và Môi trường đã có những đề xuất, kiến nghị nhằm góp phần hiệu quả hoạt động thu thập trong thời gian tới:

- Đối với Bộ Tài nguyên và Môi trường

+ Danh mục dữ liệu tài nguyên và môi trường quy định tại Điều 4 của Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/06/2017 của Chính phủ chỉ là danh mục cơ bản, chưa cụ thể gây khó khăn cho công tác xác định danh mục làm cơ sở thu thập tài liệu, xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu … Do vậy, đề nghị Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành danh mục dữ liệu tài nguyên và môi trường theo hướng chi tiết như danh mục được quy định tại Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường

+ Sớm ban hành bổ sung các định mức kinh tế kỹ thuật về hoạt động lưu trữ còn thiếu như: Thu thập; xác định giá trị; bảo quản hồ sơ, tài liệu; công tác vệ sinh hồ sơ, tài liệu; bảo quản kho tài liệu; các định mức để thực hiện Điều 7, 8, 9, 10, 11, 13 của Thông tư số 32/2018/TT-BTNMT ngày 26 tháng 12 năm 2018 của Bộ Tài nguyên và Môi trường… nhằm đảm bảo các điều kiện tạo nguồn thu cho các đơn vị sự nghiệp theo quy định tại Nghị định 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác.

+ Ban hành chính sách đãi ngộ, phụ cấp ngành nghề đối với hoạt động lưu trữ của ngành.

+ Có kế hoạch, chỉ đạo các địa phương xây dựng các đơn giá và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ, đặc biệt việc khai thác cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ.

+ Thống nhất các biểu mẫu báo cáo về hoạt động lưu trữ, đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với các biểu mẫu của cơ quan chuyên ngành về lưu trữ.

- Đối với Ủy ban Nhân dân tỉnh

+ Bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết cho ngành tài nguyên và môi trường, đặc biệt là cấp huyện để bảo quản tài liệu an toàn và lưu trữ khoa học.

+ Tiếp tục bố trí đầy đủ kinh phí thực hiện các hoạt động công tác lưu trữ: thu thập, số hóa, chỉnh lý, bồi nền tài liệu ...

- Đối với các Sở, ban, ngành, cơ quan, tổ chức và cá nhân trên địa bàn tỉnh

Căn cứ vào dữ liệu và hình thức thể hiện dữ liệu tài nguyên và môi trường được quy định tại Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương, các Sở, ban, ngành, cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước để xây dựng dữ liệu về tài nguyên và môi trường có trách nhiệm cung cấp danh mục các chương trình, dự án, đề án, đề tài có liên quan đến lĩnh vực tài nguyên và môi trường hàng năm trước ngày 15/9 cho Sở Tài nguyên và Môi trường để xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường và giao nộp dữ liệu cho cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường.

- Đối với UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

+ Tiếp tục chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện thực hiện tốt Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương và Kế hoạch thu thập hàng năm.

+ Quan tâm bố trí kinh phí, nhân sự, đầu tư cơ sở vật chất và các trang thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

+ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý, số hóa tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học, hiện đại đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển kinh tế hiện nay.

+ Công bố Danh mục dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên internet, trang thông tin điện tử nhằm phục vụ cho cộng đồng và yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội./.