Nhận thức rõ vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng giá trị của TLLT, ngay từ những ngày đầu giành độc lập Đảng và Nhà nước đã quan tâm đến hoạt động thu thập TLLT. Đã có nhiều văn bản của Đảng, Nhà nước ban hành quy định về hoạt động thu thập tài liệu, tạo tiền đề cho việc tổ chức quản lý TLLT từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012, là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất, đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho toàn ngành Lưu trữ.

Tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) có vai trò quan trọng, là chứng cứ pháp lý chủ quyền về lãnh thổ, quyền sở hữu, thể hiện quyền lực của Nhà nước trong lĩnh vực TN&MT. Tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp, giúp tăng cường công tác quản lý Nhà nước về đất đai, tạo điều kiện để Nhà nước nắm chắc quỹ đất, phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất, khắc phục tình trạng lấn chiếm đất đai, sử dụng sai mục đích tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền trong công tác giải quyết tranh chấp đất đai, môi trường, khoáng sản và các vấn đề khác thuộc lĩnh vực TN&MT.

Thu Thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Để làm tốt hơn hoạt động thu thập, thu đúng, đủ thành phần, nội dung tài liệu phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội. Khi nghiên cứu, xây dựng văn bản Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trường cần có góp ý của nhà khoa học, các nhà quản lý, và người trực tiếp thực hiện hoạt động thu thập TLLT tại các cơ quan, tổ chức tham gia để văn bản ban hành được thiết thực, phù hợp với thực tế nhằm hiệu lực ổn định lâu dài. Theo tác giả, trong thời gian tới ưu tiên, chú trọng trước, hoàn thiện các quy định sau:

Thứ nhất, Bộ Nội vụ hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về thu thập TLLT, đặc biệt là TLLT điện tử; sửa đổi Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 đã được Quốc hội thông qua và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012; cần bổ sung, sửa đổi giải thích thuật ngữ TLLT để phù hợp với tình hình thực tế; công tác lưu trữ; quy định về giải mật; quy định quản lý tài liệu điện tử; quy định trách nhiệm trong việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật đáp ứng yêu cầu quản lý TLLT trong bối cảnh Chính phủ điện tử nói chung và quản lý TLLT điện tử nói riêng; quy định quy trình nghiệp vụ thu thập TLLT điện tử.

Thứ hai, Sửa đổi các quy định pháp lý không phù hợp với thực tế để thu hút nhân sự làm hoạt động lưu trữ như một số các quy định trong Thông tư số 08/2015/TT-BNV ngày 28/12/2015 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thời gian tập sự, bổ nhiệm và xếp lương chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ quy định ‘‘chức danh nghề nghiệp Lưu trữ viên (hạng III) được áp dụng hệ số lương của viên chức loại A0, từ hệ số lương 2.10 đến hệ số lương 4,89”. Như đã phân tích ở trên cho thấy hệ số lương khởi điểm của Lưu trữ viên hạng III (có bằng đại học) từ hệ số 2.10, trong khi các ngành khác mức lương khởi điểm là 2.34. Việc áp dụng chung cho cả hệ cao đẳng và hệ đại học vào chung hạng III như quy định là chưa phù hợp và không khích lệ đối với nhân sự làm việc trong ngành Lưu trữ; chỉnh sửa Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ, đề nghị bổ sung thêm chức danh Lưu trữ viên cao cấp nhằm khích lệ viên chức ngành Lưu trữ có động lực phấn đấu. Đồng thời, cần tăng giá trị chế độ đãi ngộ đối với nhân sự làm hoạt động lưu trữ để phù hợp với tình hình thực tế.

Thứ ba, Bộ nội vụ cần thống nhất quy định cụ thể đối với mẫu hộp, cặp đựng tài liệu sau khi hồ sơ, tài liệu được thu thập bảo quản tại kho. Hiện nay, mẫu hộp được quy định tại Thông tư số 03/2010/TTBV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ không thống nhất với quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học Công nghệ về công bố tiêu chuẩn Quốc gia về trang thiết bị bảo quản hồ sơ, TLLT.

Thứ tư, Nghiên cứu xem xét sự bất cập trong giải thích về thuật ngữ “bản sao y”. Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử chưa có sự thống nhất trong giải thích từ ngữ về “bản sao y” từ dạng giấy sang dạng điện tử. Bản sao y dạng điện tử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 thì có thể sao từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy, còn Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 thì chỉ được sao từ bản chính văn bản giấy. Do vậy, sự bất cập này sẽ gây khó khăn cho công tác xác định giá trị, thu thập, lưu trữ bảo quản, khai thác tài liệu.

Thứ năm, Bộ Nội vụ cần ban hành quy định hoặc hướng dẫn tiêu chuẩn, thiết kế về xây dưng kho lưu trữ dữ liệu số để các cơ quan địa phương căn cứ đó làm cơ sở xây dựng nhằm tránh tình trạng xây dựng tự phát như hiện nay.

Thứ sáu, Bộ Nội vụ nghiên cứu xem xét đưa chất lượng, tiến độ quy định việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử thành một tiêu chí đánh giá xếp hạng mức độ cải cách hành chính hàng năm của các cơ quan, tổ chức.

Thứ bảy, Bộ TN&MT có những quy định rõ ràng đầy đủ hơn về trách nhiệm, vị trí, mối quan hệ của lưu trữ chuyên ngành TN&MT từ Trung ương xuống địa phương; ban hành quy hoạch mạng lưới các đơn vị sự nghiệp công của ngành, trong đó đảm bảo cơ cấu tổ chức của Trung tâm công nghệ thông tin ngành TN&MT; danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước; định mức kinh tế - kỹ thuật khung trong hoạt động thu thập áp dụng trong các lĩnh vực dịch vụ sự nghiệp công theo quy định của pháp luật.

Thứ tám, Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu TN&MT thuộc Bộ TN&MT là cơ quan chuyên môn làm đầu mối tham mưu ban hành các quy định về thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT nhằm thống nhất về nghiệp vụ từ Trung ương xuống địa phương. Các quy trình về thu thập được quy định tại Thông tư số 34/2013/TT-BTNMT ngày 30/10/2013 của Bộ TN&MT quy định về giao nộp, thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu môi trường; Thông tư số 48/2015/TT-BTNMT ngày 12/11/2015 của Bộ TN&MT ban hành quy định về quản lý, cung cấp, khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đo đạc và bản đồ; Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23/10/2013 của Bộ TN&MT ban hành quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai cần phải điều chỉnh để phù hợp với quy trình thu thập tại Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/06/2017 của chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT và thực tế.

Thứ chín, Danh mục dữ liệu tài nguyên và môi trường quy định tại Điều 4 Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/06/2017 của Chính phủ chỉ là danh mục cơ bản, chưa cụ thể gây khó khăn cho công tác xác định danh mục làm cơ sở thu thập tài liệu, xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, … Do vậy, Bộ TN&MT nghiên cứu chỉnh sửa, bổ sung chi tiết danh mục hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT trình Chính phủ ban hành để các cơ quan lưu trữ thuận lợi trong quá trình xác định danh mục hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

Thứ mười, Thống nhất thời hạn bảo quản đối với một hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ trung gian) để thuận lợi cho quá trình thu thập và bảo quản. Như đã phân tích ở trên, Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ TN&MT ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT có hồ sơ thống kế đất đai cấp huyện gồm các đơn vị bảo quản (biểu số liệu thống kê đất đai cấp xã; biểu số liệu thống kê cấp huyện; báo cáo kết quả thống kê đất đai cấp huyện) nhưng thời hạn bảo quản không giống nhau đối với (biểu số liệu thống kê đất đai cấp xã; biểu số liệu thống kê cấp huyện có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) nhưng đối với (báo cáo kết quả thống kê đất đai cấp huyện chỉ có thời hạn 20 năm); hay hồ sơ về giá đất thời hạn bảo quản chỉ có 10 năm,… như vậy rất khó khăn cho cơ quan thanh tra và tòa án khi giải quyết các tranh chấp.

