“Chuyển đổi số” (Digital Transformation) có thể dễ bị nhầm lẫn với khái niệm “Số hóa” (Digitizing). Để phân biệt hai khái niệm này, có thể hiểu rằng “Số hóa” là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn như chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ phát sóng analog sang phát sóng kỹ thuật số...); trong khi đó, “Chuyển đổi số” là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn. Có thể xem “Số hóa” như một phần bước đệm của quá trình “Chuyển đổi số”.

Tại Việt Nam, thuật ngữ này được đề cập nhiều vào khoảng năm 2018. Ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 “Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới; đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn, rộng khắp”.

Về quan điểm Thủ tướng nêu rõ trong Quyết định: “(1) Nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyển đổi số. Chuyển đổi số trước tiên là chuyển đổi nhận thức. Một cơ quan, tổ chức có thể tiến hành chuyển đổi số ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trường truyền thống sang môi trường số. Mỗi cơ quan, tổ chức và cả quốc gia cần tận dụng tối đa cơ hội để phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, trong đó, việc xác định sớm lộ trình và đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương có ý nghĩa sống còn, là cơ hội để phát triển các ngành, lĩnh vực, địa phương và nâng cao thứ hạng quốc gia. Đi nhanh, đi trước giúp dễ thu hút nguồn lực. Nếu đi chậm, đi sau, khi chuyển đổi số đã trở thành xu hướng phổ biến thì nguồn lực trở nên khan hiếm, cơ hội sẽ ít đi, sẽ bỏ lỡ cơ hội phát triển. (2) Người dân là trung tâm của chuyển đổi số. Thiết bị di động thông minh là phương tiện chính của người dân trong thế giới số. Hình thành văn hóa số gắn với bảo vệ văn hóa, giá trị đạo đức căn bản của con người và chủ quyền số quốc gia. Chuyển đổi số là phương thức để thực hiện các Mục tiêu phát triển bền vững của Liên hợp quốc. Lĩnh vực có tác động xã hội, liên quan hàng ngày tới người dân, thay đổi nhận thức nhanh nhất, mang lại hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí cần ưu tiên chuyển đổi số trước, bao gồm: Y tế, Giáo dục, Tài chính - Ngân hàng, Nông nghiệp, Giao thông vận tải và logistics, Năng lượng, Tài nguyên và Môi trường, Sản xuất công nghiệp. (3) Thể chế và công nghệ là động lực của chuyển đổi số. Thể chế cần phải đi trước một bước khi có thể. Chính phủ kiến tạo thể chế, chính sách nhằm sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm cái mới một cách có kiểm soát; hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm cái mới; làm điểm, làm nhanh, sau đó đánh giá và nhân rộng; thúc đẩy phát triển công nghiệp sáng tạo. Chính phủ đẩy nhanh tiến trình phát triển Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số. Doanh nghiệp công nghệ số Việt Nam là lực lượng chủ lực phát triển các hạ tầng, nền tảng, dịch vụ, tư vấn, cung cấp giải pháp chuyển đổi số; đi từ ứng dụng, đến sản phẩm, dịch vụ, đến làm chủ một số công nghệ lõi, từ đó, vươn ra thị trường toàn cầu. (4) Phát triển nền tảng số là giải pháp đột phá để thúc đẩy chuyển đổi số nhanh hơn, giảm chi phí, tăng hiệu quả. Hợp tác quốc tế là giải pháp quan trọng để thực hiện chuyển đổi số, đặc biệt là thúc đẩy chuyển đổi số trong xã hội, từ đó, tạo lực kéo tiến trình chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước. Tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ lớn trên thế giới để nghiên cứu, phát triển, chuyển giao, tiên phong áp dụng công nghệ mới, mô hình mới vào Việt Nam. (5) Bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để chuyển đổi số thành công và bền vững, đồng thời là phần xuyên suốt, không thể tách rời của chuyển đổi số. Mọi thiết bị, sản phẩm, phần mềm, hệ thống thông tin, dự án đầu tư về công nghệ thông tin đều có cấu phần bắt buộc về an toàn, an ninh mạng ngay từ khi thiết kế. (6) Sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, hành động đồng bộ ở các cấp và sự tham gia của toàn dân là yếu tố bảo đảm sự thành công của chuyển đổi số. Kết hợp hài hòa giữa tập trung và phân tán khi triển khai, có một cơ quan điều phối chung, trong đó:

a) Chương trình Chuyển đổi số quốc gia có tính động, mở, bao trùm, tạo nền móng, làm cơ sở xây dựng các chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội;

b) Các bộ, ngành, địa phương, tổ chức, doanh nghiệp phải coi chuyển đổi số quốc gia là một nhiệm vụ quan trọng trong chỉ đạo, điều hành và căn cứ tình hình cụ thể của từng bộ, ngành, địa phương, tổ chức, doanh nghiệp để quyết định xây dựng đề án, chương trình, chiến lược, kế hoạch lồng ghép nội dung về chuyển đổi số trong hoạt động của mình. Nội dung chuyển đổi số quốc gia phải được chỉ đạo, giám sát, đánh giá định kỳ hằng năm, giữa nhiệm kỳ, 05 năm”.

Với tầm quan trọng đó, vừa qua, tại Hội trường Văn Khoa Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh phối hợp với Trường Đại học Khoa Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đồng tổ chức Hội thảo khoa học “Chuyển đổi số trong Quản trị văn phòng”.

          TS. Phan Thanh Định – Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh phát biểu khai mạc Hội thảo

Hội thảo đã thu hút hơn 600 đại biểu tham dự, đây không chỉ là diễn đàn của các nhà khoa học, nhà nghiên cứu, học viên, sinh viên và các chuyên gia hoạt động thực tiễn trong lĩnh vực quản trị văn phòng, công nghệ thông tin cùng thảo luận những vấn đề đặt ra khi tiến hành chuyển đổi số mà đây còn là sự kiện đặc biệt ý nghĩa thể hiện truyền thống hợp tác hơn 20 năm giữa hai đơn vị đào tạo về Quản trị văn phòng và hai năm ký thỏa thuận hợp tác giữa hai Trường Đại học.

PGS. TS Vũ Thị Phụng – Tổng biên tập Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, nguyên Trưởng khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, đọc báo cáo đề dẫn hội thảo

Nội dung của Hội thảo tập trung vào 03 nhóm vấn đề chính là: Lý luận chung về chuyển đổi số trong quản trị văn phòng; Thực tiễn chuyển đối số trong quản trị văn phòng tại Việt Nam; Những thay đổi của văn phòng trong chuyển đổi số và gợi ý cho đào tạo.

Các nhóm vấn đề trên được tiếp cận từ nhiều góc độ: Lý luận và thực tiễn; cơ hội và thách thức; vai trò và trách nhiệm. Các thông tin, số liệu và minh chứng được khai thác từ rất nhiều nguồn khác nhau như: Từ chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số; từ những công trình nghiên cứu của các nhà khoa học trong và ngoài nước; từ thực tiễn thực hiện chuyển đổi số tại các cơ quan nhà nước, các đơn vị hành chính - sự nghiệp, các tập đoàn, tổng công ty,… đến những thông tin dự báo về xu hướng phát triển của chuyển đổi số trong Quản trị văn phòng.

Tại Hội thảo này, Ban tổ chức đã nhận được hơn 100 bài viết, trong đó 50 bài viết khoa học được tổng hợp đăng Kỷ yếu Hội thảo. Đây là những bài viết của các tác giả đến từ nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong cả nước. Chiếm số lượng nhiều nhất là bài viết của giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên thuộc các cơ sở đang đào tạo ngành Quản trị văn phòng của Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quốc gia Thành  Hồ Chí Minh, Học viện Hành chính quốc gia,… Đặc biệt, Hội thảo nhận được nhiều tham luận của các tác giả đến từ Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng các Bộ, Ngành; Văn phòng UBND các tỉnh; Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN),…

Với 07 bài tham luận được các tác giả trình bày tại Hội thảo. Tham luận 1 là của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường ĐHKHXH&NVHN với chuyên đề Chuyển đổi số trong quản trị văn phòng - vai trò, cơ hội, thách thức và trách nhiệm; tham luận 2 của TS. Nguyễn Hồng Duy, Trường ĐHKHXH&NVHN chuyên đề Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị văn phòng - những vấn đề đặt ra; tham luận 3 của TS. Lê Văn In, Trường ĐHKHXH&NVTPHCM với chủ đề yêu cầu năng lực của đội ngũ nhân sự văn phòng hiện đại trong bối cảnh chuyển đổi số; tham luận 4 của Ths. Bùi Công Cường, Văn phòng Trung ương Đảng với nội dung thực trạng chuyển đổi số trong công tác văn phòng tại các cơ quan đảng; tham luận 5 của TS. Nguyễn Thị Ly, Trường ĐHKHXH&NVTPHCM với nội dung chuyển đổi số trong quản trị đại học của Trường ĐHKHXH&NVTPHCM- Lộ trình và giải pháp phù hợp; tham luận 6 của TS. Đỗ Văn Thắng, Trường ĐHKHXH&NVTPHCM với chuyên đề đào tạo nguồn nhân lực ngành lưu trữ, quản trị văn phòng theo yêu cầu thời đại số; tham luận 7 của TS. Nguyễn Liên Hương với chuyên đề giải pháp đào tạo, nghiên cứu khoa học thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị văn phòng. Các tham luận cơ bản đều nêu lên vai trò và tầm quan trọng của công tác chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay, những cơ hội, thách thức, những vấn đề đặt ra trong quá trình thực hiện công việc chuyển đổi số tại các cơ quan, đơn vị và cả chương trình đào tạo của cơ sở giáo dục,…

Ngoài các tham luận trên, Hội thảo được các đại biểu tham dự đóng góp ý kiến, phát biểu, nhiều vấn đề có liên quan đến chuyển đổi số trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, từ lý luận đến thực tiễn. Các đại biểu cho rằng cần tiếp tục được nghiên cứu và làm sáng tỏ, đó là: Vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, doanh nghiệp, các nhà quản trị văn phòng đặc biệt là các cơ sở nghiên cứu, đào tạo nhân lực về quản trị văn phòng trong công cuộc chuyển đổi số ở Việt Nam; Các giải pháp công nghệ hữu ích cần áp dụng nhằm đẩy mạnh hơn chuyển đổi số trong quản trị văn phòng; Một số giải pháp và kinh nghiệm, thành tựu của các nước trên thế giới trong việc thực hiện chuyển đổi số và đào tạo năng lực số, kỹ năng số cho nguồn nhân lực quản trị văn phòng; các vấn đề cần tiếp tục hợp tác nghiên cứu và đào tạo về chuyển đổi số trong quản trị văn phòng ở Việt Nam,…

Đến với Hội thảo lần này, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương đã cử bà Nguyễn Thị Kim Dung - Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường, và ông Đỗ Văn Hiển cùng tham dự. Tài nguyên và môi trường là lĩnh vực lớn, là Sở đa ngành đa lĩnh vực, do đó dữ liệu và cơ sở dữ liệu ngành tài nguyên và môi trường vô cùng quan trọng. Thông qua buổi Hội thảo, từ cơ sở lý luận đến thực tiễn, cùng với các bài tham luận, ý kiến trao đổi và kiến thức thực tế các đại biểu sẽ vận dụng kiến thức, kinh nghiệm thực tế của mình vào công cuộc chuyển đổi số tại mỗi cơ quan, đơn vị đang công tác ngày một thiết thực hơn.

Một số hình ảnh buổi Hội thảo