Trong đó, nội dung công văn đã nêu rõ: 
Tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường có giá trị vô cùng quan trọng, phục vụ công tác khai thác, tra cứu trước mắt và lâu dài. Do đó, công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu có vị trí, vai trò hết sức quan trọng, nhằm bảo đảm công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu được an toàn đầy đủ, đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin dữ liệu tài nguyên và môi trường cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu. Thực hiện tốt công tác giao nộp sẽ góp phần giải quyết công việc cho các tổ chức, cá nhân được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, nâng cao năng suất và chất lượng hiệu quả công việc, giữ gìn bí mật Nhà nước. 
Trong những năm qua, với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường nhằm phục vụ các lợi ích chung, công tác giao nộp, quản lý hồ sơ, tài liệu của Sở Tài nguyên và Môi trường đã được Ban Giám đốc Sở quan tâm và đạt nhiều kết quả nhất định, từng bước đi vào nền nếp, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được khai thác, sử dụng mang lại hiệu quả kinh tế, xã hội, đối với lĩnh vực ngành quản lý. Tuy nhiên, vẫn còn một số phòng, đơn vị thuộc Sở đã buông lỏng công tác quản lý lưu trữ. Công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu thực hiện chưa đúng quy định: hồ sơ chưa được lập, hoàn thiện đầy đủ, thành phần hồ sơ còn lộn xộn, thời gian giao nộp chưa đúng quy định, gây ảnh hưởng đến việc bảo quản, quản lý, tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của ngành.
Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên nhằm đưa công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu, quản lý tài liệu lưu trữ đi vào nền nếp và quản lý khoa học theo đúng quy định của Nhà nước và pháp luật trong tình hình đổi mới, hội nhập Quốc tế hiện nay, Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị thuộc Sở khẩn trương triển khai nghiêm túc một số công việc sau:
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về hoạt động lưu trữ, đặc biệt về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu, nhằm giúp cán bộ, công chức, viên chức và người lao động nhận thức đầy đủ vai trò và tầm quan trọng của công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu để thực hiện đúng theo quy định pháp luật của Nhà nước. 
- Quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương, coi đây là tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm. 
- Công tác lập hồ sơ công việc, thời hạn giao nộp, thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, phải hoàn chỉnh hồ sơ trước khi giao nộp vào Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải giao nộp cả bản giấy và bản số, điện tử (nếu có) đi kèm theo bản hồ sơ, tài liệu giấy. Biên bản phải thể hiện rõ loại hình tài liệu lưu trữ khi giao - nhận. 
 Ngoài ra, để hoạt động lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường ngày càng đi vào nền nếp và hiệu quả, Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường đã chỉ đạo Trung tâm Công nghệ Thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương cụ thể như sau:
- Tham mưu rà soát, điều chỉnh ban hành các văn bản pháp luật nhằm cụ thể hoá các chính sách, thủ tục áp dụng tại địa phương liên quan đến công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu: Ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu; bảng thời hạn bảo quản hồ sở, tài liệu. 
    - Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, bố trí kho lưu trữ và trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, chú ý đến công tác phòng chống cháy, nổ và phòng chống lụt, mưa, bão, nấm, mốc, …
- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu. Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong toàn Sở và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện về Lãnh đạo Sở theo quy định.
- Không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu chưa hoàn chỉnh về nghiệp vụ; đồng thời có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các đơn vị. Tiến hành chỉnh lý dứt điểm hồ sơ tài liệu còn tồn đọng tại các đơn vị.
- Thực hiện giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử đúng thời hạn quy định của pháp luật.
- Tổ chức đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý, số hóa tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học, hiện đại đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển kinh tế hiện nay.
Với nội dung văn bản chấn chỉnh công tác giao nộp, hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường này, chắc chắn trong thời gian tới hoạt động lưu trữ nói chung và công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu nói riêng của Sở Tài nguyên và Môi trường sẽ dần đi vào nền nếp và đạt hiệu quả. (đính kèm chi tiết Công văn số 694/STNMT-TTCNTTLT).

Kho lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường