Như vậy, tài liệu chuyên ngành TN&MT bao gồm các tài liệu về kết quả thống kê, tổng hợp, báo cáo; kết quả điều tra, khảo sát, đánh giá; quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; kết quả cấp, gia hạn, thu hồi các loại giấy phép và các nội dung liên quan đến giấy phép; kết quả giải quyết bồi thường thiệt hại; kết quả của các chương trình, dự án, đề tài; mẫu vật; bản đồ, biểu đồ, bản vẽ; phim, ảnh và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực TN&MT.

Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ TN&MT giải thích: “Hồ sơ chuyên ngành tài nguyên và môi trường là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường”.

Như vậy, hồ sơ chuyên ngành TN&MT là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực TN&MT, đó chính là các hồ sơ cụ thể, hồ sơ giao đất; cho thuê đất; chuyển mục đích sử dụng đất; thu hồi đất; đo đạc địa chính; hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất đai; quy hoạch; kế hoạch; phân hạng, tài chính đất đai; đánh giá đất đai và bồi thường giải phóng mặt bằng; hồ sơ điều tra, đánh giá đất đai; hồ sơ tài liệu về thanh tra, kiểm tra đất đai, hồ sơ, tài liệu về đào tạo truyền thông đất đai; hồ sơ về các chương trình, dự án, đề án đất đai; hồ sơ đề tài, công trình nghiên cứu khoa học; hồ sơ đề án bảo vệ môi trường; hồ sơ chất thải nguy hại, hồ sơ chủ nguồn thải; hồ sơ khai thác khoáng sản; hồ sơ thăm dò khai thác nước dưới đất; hồ sơ đóng của mỏ; hồ sơ quan trắc môi trường; hồ sơ về khí tượng thủy văn; viễn thám; hồ sơ đo đạc, bản đồ; hồ sơ khai thác nước dưới đất; hồ sơ thăm dò khai thác nước dưới đất,....

2. Thu thập tài liệu lưu trữ

Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) giải thích: “Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu. Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: Một là, thu thập tài liệu văn thư vào Lưu trữ hiện hành; hai là thu thập tài liệu Lưu trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử.

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, giải thích: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”.

Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu TN&MT giải thích: “Thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường là quá trình xác định yêu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin đáp ứng yêu cầu và thực hiện tập hợp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường”.

Thuật ngữ thu thập có nhiều cách giải thích. Tuy nhiên, có một điểm chung là khi thu thập cần xác định nguồn tài liệu hình thành để thu thập vào lưu trữ. Những giải thích thuật ngữ thu thập TLLT trong từ điển chuyên môn và các văn bản pháp luật theo tôi, cách giải thích tại Luật Lưu trữ là có cơ sở khoa học và thực tiễn. Bởi lẽ, thu thập xác định tài liệu từ các địa chỉ “nguồn” vào Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử; và chỉ “lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị”, đây là việc thu thập chủ động, các cơ quan lưu trữ không thu tất cả những tài liệu thuộc đối tượng giao nộp vào lưu trữ mà chỉ thu thập những tài liệu có giá trị theo quy định. Thực hiện theo cách này các cơ quan lưu trữ lựa chọn được những tài liệu cần bảo quản nhằm phục vụ quản lý, khai thác, sử dụng TLLT.

Thu thập, bổ sung tài liệu còn bao gồm công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu cho Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Nội dung của hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các tài liệu từ các nguồn khác nhau và thu thập, bổ sung vào lưu trữ, tức là thu thập, bổ sung các thành phần tài liệu có giá trị từ các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào các phòng, kho lưu trữ, Trung tâm lưu trữ.

Hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu của các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử là nhiệm vụ rất quan trọng, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục, chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau, hoạt động này có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của hoạt động lưu trữ, đặc biệt là việc xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu. Tuy nhiên, không phải mọi nghiệp vụ đều chịu ảnh hướng của hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quan trực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của hoạt động lưu trữ nói chung sẽ thấp.

Thành phần tài liệu bổ sung là những tài liệu có giá trị của một cơ quan, tổ chức được lựa chọn để giao nộp vào lưu trữ. Khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị phải nộp lưu còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào các lưu trữ.

