Việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những cơ sở giúp các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (CBCCVCNLĐ) lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản có thời hạn cụ thể hay vĩnh viễn trong công tác lưu trữ; tránh được cách nhìn phiến diện, chủ quan định kiến, đảm bảo tính thống nhất trong việc lựa chọn tài liệu, làm tăng hiệu suất của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, làm gọn nhẹ kho tàng, phương tiện bảo quản,… Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là phương tiện để tiêu chuẩn hóa thời hạn bảo quản tài liệu, cụ thể hóa một khâu quan trọng nhất, khó nhất trong công tác xác định giá trị tài liệu, làm cho việc tiến hành công tác này được dễ dàng, nâng cao hiệu quả lựa chọn những tài liệu có giá trị, tránh việc loại huỷ nhầm tài liệu và bỏ sót những tài liệu có giá trị. 
Trên cơ sở quy định của pháp luật, Sở Tài nguyên và Môi trường đã quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, Quyết định này quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Sở Tài nguyên và Môi trường được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường và áp dụng đối với Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương và các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương.
Đồng thời, Quyết định đã nêu rõ: Căn cứ vào Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Quyết định này, các Phòng, đơn vị (gọi chung là đơn vị) thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Tại Điều 3 quy định hồ sơ, tài liệu cần bảo quản:
- Hồ sơ, tài liệu cần bảo quản là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
- Đối với những hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử trước năm 1975 để lại như địa bộ, địa bạ…không thực hiện theo quy định tại khoản 1 của Điều này.
- Hồ sơ, tài liệu phải được phân loại, sắp xếp, bảo quản theo quy định. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực nào thì được bảo quản theo thời hạn ở lĩnh vực đó.
Nội dung Điều 4 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu:
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ hồ sơ, tài liệu kể từ ngày công việc kết thúc, nhiệm kỳ kết thúc hoặc kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động về tài nguyên và môi trường của các đơn vị được quy định gồm hai mức chính như sau:
+ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn là khoảng thời gian tồn tại của hồ sơ, tài liệu đến khi hồ sơ, tài liệu tự hủy hoại và không thể phục chế.
+ Thời hạn bảo quản có thời hạn là khoảng thời gian tồn tại của hồ sơ, tài liệu được xác định theo quy định.
Trong đó, Điều 5 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu:
- Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản (theo phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này). 
- Hồ sơ, tài liệu thống kê trong quy định này không sắp xếp theo đơn vị mà theo nhóm vấn đề, theo từng lĩnh vực, mặt hoạt động gồm các nhóm như sau:
+ Nhóm hồ sơ, tài liệu chung là tài liệu phổ biến chung phản ánh hoạt động chung nhất của các đơn vị gồm: Tài liệu tổng hợp; Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; Tài liệu tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động;  Tài liệu lao động, tiền lương; Tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán; Tài liệu đầu tư, xây dựng; Tài liệu khoa học và công nghệ; Tài liệu hợp tác quốc tế; Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực; Tài liệu thi đua, khen thưởng; Tài liệu pháp chế; Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; Tài liệu tổ chức chính trị, chính trị-xã hội.
+ Nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành là tài liệu về các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ hình thành tại các đơn vị trên địa bàn tỉnh Bình Dương. 
Đối với Văn phòng Sở, tài liệu chuyên môn cũng là tài liệu thuộc nhóm tài liệu hình thành phổ biến chung.
Tài liệu về chuyên môn tài nguyên và môi trường không chia theo từng đơn vị mà được thống kê chia theo lĩnh vực hoạt động, hoặc mảng công việc gồm: Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đất đai; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài nguyên nước; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực địa chất và khoáng sản; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực môi trường; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực khí tượng thuỷ văn và biến đổ khí hậu; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đo đạc bản đồ; Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực viễn thám; Hồ sơ tài liệu quý, hiếm; Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực tài nguyên và môi trường.
Tại Điều 6 quy định Sử dụng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường:
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương quy định tại khoản 1 Điều 5 của Quyết định này. 
- Đơn vị căn cứ vào quy định ban hành kèm theo Quyết định này để phân loại hồ sơ, tài liệu theo danh mục hồ sơ, tài liệu và áp dụng thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu theo quy định. 
- Trong trường hợp có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thì đơn vị vận dụng thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu tương đương, đồng thời lập danh sách báo cáo Sở Tài nguyên và Môi trường, thông qua Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường để xem xét điều chỉnh bổ sung.
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
Ngoài ra, Quyết định còn quy định về khen thưởng, xử lý vi phạm cụ thể như sau: Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Quy định này sẽ được khen thưởng. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm thì tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, Giám đốc Sở đã chỉ đạo Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định ban hành kèm theo Quyết định này và định kỳ kiểm tra công tác xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị báo cáo Giám đốc Sở theo quy định (đính kèm chi tiết Quyết định số 202/QĐ-STNMT).

Kho lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường