Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng. Trước bối cảnh chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử  hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số. Ngày 07/3/2019, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025 đã xác định mục tiêu “Hoàn thiện nền tảng Chính phủ điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp; phát triển Chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng”. 

Ngoài ra, tại Quyết định số 749/QĐ-TTg, ngày 03/6/2020, Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 định hướng đến năm 2030 “Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới; đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn, rộng khắp”.

          Với những định hướng, mục tiêu mang tầm chiến lược được đưa ra, nhằm phát huy đạt được các mục tiêu đó, trong những năm qua công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường đã đạt đạt những kết quả nổi bật trong quá trình tiền đề của công cuộc chuyển đổi số, phát triển đất nước.

Công tác tuyên truyền, phổ biến và bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Công tác tuyên truyền, tập huấn:

 Thời gian qua, công tác tuyên truyền, phổ biến và tập huấn luôn được Sở Tài nguyên và Môi trường tổ chức triển khai kịp thời các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ. Qua đó, từng công chức, viên chức, người lao động (CCVCNLĐ) nắm bắt kịp thời và hiểu rõ hơn các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện đúng trình tự, kỹ thuật theo quy định.

Hình thức triển khai phong phú, đa dạng như: Triển khai qua phần mềm quản lý văn bản; tuyên truyền vào các ngày pháp luật hàng tháng; đăng tải trên website của Sở, … Ngoài ra, các đơn vị đã tổ chức thi soạn thảo văn bản nhằm nâng cao kỹ năng, hạn chế sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản. Đồng thời, phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Dương, Báo Bình Dương tuyên truyền, giới thiệu, làm phim phóng sự về công tác lưu trữ tài liệu của ngành, việc áp dụng kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ và công bố các loại hình tài liệu hiện đang được lưu trữ, bảo quản tới toàn thể cá nhân, tổ chức có nhu cầu khai thác và sử dụng dữ liệu ngành tài nguyên và môi trường.

Đặc biệt, Sở đã có nhiều bài viết tuyên truyền về công tác văn thư, lưu trữ ngành tài nguyên và môi trường như: Bài viết “Hoạt động lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương - Thực trạng và giải pháp” đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam; các bài như “Sở Tài nguyên và Môi trường đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ”; “Đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ dữ liệu tài nguyên môi trường - Thực trạng và giải pháp”; “Sở Tài nguyên và Môi trường đẩy mạnh số hóa tài liệu, hướng đến chính phủ điện tử” đăng trên Báo Bình Dương; “Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý và cung cấp thông tin tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương” đăng trên Kỷ yếu hội thảo khoa học Đổi mới tổ chức quản lý và phương thức khai thác thông tin Hồ sơ tài liệu lưu trữ thời văn phòng hiện đại, NXB Nông nghiệp.

Qua công tác tuyên truyền, phổ biến  cũng như chỉ đạo kịp thời, tổ chức triển khai đến toàn thể CCVCNLĐ, cá nhân và tổ chức bằng nhiều hình thức phong phú, đa dạng, đặc biệt đổi mới mô hình công tác tuyên truyền, quảng bá các loại hình tài liệu lưu trữ của ngành trên các phương tiện thông tin đại chúng giúp người dân tiếp cận thông tin thuận lợi hơn.

Công tác tập huấn: Ngoài việc cử CCVCNLĐ tham gia đầy đủ các buổi tập huấn theo kế hoạch của Sở Nội vụ, Cục Công nghệ thông tin - Dữ liệu tài nguyên môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường còn phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Cục Công nghệ Thông tin – Dữ liệu Chi nhánh phía Nam, Trường đại học Nội vụ để tổ chức 02 khóa tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và triển khai Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường cho gần 300 lượt CCVCNLĐ ngành Tài nguyên và Môi trường cấp tỉnh, cấp huyện và các Sở, ngành có dữ liệu về tài nguyên môi trường tham dự.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng

 Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, lãnh đạo Sở Tài nguyên và Môi trường luôn quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ cho CCVCNLĐ, trong thời gian qua đã cử 3 viên chức tham gia lớp đào tạo bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ, 1 viên chức tham gia khóa đào tạo cử nhân Lưu trữ học Quản trị văn phòng, 1 viên chức tham dự lớp cao học chuyên ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn TP. Hồ Chí Minh nhằm bổ sung kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu thực tế của ngành.

Ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

Về các văn bản quản lý, hướng dẫn chung

Thời gian qua Sở luôn quan tâm ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành đối với công tác này nhằm giúp đưa công tác văn thư, lưu trữ của Sở ngày một tốt và hiệu quả hơn. Hàng năm, Sở đã chủ động ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các phòng, đơn vị trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể CCVCNLĐ để nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm, đồng thời thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của toàn Sở. Bên cạnh đó, Sở đã chủ động ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước của ngành, đặc biệt về tăng cường sử dụng văn bản điện tử, ký văn bản và phát hành văn bản điện tử, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong thời kỳ cách mạng công nghiệp và chuyển đổi số.

Về công tác văn thư

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trên cơ sở đó nhằm triển khai thống nhất trong công tác văn thư, Sở Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Công văn số 3631/STNMT-VP ngày 18 tháng 8 năm 2020 về triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

Hàng năm, Sở đã chủ động ban hành danh mục hồ sơ nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan; thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cơ quan chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học, là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối với việc lập hồ sơ, góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông Lưu trữ của Sở để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài. Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng thời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn quy định.

Về công tác lưu trữ

Trong thời gian qua, việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn, quản lý, đôn đốc nhắc nhở đối với hoạt động lưu trữ được Sở Tài nguyên và Môi trường chú trọng, quan tâm, hàng năm Sở đã trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh theo tinh thần Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04 tháng 12 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường (Kế hoạch số 622/KH-UBND ngày 12 tháng 02 năm 2018 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2018; Kế hoạch số 722/KH-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2019 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2019; Kế hoạch số 905/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2020; Kế hoạch số 477/KH-UBND ngày 03 tháng 02 năm 2021 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2021; Kế hoạch số 730/KH-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2022 của UBND tỉnh thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2021). Bên cạnh đó, Sở Tài nguyên và Môi trường cũng ban hành nhiều văn bản chỉ đạo điều hành về công tác này nhằm đưa hoạt động lưu trữ của ngành đi vào nền nếp (Kế hoạch số 1052/KH-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2018 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2018; Kế hoạch số 2492/KH-STNMT ngày 22 tháng 5 năm 2019 của Sở TN&MT về việc ban hành Kế hoạch thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2019; Kế hoạch số 1173/KH-STNMT ngày 23 tháng 3 năm 2020 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2020; Kế hoạch số 957/KH-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2021; Kế hoạch số 796/KH-STNMT ngày 18 tháng 3 năm 2022 của Sở TN&MT thu thập dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2022; Hướng dẫn số 955/HD-STNMT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Sở TN&MT về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm công nghệ thông tin lưu trữ).

Thực hiện nghiệp vụ văn thư

Về thể thức và kỹ thuật trình bày trong công tác soạn thảo văn bản hành chính cơ quan đã thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Quyết định số 1048/QĐ-STNMT ngày 30 tháng 8 năm 2017 của Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, kể từ ngày 05 tháng 3 năm 2020 thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 1835/QĐ-STNMT ngày 23 tháng 12 năm 2020 của Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và các quy định khác của pháp luật.

Tình hình quản lý văn bản đi, văn bản đến, phát hành qua môi trường điện tử, ký số; văn bản liên quan đến hồ sơ công việc chuyển bản chính đến bộ phận CCVCNLĐ giải quyết công việc được thực hiện đảm bảo đúng quy trình theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Kết quả đã thực hiện tiếp nhận gần 8.842 văn bản đến, phát hành 46.925 văn bản đi.

Việc quản lý văn bản mật được thực hiện theo các văn bản quy định của pháp luật như: Pháp Lệnh bảo vệ Bí mật nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ trưởng Bộ Công an và quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Sở. Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2020 được thực hiện theo Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước; Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật Bí mật nhà nước; Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

Tình hình quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện chặt chẽ theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu, cơ quan chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.

Công tác lập và giao nộp hồ sơ của CCVCNLĐ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo kế hoạch, quá trình giao nhận đều có biên bản bàn giao theo đúng quy định của pháp luật.

            Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Trong thời gian qua Sở Tài nguyên và Môi trường đã chủ động và kịp thời thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Kết quả đã chỉnh lý khoa học được 2.952,6 mét giá tài liệu (trên khoảng gần 4000 mét giá), hồ sơ được chỉnh lý có thời gian phát sinh từ 2020 trở về trước. Trong năm 2022 Sở tiếp tục tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ khoảng 72 mét giá tài liệu lưu trữ đất đai nhằm đảm bảo phục vụ kịp thời công tác quản lý nhà nước của ngành cũng như yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu. Các thủ tục, quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo đúng quy định pháp luật (Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23 tháng 10 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai; Thông tư số 33/2013/TT-BTNMT ngày 25 tháng 10 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc qui định định mức kinh tế kỹ thuật lưu trữ tài liệu đất đai; và Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT ngày 28 tháng 02 năm 2022 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định kỹ thuật và định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản, và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên môi trường,... ). 

Việc hủy tài liệu hết giá trị những năm trước đây được thực hiện đúng theo Điều 28 của Luật Lưu trữ và các văn bản quy định hiện hành. Tuy nhiên, giai đoạn từ năm 2018 đến nay Sở không có tài liệu hết giá trị mang đi tiêu hủy.

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được Sở Tài nguyên và Môi trường thực hiện đúng theo kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và đã bàn giao cho Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ vào ngày 25/8/2015 gồm có 4 Phông: Phông Chi cục Quản lý đất đai; Phông Sở Địa chính tỉnh Sông Bé; Phông Sở Địa chính tỉnh Bình Dương; Phông Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương, với 316 hồ sơ, tương đương 3,240 mét giá, thời gian hình thành hồ sơ từ 2007 trở về trước. Tuy nhiên, giai đoạn từ năm 2018 đến nay Sở chưa đến thời gian giao nộp theo kế hoạch của Sở Nội vụ.

Kho lưu trữ, bảo quản tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ được Sở quan tâm và thực hiện đúng theo quy định. Hiện nay kho lưu đang bảo quản gần 4.000 mét giá và hơn 40 ngàn tờ bản đồ các loại tỷ lệ. Trong đó phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Đất đai, Đo đạc và bản đồ, Môi trường, … rất có giá trị. Tuy nhiên kho lưu trữ của Sở đang được thuê tại khu dân cư Chánh Nghĩa với diện tích khoảng 1800 m2 và tại tầng P1 trung tâm hành chính (khoảng 267 m2). Với vị trí, vai trò và khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn cũng như tầm quan trọng của khối dữ liệu tài nguyên và môi trường, thời gian qua Sở đã tham mưu cấp có thẩm quyền đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư số 09/2017/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ, quy mô 09 tầng, diện tích khoảng 3000m2, tọa lạc tại Phường Hòa Phú, TP. Thủ Dầu Một, dự kiến hoàn thành vào năm 2023.

Công tác quản lý hồ sơ được Sở áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào giải quyết TTHC và tất cả các hoạt động của Sở. Công khai, minh bạch tất cả thủ tục hành chính trên Cổng thông tin điện tử của Sở để phục vụ việc tra cứu và cập nhật của các tổ chức và công dân. Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu, thực hiện tốt việc thống kê, kiểm tra, vệ sinh kho định kỳ;  trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu đồng thời đảm bảo tốt tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, trang bị đầy đủ giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ, máy đo nhiệt độ độ ẩm, bình phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, hút bụi…

Nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với công chúng để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội; Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát huy giá trị tài liệu bằng hình thức tuyên truyền trên Báo, Đài truyền hình cũng như việc công bố công khai trên Website của Sở. Trong thời gian qua Sở đã cung cấp thông tin với 8.350 hồ sơ; tổng số tài liệu được sao chụp là 42.899 trang; tổng số văn bản được cấp chứng thực lưu trữ là 27.127 văn bản.

          Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

          Về công tác văn thư

          100% CCVCNLĐ đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để trao đổi thông tin văn bản nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian rất nhiều so với làm thủ công như trước đây, đồng thời giúp công tác kiểm tra, giám sát công việc được thuận lợi. Sở đã tập trung đầu tư hạ tầng, công nghệ hiện đại, đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin đáp ứng yêu cầu vận hành ổn định, thông suốt cho hệ thống cơ sở dữ liệu của Sở. Hiện tại hệ thống mạng tại Sở đã được cài đặt và cấu hình với hai lớp tường lửa, đảm bảo an toàn hệ thống máy chủ, máy trạm, chống xâm nhập, tấn công trái phép từ bên ngoài, nhằm đảm bảo dữ liệu trên máy tính cá nhân. Ngoài ra, Sở tiếp tục đầu tư hệ thống máy chủ theo các tiêu chuẩn quốc tế đảm bảo vận hành hiệu quả cơ sở dữ liệu ngành có quy mô lớn và độ phức tạp cao.

Về công tác lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ đã được chỉnh lý khoa học, đảm bảo các công cụ tra cứu, quản lý trên phần mềm quản lý kho lưu trữ số, trong quá trình khai thác tìm kiếm cung cấp dữ liệu các công đoạn đều bằng trên máy ví tính.

Đã triển khai thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành từ năm 2014, được Sở thông tin Truyền thông thẩm định và nhận định là đơn vị tiên phong triển khai trên địa bàn tỉnh. Kết quả, đến nay Sở đã số hóa tài liệu lưu trữ được 2.394.662 trang, tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác,... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mền đảm bảo chính xác, kịp thời.

Từ cơ sở dữ liệu lưu trữ trên, hiện Sở đã cung cấp thông tin hồ sơ lưu trữ  trực tuyến mức độ 4, thuận tiện cho các tổ chức cá nhân, tiết kiệm được thời gian đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh covid-19 vừa qua.

Ngoài ra, Sở đã tin học hoá toàn diện các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của ngành giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm chi phí hoạt động gắn với quá trình cải cách hành chính để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của ngành. Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu được Sở chú trọng, quan tâm thực hiện, trong đó tập trung triển khai các cơ sở dữ liệu mang tính nền tảng, nhu cầu khai thác sử dụng lớn như: Cơ sở dữ liệu nền địa lý và cơ sở dữ liệu đất đai được chủ động triển khai xây dựng từ năm 2010, đưa Bình Dương là tỉnh đầu tiên hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai đồng bộ, tập trung, dữ liệu được cập nhật thường xuyên, liên tục cho tất cả 91/91 xã, phường, thị trấn, làm cơ sở hướng tới mục tiêu tích hợp và chia sẻ thông tin, dữ liệu với các cấp, các ngành trên các lĩnh vực của ngành cũng như các ngành khác như: tài chính, thuế,… góp phần triển khai hiệu quả Khung kiến trúc Chính quyền điện tử của tỉnh, thực hiện Đề án xây dựng thành phố thông minh. Đây là tiền đề để xây dựng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường toàn diện tiến tới kết nối, phân tích, xử lý, dự báo, cảnh báo và chia sẻ thông tin tự động trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường. Là tỉnh tiên phong trong xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quan trắc tự động (hỗ trợ giám sát đầu vào, đầu ra các loại nước, khí thải, nguồn thải), áp dụng công nghệ AI để tự động theo dõi, giám sát trực tuyến toàn thời gian và hệ thống lưu trữ mẫu vật phẩm chất thải thông minh.

Việc kết nối và chia sẻ cơ sở dữ liệu được triển khai theo lộ trình của địa phương và trung ương, đến nay, Sở đã thực hiện kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu đất đai và dữ liệu quan trắc tự động với hệ thống cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường quốc gia do Bộ Tài nguyên và Môi trường vận hành phục vụ công tác quản lý tài nguyên và bảo vệ môi trường, cung cấp dịch vụ công trực tuyến và chia sẻ thông tin với tổ chức, cá nhân.

Bên cạnh đó, còn chia sẻ công khai, minh bạch dữ liệu tài nguyên môi trường đến với cộng đồng thông qua Trang thông tin điện tử, Cổng IOC Bình Dương như: dữ liệu về đất đai, quy hoạch, giá đất, dữ liệu quan trắc các thành phần môi trường; thông tin về khí tượng - thủy văn; thông tin dữ liệu khai thác khoáng sản, thông tin về thời tiết… giúp các ngành chức năng, tổ chức, cá nhân dễ dàng tiếp cận thông tin liên quan lĩnh vực tài nguyên môi trường.

Bên cạnh những kết quả trên vẫn còn một số hạn chế như:

Các quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, và thiếu đồng bộ, thiếu thống nhất; tài liệu thuộc nguồn nộp lưu thu thập từ Phòng TNMT cấp huyện, Chi nhánh VPĐK, các Sở ngành có dữ liệu ngành TNMT số lượng giao nộp chưa nhiều; nhân sự thực hiện công tác lưu trữ vừa thiếu lại không được đào tạo chuyên ngành; cơ sở kho tàng chưa đáp ứng đối với kho lưu trữ chuyên ngành; ứng dụng CNTT triển khai chưa đồng bộ, gây khó khăn trong chia sẻ thông tin.

           Nguyên nhân hạn chế đó là do: Văn bản quy định về hoạt động lưu trữ tài liệu chuyên ngành chưa hoàn chỉnh, chồng chéo, một số nội dung áp dụng văn bản quy định của Bộ Nội vụ chưa thực sự phù hợp với tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường; hoạt động văn thư, lưu trữ chưa được Lãnh đạo đánh giá cao nên mốt số cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chưa ý thức được việc lập hồ sơ, giao nộp; các chính sách, phụ cấp độc hại còn thấp, chưa phù hợp với thực tế; công tác đào tạo của các trường đại học, cao đẳng,.. chưa chú trọng đào tạo cho đối tượng người làm lưu trữ tài liệu chuyên ngành, đồng thời chưa có  chương trình đào tạo riêng về lưu trữ tài liệu chuyên ngành nói chung và ngành tài nguyên và môi trường nói riêng; sự phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với cơ quan đi thu thập chưa hiệu quả.

Từ những hạn chế, nguyên nhân tồn tại tác giả đưa ra một số giải pháp sau:

Nhóm giải pháp về tuyên truyền, nâng cao nhận thức về tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường

Nâng cao nhận thức về tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường: Đối tượng là Lãnh đạo Sở Tài nguyên và Môi trường và Thủ trưởng các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường.

Tuyển dụng, đào tạo, bổ sung nhân sự và đổi mới hình thức tuyển dụng: Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học.

Nhóm giải pháp về cơ chế, chính sách

Cơ quan quản lý Nhà Nước cần hoàn thiện cơ chế chính sách và quy định, định mức về hoạt động tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường, chú trọng đến khâu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và chuyển đổi số; hoàn thiện quy định chế tài xử phạt

Cục Chuyển đổi số và Thông tin dữ liệu Tài nguyên và Môi trường ban hành các quy định về hoạt động tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường nhằm thống nhất về nghiệp vụ

Bộ Tài nguyên và Môi trường cần quy định tiêu chuẩn việc sử dụng mực in và chất liệu giấy in hình thành hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường. Vì giá trị tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cao.

Nhóm giải pháp về nghiệp vụ

          Đối với Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương

Tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ; Quy chế thu thập; quy định danh mục, thành phần hs, thời hạn bảo quản,..

Hàng năm, ban hành kế hoạch thu thập và có giải pháp để đẩy mạnh thu thập tài liệu điện tử và tài liệu ghi âm, ghi hình, DVD CD.

Tiếp tục áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quy trình ISO 9001:2015 vào hoạt động tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường đối với tất cả các khâu nghiệp vụ.

Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn về công tác tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường.

Thực hiện và hoàn thiện nghiệp vụ; giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp vào Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường.

Quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường, coi đây là tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm.

Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ và Văn phòng Sở

Xây dựng đề án vị trị việc cụ thể; đổi mới hình thức tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành. 

Đầu tư kinh phí, cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường.

Tăng cường kiểm tra, giám sát các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp vào kho lưu trữ tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường.

Phân công cán bộ phụ trách, hướng dẫn, phối hợp với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; đổi mới cách thức, phương thức lưu trữ truyền thống, định hướng các loại hình, thành phần tài liệu cần giao nộp.

Đầu tư kinh phí, cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin

Bổ sung kinh phí xây dựng cơ sở vật chất đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động lưu trữ tài liệu chuyên ngành; hoàn thiện kho lưu trữ chuyên dụng theo quy mô, tiêu chuẩn đã được phê duyệt. Đồng thời cần chú trọng thiết kế, quy chuẩn, tiêu chuẩn kho bảo quản tài liệu điện tử chuyên ngành.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, nâng cấp cơ sở hạ tầng; chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và xây dựng mô hình Trung tâm cơ sở dữ liệu của ngành.

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bình Dương hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản; tích hợp chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, kết nối, chia sẻ, tập trung vận hành Trung tâm dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Như vậy, thời gian qua trong bổi cảnh chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường đã đạt được những thành quả nhất định. Nổi bật hơn cả đó chính là 100% CCVCNLĐ đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để trao đổi thông tin văn bản nội bộ; 100% văn bản đi, văn bản đến, phát hành qua môi trường điện tử, ký số; đã số hóa tài liệu lưu trữ được 2.394.662 trang, tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác,... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mền đảm bảo chính xác, kịp thời. Qua đó, Sở đã cung cấp thông tin hồ sơ lưu trữ  trực tuyến mức độ 4, thuận tiện cho các tổ chức cá nhân, tiết kiệm được thời gian đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh covid-19 vừa qua.

Để công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ điện tử trong thời gian tới ngày một tốt hơn, Lãnh đạo Sở thường xuyên chỉ đạo Thủ trưởng các đơn vị tiếp tục quan tâm, quán triệt sâu sắc, đầy đủ tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trực tiếp thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ, xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm quan trọng, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tham mưu thực hiện nhằm đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại; phân loại chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn, nhằm tránh thất thoát tài liệu, bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia,… góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập quốc tế phát triển đất nước giàu mạnh./.

Một số hình ảnh kho tài liệu và phần mềm tra cứu hồ sơ lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường