4. Đầu tư kinh phí, cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin

Thứ nhất, bổ sung kinh phí xây dựng cơ sở vật chất đầu tư trang thiết bị phục vụ thu thập tài liệu lưu trữ chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương

Hiện nay, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động lưu trữ nói chung và thu thập tài liệu nói riêng tại Lưu trữ Sở TN&MT chưa đảm bảo. Kho Lưu trữ Sở TN&MT đang được thuê tạm nhà ở dận dụng của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Công nghiệp CTCP (Becamex IDC Corp), khí hậu nước ta là nhiệt đới, ẩm, gió mùa, vì vậy tài liệu dễ bị nấm mốc, mối mọt, côn trùng cắn rách hư hỏng hồ sơ, tài liệu.

Do hạn chế về diện tích kho bảo quản tài liệu lưu trữ, phòng kho bảo quản diện tích nhỏ vì thiết kế nhà ở dân dụng, với khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT, mùi kho và chất liệu giấy, không có máy điều hòa nhiệt độ, phòng kho được sử dung chung với phòng làm việc chuyên môn, hệ thống phòng cháy chữa cháy chưa thực hiện nghiêm và đầy đủ dễ gây cháy nổ. Vì vậy, cơ sở vật chất là điều kiện rất quan trọng và cần thiết để thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu được lâu dài đặc biệt là đối với Lưu trữ Sở TN&MT.

Bổ sung kinh phí phục vụ hoạt động thu thập, đây là việc làm thiết yếu, thường xuyền để tăng cường thu thập hồ sơ, tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT được đầy đủ, đảm bảo chất lượng, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; bổ sung kinh phí cho việc chỉnh lý khoa học TLLT tồn đọng, tích đống,... nhằm phát huy giá trị của TLLT phục vụ khai thác, cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Đầu tư kinh phí trang thiết bị như giá kệ, hộp, bìa hồ sơ,... cần bổ sung kinh phí bảo quản tài liệu lưu trữ hàng năm, thường xuyên kiểm tra thay đổi các trang thiết bị hết hạn sử dụng, để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra, ví dụ hệ thống đường dây điện bị hở, dễ gây hỏa hoạn, cần tăng cường kinh phí bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy, kinh phí phòng chống côn trùng, kinh phí chi tiền điện cho hệ thống điều hòa nhiệt độ,…

Đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng Theo Thông tư số 09/2007/TT- BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu. Xây dựng kho lưu trữ Sở TN&MT cần có chiến lược đầu tư về kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và trang bị các thiết bị hiện đại cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu nhằm tăng tuổi thọ cho TLLT. Đồng thời cần chú trọng thiết kế, quy chuẩn, tiêu chuẩn kho bảo quản tài liệu điện tử. Trong tương lai, với sự phát triển như vũ bão của CNTT, hồ sơ, TLLT điện tử sẽ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu không xây dựng chiến lược dài hạn ngay từ bây giờ thì kho lưu trữ Sở TN&MT sẽ gặp khó khăn trong hoạt động thu thập, bảo quản tài liệu điện tử.

Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động thu thập và khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ

Nhu cầu phục vụ thông tin từ TLLT cho hoạt động quản lý Nhà nước và xã hội ngày càng cao, vì thế hoạt động thu thập TLLT và quản lý TLLT đã thu thập cần được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng. CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đem lại hiệu quả cao. Việc ứng dụng CNTT là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của thu thập từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và tự động lưu bảo quản, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Lưu trữ Sở TN&MT tham mưu cấp có thẩm quyền đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng CNTT:

Trang bị đầy đủ máy tính phục vụ quản lý danh mục hồ sơ, tài liệu chuẩn bị thu thập và sơ sở dữ liệu, lưu trữ thông tin TLLT đã thu thập, tiếp tục đẩy mạnh công tác số hóa TLLT trước đây tích hợp vào phần mềm khai thác tài liệu nhằm giúp cho công tác tra cứu được nhanh chóng, chính xác và hiệu hiệu quả. Hệ thống máy tính được kết nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin, tín hiệu khi nhận.