Mười một, Hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT có giá trị bảo quản vĩnh viễn cao. Do đó, Bộ TN&MT cần quy định tiêu chuẩn việc sử dụng mực in và chất liệu giấy in hình thành hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ TN&MT ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT đa số có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, với 09 nhóm hồ sơ, tài liệu, riêng nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đất đai có 90 loại hồ sơ, tài liệu, trong đó 84/90 hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn chiếm tỷ lệ 93.3%. Với danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản cao nên Bộ TN&MT cần phải có quy định rõ “Văn bản quan trọng của các cơ quan phải được làm bằng giấy tốt và được in bằng mực bền lâu để lưu trữ”. “Hiện nay, ở Việt Nam vẫn chưa có quy định, tiêu chuẩn về giấy, mực in bền lâu mà chỉ ban hành tiêu chuẩn về photocopy (TCVN 6887:2001), giấy in (TCVN 6886:2017)” [151] nên gặp nhiều khó khăn cho cơ quan, tổ chức khi lựa chọn giấy, mực để in những văn bản, hồ sơ, tài liệu có giá trị cao.

Thực tế cho thấy, tại Lưu trữ Sở TN&MT tỉnh Bình Dương đang bảo quản khối tài liệu Sổ địa bộ, địa bạ được hình thành trước năm 1945, và các hồ sơ tài liệu giao, cấp giấy chứng nhận QSDĐ trước năm 1990, các tài liệu được hình thành từ chất liệu giấy và mực không tốt, do vậy, chúng dễ bị tổn hại và tích tụ những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn hại ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không bảo đảm về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công. Hiện tại, khối tài liệu này có giá trị bảo quản vĩnh viễn nhưng đã và đang bị lão hóa nhanh, nhiều tài liệu đã bị giòn mủn (giấy chuyển sang màu nâu nhạt), gãy nếp, ố bẩn, nấm mốc, chữ trên tài liệu bị a-xít ăn (chữ mất nét)… nhiều thông tin tài liệu có nguy cơ bị mất đi vĩnh viễn, không thể phục hồi gây khó khăn cho quá trình phục vụ khai thác, cung cấp thông tin sau này, do đó việc quy định chất liệu giấy, mực của cơ quan có thẩm quyền là cần thiết để đảm bảo việc thu thập, bảo quản khối tài liệu chuyên ngành TN&MT [xem hình ảnh tại phụ lục 9].

Mười hai, Xã hội hóa trong thu thập là quá trình huy động các nguồn lực của xã hội, kết hợp với sự quản lý và nguồn lực hiện có của Nhà nước trong việc thu thập nhằm phát huy giá trị TLLT của ngành. Việc huy động các nguồn lực của xã hội hóa trong thu thập sẽ tạo điều kiện cho các tổ chức cùng tham gia thực hiện, đồng thời cũng góp phần nâng cao nhận thức của xã hội đối với hoạt động thu thập.

Bộ TN&MT cần có quy định, giải pháp về việc xã hội hóa trong thu thập, sưu tầm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT. Việc hoàn chỉnh và tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu chuyên ngành bảo quản tại Lưu trữ Sở TN&MT luôn là nhiệm vụ hàng đầu và quan trọng của hoạt động lưu trữ. Đây cũng là tiền đề cơ bản trong việc thực hiện mục đích bảo quản, khai thác cung cấp thông tin và phát huy giá trị TLLT chuyên ngành TN&MT trên địa bàn tỉnh. Rất nhiều hồ sơ, tài liệu trước năm 2000 không được cơ quan lưu trữ thu thập bảo quản tại kho. Do vậy, để đảm bảo cơ chế, chính sách Bộ TN&MT cần xây dựng quy định việc xã hội hóa trong thu thập, sưu tầm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT nhằm thu thập đầy đủ, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, cung cấp thông tin trước mắt và lâu dài.

Mười ba, Bộ Nội vụ và Bộ TN&MT hoàn thiện quy định chế tài xử phạt trong thu thập để thu thập TLLT được hiệu quả. Thực tế hiện nay các cơ quan, tổ chức còn xem nhẹ hoạt động thu thập, nên việc triển khai tổ chức thực hiện hoạt động này còn chậm, chưa hiệu quả, việc lập và giao, nộp hồ sơ, tài liệu chưa thực hiện tốt dẫn đến nhiều hồ sơ, tài liệu thuộc diện phải giao nộp để bảo quản nhưng chưa được giao nộp bị hư hỏng, mục nát, thành phần tài liệu không đầy đủ, tài liệu bị côn trùng cắn phá,… nên cơ quan có thẩm quyền cần ban hành các văn bản quy định các hình thức chế tài, có biện pháp cưỡng chế thực hiện nhiệm vụ thu thập đối với các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trong việc giao, nộp hồ sơ, tài liệu, nhằm góp phần thúc đẩy hoàn thiện hoạt động thu thập đạt hiệu quả cao.

Hệ thống pháp luật về thu thập TLLT trong những năm gần đây ngày càng được hoàn thiện theo hướng quản lý toàn diện đáp ứng yêu cầu đổi mới, hội nhập và phát triển kinh tế xã hội. Nhiều văn bản quản lý có giá trị pháp lý cao về thu thập như Luật, Nghị định, Thông tư, ... đặc biệt là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, là văn bản có tính pháp lý cao nhất về hoạt động lưu trữ, đồng thời là cơ sở pháp lý vững chắc cho việc tổ chức thực hiện các hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên các văn bản trên chỉ mới chú trọng đến việc quy định các nội dung về chuyên môn hoạt động lưu trữ mà chưa chú trọng đến việc khuyến khích, khen thưởng, xử phạt, trong khi, đây là những hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý hoạt động lưu trữ.

“Ở nhiều nước trên thế giới, các hình thức xử phạt đối với hành vi vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ được thể hiện rất rõ: Trung Quốc, Pháp, Singapore, .... Luật Lưu trữ Pháp quy định một số mức phạt cụ thể sau: Phạt một năm tù giam và 15.000 euro đối với viên chức hay nhân viên chịu trách nhiệm thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ vi phạm những điều kiện bảo quản hay khai thác tài liệu lưu trữ tư nhân. Đối với cá nhân giữ tài liệu lưu trữ công vì lý do công việc, có hành vi biển thủ hay làm thất thoát toàn bộ hay một phần tài liệu lưu trữ đó hoặc cố tình hủy tài liệu đó mà không được sự đồng ý trước của cơ quan lưu trữ sẽ bị phạt 3 năm tù giam và 45.000 euro. Người có hành vi tiêu hủy hồ sơ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân vi phạm những quy định sẽ phải chịu hình phạt 3 năm tù giam và 45.000 euro. Người không được quyền lưu giữ tài liệu công, mượn tài liệu mà không trả lại ngay tài liệu đã mượn cho cơ quan có thẩm quyền sẽ bị phạt 1 năm tù giam và 15.000 euro” .

Trước đây, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định:

“Cơ quan, tổ chức, cá nhân có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia; Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và TLLT đặc biệt quý hiếm”; “Người nào vi phạm các quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật về lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật”.

Việc khen thưởng, xử phạt quy định còn chung chung “Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu thập” “Người nào vi phạm các quy định của Nghị định này” những thành tích như thế nào lại chưa được quy định cụ thể hoặc người vi phạm chưa có quy định xử phạt. Như vậy, việc ban hành Luật nhưng không có chế tài cụ thể dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện khi thực hiện: “thực hiện thì tốt, mà không thực hiện cũng chẳng sao”, điều này làm giảm chất lượng, hiệu quả quản lý Nhà nước về thu thập đồng thời không đảm bảo được tính thống nhất. Vì vậy, cơ chế thi đua, khen thưởng, xử phạt cần phải ban hành văn bản riêng, có giá trị pháp lý cao như Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành về khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong thu thập, giao, nộp tài liệu để các cơ quan dễ tổ chức thực hiện. Nếu không các quy định về khen thưởng, xử phạt cũng chỉ mang tính hình thức và sẽ không còn là nguồn động viên, khích lệ đối với người làm hoạt động thu thập.

Mười bốn, Bộ TN&MT nghiên cứu, chỉnh sửa Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/06/2017 của chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT, cần bổ sung thêm quy định về khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT. Khi xây dựng cần quy định mức xử phạt và tiêu chí khen thưởng để các cơ quan, tổ chức dễ thực hiện và tạo sự công bằng.

Với những đề xuất trên mang tính bản lề, then chốt để các cơ quan, tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan có thẩm quyền trong việc quy định các quy chế, quy trình,… về hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong thời gian tới tới.

Nguồn: ĐVH