3. Quy định pháp luật về thu thập tài liệu lưu trữ chuyên ngành

- Trách nhiệm của cơ quan thu thập tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 giải thích “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”.

Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu TN&MT quy định: “Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng nguồn thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường ở địa phương”; “Lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường tại Trung tâm Công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường của Sở Tài nguyên và Môi trường”.

Thông tư Liên tịch số 07/2011/TTLT-BTNMT-BNV ngày 30/01/2011 của Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Trung tâm Công nghệ thông tin trực thuộc Sở TN&MT thì Trung tâm Công nghệ thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở TN&MT, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin TN&MT thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về CNTT theo quy định của pháp luật.

Quyết định số 462/QĐ-UBND ngày 24/02/2009 của UBND tỉnh Bình Dương về việc thành lập Trung tâm Trung tâm CNTTLTTN&MT thuộc Sở TN&MT: “Trung tâm có chức năng giúp Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường tổ chức triển khai chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh”.

Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương quy định:

“Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh trong việc chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành, Ủy ban Nhân dân cấp huyện, Ủy ban Nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xây dựng, lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương; Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm xây dựng, quản lý, lưu trữ, cập nhật, khai thác và sử dụng hiệu quả dữ liệu và cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh”.

Từ những quy định pháp luật cho thấy, thẩm quyền thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là những cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT của cơ quan, tổ chức. Lưu trữ cơ quan có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động lưu trữ, nếu Lưu trữ cơ quan không thu thập tốt thì việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sẽ không đầy đủ, tài liệu dễ bị thất lạc, ảnh hưởng lớn đến hoạt động lưu trữ. Lưu trữ cơ quan còn gọi là lưu trữ hiện hành vì lẽ, bất kỳ cơ quan nào cũng có những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc từ văn thư cần được lưu trữ để tra cứu phục vụ yêu cầu kiểm tra công việc đã qua. Lưu trữ cơ quan có 02 loại: Loại là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và loại ngoài nguồn nộp lưu.

- Thời gian thu thập tài liệu

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

“Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu”.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

“Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định”. Thời hạn giao nộp “Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán; Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc”. Thủ tục nộp lưu “Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”“Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản” “Đối với hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống”.

Thông tư số 03/2007/TT-BTNMT ngày 15/02/2007 của Bộ TN&MT hướng dẫn quản lý, lưu trữ, cung cấp và khai thác sử dụng thông tin tư liệu đo đạc và bản đồ quy định: “Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc, tổ chức có trách nhiệm giao nộp thông tin tư liệu đo đạc và bản đồ có thông báo bằng văn bản cho tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tư liệu về thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận”.

Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05/6/2013 của Bộ TN&MT quy định về việc giao nộp, thu nhận lưu trữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất khoáng sản quy định: “Sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày được phê duyệt, tổ chức thực hiện điều tra cơ bản địa chất về khoáng sản, tổ chức thăm dò khoáng sản có trách nhiệm nộp báo cáo địa chất”.

Như vậy, Lưu trữ Sở TN&MT (Trung tâm CNTTLTTN&MT) có thẩm quyển thu thập tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và quy định khác của pháp luật, thời gian, thành phần, quy trình, thủ tục thực hiện nộp lưu theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Nguồn nộp lưu tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”.

Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 của Chính phủ về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc thu thập: “Giao nộp cho cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường đối với thông tin, dữ liệu được thu thập, tạo lập bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước”.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định “Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan” “Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan”.

Thông tư số 32/2018/TT-BTNMT ngày 26/12/2018 của Bộ TN&MT về quy định thu thập, thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường phục vụ lưu trữ, bảo quản, công bố, cung cấp và sử dụng quy định giao nộp thông tin, dữ liệu TN&MT: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước để thu nhận, tạo lập hoặc tạo ra trong quá trình hoạt động mà theo quy định của pháp luật phải giao nộp các thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường”.

 Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương quy định:

“Cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh là tập hợp toàn bộ các dữ liệu về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Sở Tài nguyên và Môi trường và các dữ liệu được thu thập từ các Sở, Ban, ngành trên địa bàn tỉnh và các địa bàn giáp ranh có liên quan đến công tác quản lý Nhà nước, yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn tỉnh”. “Cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp huyện là tập hợp toàn bộ các dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên phạm vi quản lý hành chính cấp huyện, được thu thập từ các phòng thuộc Ủy ban Nhân dân cấp huyện và Ủy ban Nhân dân cấp xã để đưa vào cập nhật, lưu trữ và quản lý theo quy định”. “Cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp xã là tập hợp toàn bộ những dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên phạm vi quản lý hành chính cấp xã do Ủy ban Nhân dân cấp xã xây dựng, lưu trữ và quản lý trên địa bàn”.

Xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Sở TN&MT là nhiệm vụ giúp cho Lưu trữ Sở TN&MT thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ hoạt động thu thập, đồng thời giúp cho các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu xác định được nhiệm vụ, trách nhiệm trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở TN&MT, đồng thời giúp Lưu trữ Sở TN&MT chủ động trong việc thực hiện hoạt động thu thập tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Sở TN&MT theo thời hạn quy định của pháp luật. Việc xác định các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Sở TN&MT phải đảm bảo đúng đối tượng là nguồn nộp lưu tài liệu, đúng phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu.

Căn cứ các quy định trên Lưu trữ Sở TN&MT xác định đối tượng cụ thể thuộc nguồn nộp lưu tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành kế hoạch thu thập dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh hàng năm. Những năm gần đây UBND tỉnh Bình Dương ban hành nhiều kế hoạch về việc thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT, trong đó xác định rõ đối tượng thuộc nguồn nộp lưu hàng năm.

Nguồn nộp lưu tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT gồm: Chi cục Quản lý Đất đai; Chi Cục Bảo vệ Môi trường; Trung tâm Phát triển Quỹ đất tỉnh; Văn phòng Đăng ký Đất đai tỉnh (VPĐKĐĐ); Quỹ bảo vệ Môi trường; Thanh tra Sở; Trung tâm Quan trắc kỹ thuật TN&MT; các Chi nhánh VPĐKĐĐ cấp huyện: Thủ Dầu Một; Bàu Bàng; Bến Cát; Tân Uyên; Bắc Tân Uyên; Phú Giáo; Dầu Tiếng; Dĩ An; Thuận An; Phòng Tài nguyên Nước, Khoáng sản, Khí tượng Thủy văn; các Phòng TN&MT cấp huyện: Thủ Dầu Một; Bàu Bàng; Bến Cát; Tân Uyên; Bắc Tân Uyên; Phú Giáo; Dầu Tiếng; Dĩ An; Thuận An; Trung tâm Phát triển quỹ đất cấp huyện: Thủ Dầu Một; Bàu Bàng; Bến Cát; Tân Uyên; Bắc Tân Uyên; Phú Giáo; Dầu Tiếng; Dĩ An; Thuận An; các Sở, Ban, cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Bình Dương trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước sẽ phải giao nộp vào Lưu trữ Sở TN&MT theo quy định.

Tóm lại

Trước sự phát triển kinh tế, xã hội việc sản sinh TLLT tại cơ quan, tổ chức ngày càng nhiều, đòi hỏi việc thu thập, lưu trữ tài liệu là cần thiết, bảo quản, an toàn tài liệu, đảm bảo mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin, sử dụng khai thác từ TLLT, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của đất nước.

Nội dung của hoạt động thu thập bao gồm việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào phòng, kho lưu trữ; thành phần tài liệu nộp vào các phòng, kho lưu trữ theo phạm vi và quyền hạn được Nhà nước quy định; thủ tục nộp lưu và tổ chức việc chuyển giao tài liệu theo các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Thu thập TLLT giữ vị trí quan trọng, liên quan đến chất lượng của các khâu nghiệp vụ tiếp theo, làm tốt hoạt động thu thập sẽ giúp các chuỗi công tác tiếp theo của hoạt động lưu trữ đạt hiệu quả cao./.

TTCN-ĐVH