Nâng cấp cơ sở hạ tầng; chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và xây dựng Trung tâm cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin. Ngành TN&MT là ngành quản lý “không gian phát triển” của địa phương, gồm trên không; trên mặt đất; nước trên bề mặt; khoáng sản; nước ngầm dưới lòng đất. Xây dựng hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu lớn toàn diện về tài nguyên và môi trường sẽ phục vụ tốt cho công tác quản lý của ngành và khi có cơ chế để các tổ chức, cá nhân có thể khai thác, tiếp cận, sử dụng và tham gia đóng góp một cách rộng rãi trên cơ sở công nghệ, khả năng kết nối, phân tích, xử lý, chia sẻ của cách mạng công nghệ 4.0 là nhiệm vụ trọng tâm của ngành trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả quản lý của ngành tài nguyên và môi trường.

Việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực TN&MT cần có nhiều điều kiện, trước hết là cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin cần được xây dựng đồng bộ, hiện đại, hoạt động thông suốt, đảm bảo các điều kiện an toàn, bảo mật thông tin về mặt vật lý nhằm phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo và cung cấp dịch vụ cho người dân được nhanh chóng và thuận tiện. 

Việc đầu tư nâng cấp, bổ sung hạ tầng CNTT; chuẩn hóa, đồng bộ cơ sở dữ liệu tích hợp vào Trung tâm cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin cho ngành là hạng mục thiết yếu làm nền tảng để triển khai kiến trúc tổng thể hệ thống công nghệ thông tin cho toàn tỉnh, hướng đến mục tiêu thực hiện thành phố thông minh của tỉnh.

Phối hợp với Sở Thông tin và truyền thông hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản nhằm đảm bảo các tính năng về việc ký số, các bước, quy trình, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào đối với TLLT điện tử theo quy định của pháp luật để khi hệ thống máy chủ tập trung vận hành Trung tâm dữ liệu TN&MT được hình thành thì việc giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử sẽ được sao lưu dữ liệu trực tuyến, tự động hóa tích hợp vào Trung tâm dữ liệu TN&MT nhằm đảm bảo phục vụ công tác cung cấp thông tin, chia sẻ dữ liệu cho cơ quan quản lý Nhà nước và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu được nhanh chóng và hiệu quả.

Đây là giải pháp mang tính đột phá, việc đầu tư cơ sở hạ tầng và ứng dụng CNTT trong cơ quan quản lý Nhà nước hiện nay là nhu cầu tất yếu, đồng thời khẳng định vai trò nòng cốt của tài liệu lưu trữ điện tử trong việc khai thác, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu quản lý Nhà nước và của công dân.

Như vậy, Lưu trữ Sở TN&MT do Trung tâm CNTTLTTN&MT thuộc Sở TN&MT tỉnh Bình Dương quản lý với nhiều loại hồ sơ, tài liệu chuyên ngành quý, hiếm có giá trị trên nhiều lĩnh vực TN&MT được các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước quan tâm, tìm hiểu, nghiên cứu. Do vậy việc nghiên cứu, tìm hiểu về thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT, cũng như các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu là vấn đề rất quan trọng và cấp thiết, để có thể bảo quản an toàn và phát huy giá trị TLLT nói chung, TLLT ngành TN&MT nói riêng trong công cuộc xây dựng phát triển chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.

Hoạt động thu thập là một trong những nghiệp vụ quan trọng của hoạt động lưu trữ. Đây là khâu nghiệp vụ đầu tiên có tính quyết định tới các nghiệp vụ lưu trữ khác. Việc thu thập TLLT, bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị TLLT là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Những tài liệu thu thập được từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu sẽ được bổ sung thường xuyên, bảo đảm thông tin cung cấp khai thác sử dụng TLLT cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Các giải pháp có mối quan hệ mật thiết, tác động lẫn nhau do vậy cần được thực hiện đồng bộ, quyết liệt để nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT. Đây là những giải pháp mà theo tác giả là cơ bản, lâu dài và hữu hiệu. Bên cạnh đó luận văn cũng đã chú ý nhấn mạnh đến yếu tố con người và cho đó là nhân tố hàng đầu quyết định chất lượng của thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT. Tất cả những biện pháp này góp phần đưa hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT nói riêng cũng như hoạt động thu thập của tỉnh Bình Dương nói chung phát triển theo kịp xu hướng hoạt động thu thập cả nước và thế giới trong tình hình hiện nay và mai sau.

ĐVH