Với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ, được sự quan tâm của Lãnh đạo Sở TN&MT nên công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành đã đạt được những kết quả nhất định. Trong suốt thời gian qua, công tác lưu trữ tài liệu chuyên ngành của Sở TN&MT tỉnh Bình Dương từng bước được đi vào nền nếp; hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được khai thác, sử dụng một cách khoa học, đúng nghiệp vụ đã mang lại hiệu quả kinh tế, xã hội, đối với nhiều lĩnh vực và sự phát triển kinh tế - xã hội chung của tỉnh Bình Dương. Công tác lưu trữ chuyên ngành của tỉnh đạt được một số kết quả quan trọng bước đầu do luôn chủ động, linh hoạt, sáng tạo trong cung cấp thông tin; đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giúp ngắn thời gian giải quyết công việc cho tổ chức, công dân. Đặc biệt công tác tham mưu ban hành văn bản và cải cách thủ tục hành chính đã dần được kiện toàn. Trên cơ sở pháp luật về lưu trữ chuyên ngành TN&MT, Trung tâm đã giúp Sở trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ chuyên ngành TN&MT tại địa phương đặc biệt đó là Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 14/12/2014 của UBND tỉnh Bình Dương về Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về TN&MT trên địa bàn tỉnh.

Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên về hoạt động lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh. Nhờ đó, các hoạt động lưu trữ luôn được Lãnh đạo Sở quan tâm và chỉ đạo sâu sát về nghiệp vụ. Sở TN&MT đã thu thập được gần 4000 mét giá tài liệu, trong đó đã sắp xếp, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 2.952.6 mét giá, tài liệu và hơn 40 ngàn tờ bản đồ các loại tỷ lệ. Trong đó phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Đất đai, Đo đạc và Bản đồ, Tài nguyên Nước - Khoáng sản - Khí tượng thủy văn, Môi trường,... rất có giá trị. Hàng năm Sở TN&MT đã phục vụ cung cấp hơn 1000 phiếu yêu cầu của các tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu khai thác và sử dụng dữ liệu TN&MT, với tổng số tài liệu được sao chụp là khoảng hơn 42.899 trang tài liệu lưu trữ.

Sau gần 10 năm Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ra đời, cho thấy Quyết định là một văn bản quy phạm đúng đắn, phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước của ngành, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế của đất nước, tạo được nguồn thu kinh tế cho Nhà nước, tránh lãng phí trong quá trình đầu tư về công tác điều tra cơ bản tạo nguồn thông tin tin cậy cho hoạt động quản lý và ra quyết định. Tuy nhiên, qua thời gian triển khai, thực hiện Quyết định cũng đã bộc lộ một số vướng mắc, bất cập, không đáp ứng yêu cầu của thực tiễn cụ thể như sau.

Trên cơ sở căn cứ Nghị định số 102/2008/NĐ-CP, Thông tư số 07/2009/TT-BTNMT và tình hình thực tế địa phương, UBND tỉnh đã ban hành “Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Tuy nhiên, hiện tại các văn bản này được thay thế bởi Nghị định số 73/2017/NĐ-CP và Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT, có hiệu lực từ ngày 15/4/2022, Do đó, Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND không còn phù hợp quy định pháp luật hiện hành và tình hình thực tế địa phương.

Bên cạnh đó, ngày 09 tháng 4 năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 47/2020/NĐ-CP về việc quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan Nhà nước (có hiệu lực ngày 25 tháng 5 năm 2020), dẫn đến nội dung Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh không còn phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và tình hình thực tế tại địa phương.

Tại Khoản 1 Điều 27 Nghị định số 73/2017/NĐ-CP quy định: UBND tỉnh có trách nhiệm “Xây dựng, ban hành Quy chế thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT; Quy chế khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu TN&MT cấp tỉnh phù hợp với tình hình kinh tế, xã hội”. Trên cơ sở đó, ngày 05/7/2022, UBND tỉnh có Công văn số 3364/UBND-KT về việc chấp thuận xây dựng Quyết định để thay thế “Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND”.

Ngoài ra, trong thời kỳ kinh tế mở cửa, thời kỳ công nghệ thông tin, công nghiệp hóa hiện đại hóa, thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường chủ yếu là dạng số, được lưu trữ trên môi trường điện tử. Khối lượng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường ngày càng lớn, nhu cầu sử dụng thông tin, dữ liệu của cộng đồng ngày càng tăng, đa dạng. Việc quản lý và phục vụ thông tin, dữ liệu tài nguyên môi trường như hiện nay còn gặp nhiều trở ngại trong việc đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin của xã hội. Vì vậy, cần phải có những chính sách định hướng hiện đại hóa việc quản lý và phục vụ thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường là một yêu cầu khách quan, cấp bách hiện nay. Đảm bảo việc thu thập, tổ chức lưu trữ, bảo quản, cung cấp, khai thác, phối hợp, chia sẻ thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, xây dựng cơ sở dữ liệu phải phù hợp với Khung Kiến trúc chính phủ điện tử Việt Nam, đáp ứng chuẩn về cơ sở dữ liệu, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin, chuyên ngành và định mức kinh tế - kỹ thuật đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng lâu dài, thuận tiện và hiệu quả…

Từ những bất cập thực tế nêu trên, Trong thời gian qua, Sở Tài nguyên và Môi trường đã dự thảo Quyết định ban hành kèm theo Quy chế thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường để thay thế Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND. Dự thảo gồm 07 Chương, 31 Điều, Dự thảo quy chế được xây dựng quy định về thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu, cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương theo cách không quy định lại những nội dung đã được Luật, Nghị định và Thông tư quy định mà chỉ trích dẫn những điều khoản tương ứng tại những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và quy định rõ, chi tiết hơn một số nội dung theo tình hình thực tế tại địa phương. Đồng thời, có kế thừa Quy chế cũ (Quyết định số 43). Ngoài ra, quy định mới một số nội dung về kết nối, chia sẻ, quy định về tài liệu điện tử,… theo quy định của pháp luật hiện hành.

Nội dung dự thảo quy định về việc thu thập, tổ chức quản lý, khai thác, kết nối chia sẻ thông tin, dữ liệu TN&MT. Trách nhiệm quản lý nhà nước về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT đối với UBND tỉnh; Sở, ban ngành; UBND cấp huyện; cấp xã và tổ chức, cá nhân. Các nội dung này quy định theo các quy định chung của Nghị định số 73/2017/NĐ-CP, Nghị định 47/2020/NĐ-CP và Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT.

Chương I, quy định chung, gồm 6 Điều từ Điều 1 đến Điều 6, quy định những vấn đề chung của quy chế, gồm: Phạm vi điều chỉnh; đối tượng áp dụng; thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; yêu cầu thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; các hành vi bị nghiêm cấm; kinh phí thu thập, xử lý thông tin, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Chương II, thu thập, thông tin dữ liệu tài nguyên và môi trường, từ Điều 7 đến Điều 10, Chương này, quy định những nội dung về thu thập, thông tin dữ liệu tài nguyên và môi trường như: Lập, phê duyệt kế hoạch thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; thực hiện kế hoạch thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; hình thức, thời gian thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; kiểm tra, đánh giá, xử lý dữ liệu.

Chương III, tổ chức, quản lý thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường, từ Điều 11 đến Điều 19. Nội dung chính của Chương III là những quy định về tổ chức quản lý thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường bao gồm các nội dung: Xây dựng cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường; cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp huyện; cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp xã; cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường Sở, ban, ngành, tổ chức, doanh nghiệp; vận hành, cập nhật cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường; bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường; thời hạn lưu giữ, bảo quản dữ liệu.

Tại khoản 2, Điều 12 Nghị định số 73/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14 tháng 6 năm 2017 về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường trong đó có quy định các nội dung: “Cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường quốc gia”; “cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường bộ, ngành”; “cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp tỉnh”; “cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường do các tổ chức quản lý,…”.

Để cụ thể hóa và phù hợp với tình hình thực tế hiện nay tại địa phương, tại khoản 6, Điều 11 của dự thảo đã quy định: Cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân cấp về việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương bao gồm: Cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp tỉnh do Sở Tài nguyên và Môi trường xây dựng, lưu trữ, quản lý; cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp huyện do Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện xây dựng, lưu trữ, quản lý; cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường cấp xã do Ủy ban nhân dân cấp xã xây dựng, lưu trữ, quản lý; cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường Sở, ngành, tổ chức, doanh nghiệp do Sở, ngành, tổ chức, doanh nghiệp xây dựng lưu trữ, quản lý.

Chương IV, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường, từ Điều 20 đến Điều 22. Chương này, quy định việc khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường bao gồm các nội dung: Công bố danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; thẩm quyền cho phép cung cấp thông tin, dữ liệu, cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường; hình thức, thủ tục, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu, cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Chương V, kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường trên môi trường điện tử, từ Điều 23 đến Điều 24. Chương này, quy định việc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường trên môi trường điện tử bao gồm các quy định về: Nguyên tắc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường giữa các Sở, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện; phối hợp kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Chương VI, quy định về trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường, từ Điều 25 đến Điều 26, bao gồm các quy định: Trách nhiệm quản lý nhà nước về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường, trong đó quy định trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, các Sở, ban, ngành, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài chính, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã; trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thu thập, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Chương VII, điều khoản thi hành, gồm 5 Điều, từ Điều 27 đến Điều 31. Chương này, quy định về điều khoản thi hành bao gồm các nội dung: Thanh tra, kiểm tra; khen thưởng, xử lý vi phạm; giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo; điều khoản chuyển tiếp; tổ chức thực hiện.

Quy chế này quy định việc thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu, cơ sở dữ liệu về đất đai, tài nguyên nước, địa chất và khoáng sản, môi trường, khí tượng thủy văn, biến đổi khí hậu, đo đạc và bản đồ, viễn thám; cơ chế phối hợp, kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu, cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường. Áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu, cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

Với những nội dung mới theo hướng cải cách hành chính, tăng cường hơn trách nhiệm cho các cơ quan quản lý và phù hợp với thực tế; Quyết định ban hành kèm theo Quy chế thu thập, quản lý, khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường; khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường để thay thế Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND sắp được ban hành, hy vọng sẽ tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương, chắc chắn rằng công tác lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường nói riêng và hoạt động lưu trữ ngành tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương sẽ gặt hái được nhiều thành quả, việc thu thập, phân loại chỉnh lý khoa học sẽ kịp thời, công tác bảo quản và hiện đại hóa lưu trữ trong bối cảnh cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (4.0) trên địa bàn tỉnh sẽ dần đi vào nền nếp, đạt hiệu quả cao nhằm góp phần phát triển kinh tế xã hội tỉnh Bình Dương ngày càng giàu đẹp./.