Tuy nhiên, nhiều tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chưa tiến hành giao nộp, thành phần tài liệu giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu giao nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Ngoài ra, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc tại các cơ quan, đơn vị nên khối lượng tài liệu lưu trữ (TLLT) điện tử đang được hình thành nhanh, nhưng thực tế Lưu trữ Sở TN&MT chưa có một phương pháp hữu hiệu để thu thập và quản lý hiệu quả khối TLLT điện tử. Từ đó, TLLT bị thất lạc, mất mát, hư hỏng dẫn đến việc khai thác, sử dụng tài liệu không đạt hiệu quả. Trước thực trạng đó, tác giả đề xuất các giải pháp cần thiết để làm tốt, hiệu quả hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương đạt hiệu quả hơn trong thời gian tới.

1. Giải pháp về tổ chức, tuyên truyền nâng cao nhận thức về thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường

Thứ nhất, nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ và thu thập tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường

Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (CBCCVCNLĐ) các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu thông qua công tác tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về thu thập hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường (TN&MT) để thấy được tầm quan trọng và giá trị của TLLT ngành TN&MT, là tài sản của dân tộc, là trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải giao, nộp, bảo quản khối tài liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật.

Nhận thức đúng sẽ có hành động đúng, nhận thức không đúng dẫn đến các hành động lệnh lạc. Trong hoạt động lưu trữ nếu nhận thức không đúng sẽ coi thường TLLT, do đó người Lãnh đạo cần có nhận thức đúng để chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc thu thập TLLT.

Mục đích của việc tuyên truyền nâng cao nhận thức làm cho Lãnh đạo, CBCCVCNLĐ nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT để từ đó hình thành thói quen, và có những hành động giao nộp TLLT theo kế hoạch.

Các hình thức tuyên truyền như tổ chức hội nghị phổ biến các văn bản của các cấp có thẩm quyền, tuyên tuyền qua kênh thông tin đại chúng, Báo, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh Bình Dương, ngày pháp luật,… giới thiệu chung các nội dung, các văn bản quy phạm pháp luật, giải đáp thắc mắc về nội dung các văn bản qua Trang thông tin điện tử... góp phần chuyển tải nội dung mới quy định về thu thập. Nhờ công tác này mà không chỉ CBCCVCNLĐ thực hiện hoạt động thu thập có thể nắm rõ tầm quan trọng của TLLT trữ mà các cấp Lãnh đạo cơ quan cũng hiểu rõ hơn về hoạt động thu thập, thấy rõ được tầm quan trọng và giá trị của TLLT chuyên ngành TN&MT.

Thứ hai, tuyển dụng, đào tạo và phân công nhân sự chuyên trách thực hiện hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường tình Bình Dương

Cần chú ý đến công tác sắp xếp điều động, thuyên chuyển, chế độ đãi ngộ, để cán bộ hăng say, cống hiến hết mình cho công việc. Bổ sung nhân sự phục vụ thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT là cần thiết, vì hiện tại số lượng nhân sự thực hiện thu thập tại Lưu trữ Sở TN&MT chưa đáp ứng công việc thực tế. Khi tuyển dụng nhân sự phải công khai, tránh tình trạng thân quen để đưa nhận sự không có trình độ vào đảm nhận các công việc, nhân sự này không hoàn thành được yêu cầu nhiệm vụ dẫn đến hiệu quả, chất lượng công việc không cao. Nếu tiến hành tuyển dụng công khai sẽ thu hút được người tài thật sự, có trình độ chuyên ngành, hiểu về chuyên môn, đam mê với công việc, thực hiện công viêc đạt kết quả cao.

Tại Lưu trữ Sở TN&MT nhân sự có trình độ chuyên ngành lưu trữ với tỷ lệ thấp, nhân sự có chuyên môn về chuyên ngành TN&MT không cao. Hiện tại, nhân sự làm hoạt động lưu trữ tại Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường (CNTTLTTN&MT) nói chung và nhân sự tham gia trực tiếp hoạt động thu thập nói riêng chủ yếu là trình độ chuyên ngành khác xuất phát điểm ban đầu có trình độ cao đẳng, trung cấp thậm trí lao động phổ thông được tuyển dụng để thực hiện hoạt động này, cơ quan phải mất kinh phí và thời gian để đào tại lại. Hơn nữa, việc thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT đòi hỏi nhân sự phải có kiến thức chuyên môn về TN&MT. Vì vậy cần chú ý đến công tác tuyển dụng nhân sự thu thập có trình độ chuyên ngành về lưu trữ và trình độ chuyên ngành về đo đạc bản đồ, đất đai,… sắp xếp bố trí nhân sự nhằm phát huy hiệu quả công việc.

Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học cho nhân sự tham gia vào hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ chuyên ngành: Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn thường xuyên và tăng số lượng nhân sự tham dự để nâng cao trình độ cho người làm công tác chuyên môn về lưu trữ nói chung và chuyên môn về thu thập TLLT nói riêng là điều cần thiết. Lãnh đạo Sở TN&MT và Trung tâm CNTTLTTN&MT cần có sự quan tâm và chỉ đạo kịp thời, bởi nó là biện pháp hữu hiệu nhất giúp nhân sự thực hiện thu thập hiểu rõ hơn công việc của mình phải làm trong thực tế, từ đó thực hiện nghiệp vụ một cách thống nhất và hiệu quả. Trung tâm CNTTLTTN&MT cần tham mưu Sở TN&MT tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn ưu tiên đến CBCCVCNLĐ thực hiện hoạt động thu thập.

Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về thu thập là nội dung quan trọng mà Trung tâm CNTTLTTN&MT cần quan tâm. Chủ động xây dựng các kế hoạch chi tiết về các đợt tập huấn; kế hoạch tập huấn từng nội dung cụ thể và có trọng tâm, chọn những nội dung thực tế, cần thiết; chuyên đề về các buổi tập huấn phải có tính mới, đáp ứng được thực tế công việc như các chuyên đề về tổ chức và quản lý tài liệu điện tử, quy định mới bắt buộc phải thực hiện, như vậy tính hiệu quả từ các đợt tập huấn sẽ được nâng cao.

Đối tượng cho các lớp tập huấn chuyên sâu về thu thập là nhân sự của Trung tâm CNTTLTTN&MT, nhân sự phụ trách thu thập của Phòng TN&MT cấp huyện, công chức làm công tác địa chính cấp xã, nhân sự phụ trách giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tại các Sở, ngành trên địa bàn tỉnh. Đối với các lớp bồi dưỡng, tập huấn có nội dung tổng quan về hoạt động lưu trữ thì đối tượng tham gia là Lãnh đạo, CBCCVCNLĐ thuộc và trực thuộc Sở TN&MT, đây là đối tượng hàng ngày tiếp xúc với công việc hình thành hồ sơ, tài liệu, là nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Sở TN&MT.

Bên cạnh đó, Trung tâm CNTTLTTN&MT chủ động tham mưu Sở TN&MT phối hợp các cơ sở đào tạo như Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ mở riêng các lớp đào tạo chuyên sâu về hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương cho những đối tượng thực hiện hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu từ cấp tỉnh, huyện, xã. Các đối tượng tham dự khi bảo vệ đề tài, luận văn, luận án phải có Lãnh đạo đơn vị và phụ trách chuyên ngành góp ý nhằm tăng giá trị khoa học và thực tế.

Do nhu cầu, việc ứng dụng CNTT trên tất cả các lĩnh vực, hình thành loại tài liệu đặc biệt đó là TLLT điện tử, vì vậy, nhân sự thực hiện thu thập cần được đào tạo, nâng cao kỹ năng tin học hóa và sử dụng thành thạo các ứng dụng CNTT vào trong công tác, từ việc thu thập, lưu trữ thông tin, số hóa TLLT, bảo mật tài liệu, việc ứng dụng các phần mềm để lưu trữ dữ liệu, yêu cầu CBCCVCNLĐ của Trung tâm CNTTLTTN&TM không ngừng nâng cao trình độ tin học.

Cùng với việc đào tạo nâng cao trình độ tin học, ứng dụng CNTT, cần tạo điều kiện để nhân sự nâng cao trình độ ngoại ngữ, bởi vì có nhiều tài liệu chuyên ngành TN&MT viết bằng tiếng nước ngoài, đây là điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, lưu trữ tài liệu tiếng nước ngoài và hướng dẫn người nước ngoài có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Có chính sách đãi ngộ cho người làm thu thập tài liệu lưu trữ: Thu thập TLLT là một công việc tiếp xúc nhiều với bụi bẩn, độc hại, hiện nay chính sách ưu đãi đối với nhân sự làm hoạt động này chưa phù hợp, chưa tạo được động lực để gắn bó với nghề. Vì vậy, cần có chế độ đãi ngộ, nghỉ ngơi tương xứng để tạo nên sự yên tâm, vững tin để nhân sự cống hiến cho công việc, với các chính sách như quy định chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người làm việc độc hại nguy hiểm. Thu thập tài liệu là công việc thầm lặng, cống hiến cho xã hội do đó thu nhập cần đủ và ổn định để nhân sự an tâm công tác.

Hạn chế thay đổi nhân sự làm hoạt động lưu trữ nói chung, hoạt động thu thập nói riêng, đây là vị trí công việc cần trình độ, năng lực và kinh nghiệm, có những phẩm chất đạo đức, tính chăm chỉ, tỉ mỉ, vì thế chỉ cần có sự thay đổi nhân sự, thì việc làm quen với công việc sẽ mất thời gian, kéo theo tài liệu chất đống không kịp thực hiện các khâu nghiệp vụ và nhiều hệ lụy khác.

Tác giả cho rằng, đây là biện pháp quan trọng, bởi vì dù các giải pháp có khoa học nhưng sắp xếp, sử dụng nhân sự không phù hợp với công việc sẽ gây sự trì trệ trong quá trình thực hiện. Do đó, việc bố trí nhân sự làm việc cần được quan tâm nghiên cứu và sắp xếp hợp lý.

2. Hoàn thiện cơ chế chính sách

Trong những năm qua, các cơ quan quản lý Nhà nước đã quan tâm đến hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành, được thể hiện bằng hàng loạt các văn bản quy định về thu thập TLLT. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện có sự thiếu thống nhất, hay thay đổi, chồng chéo, cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ chưa hướng dẫn cụ thể, làm cho hoạt động thu thập không đạt được những yêu cầu, điều này gây khó khăn cho cơ quan lưu trữ trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về thu thập.

Để hạn chế tình trạng trên, các cấp có thẩm quyền ở địa phương phải xác định được nguyên nhân qua đó khắc phục những hạn chế, tồn tại, nhằm nâng cao hiệu quả thu thập TLLT của các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Sở TN&MT, góp phần bảo quản an toàn khối TLLT chuyên ngành TN&MT cũng như tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng cung cấp thông tin sau này.

Cần chú trọng đến khâu nghiên cứu nhu cầu của xã hội đối với tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử để ban hành văn bản đúng, đủ thành phần, có tính chất hướng dẫn cụ thể, đảm bảo đáp ứng nhu cầu và thực sự phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương.

Ngày nay với sự bùng nổ của CNTT thông tin với tiến trình toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng thì nhu cầu xã hội tiếp cận thông tin nhanh chóng, có tính xác thực, kể cả thông tin quá khứ ngày càng cao. Thông tin cần được xem như là một hàng hóa đặc biệt, vì vậy, việc tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thông tin đa dạng của độc giả trong và ngoài nước để từ đó thu thập, bổ sung được những tài liệu có giá trị nhiều mặt là điều cấp bách và rất cần thiết.

Cơ quan có thẩm quyền cần ban hành văn bản quy định về hoạt động lưu trữ nói chung, hoạt động thu thập nói riêng, đồng thời có những văn bản hướng dẫn cụ thể quy trình việc giao nộp hồ sơ tài liệu. Vì các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu ngoài Sở TN&MT đa số còn lúng túng, vì trước đây các cơ quan, tổ chức chỉ nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, nên khi thực thi quy định nộp lưu tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT các cơ quan bị động cả về các khâu nghiệp vụ lưu trữ đến kinh phí thực hiện giao nộp, vì thế cần có hướng dẫn quy trình thực hiện cụ thể, để các cơ quan, tổ chức chủ động thực thi giao nộp tài liệu thuận lợi hơn.

Ban hành văn bản chế tài nhằm thúc đẩy thực hiện hoạt động lưu trữ, đặc biệt là hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Sở TN&MT. Các cơ quan tổ chức còn xem nhẹ hoạt động lưu trữ, nên việc triển khai tổ chức thực hiện hoạt động này nói chung và hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng còn chậm, làm cho việc hoạt động lưu trữ tài liệu bị đình trệ cho nên cơ quan có thẩm quyền cần ban hành các văn bản quy định các hình thức chế tài, có biện pháp cưỡng chế thực hiện nhiệm vụ lưu trữ đối với các cơ quan đơn vị trong việc giao nộp tài liệu, nhằm góp phần thúc đẩy hoàn thiện công tác lưu trữ chung của tỉnh cũng như của cả nước.

Quy hoạch mạng lưới các đơn vị sự nghiệp công của ngành; danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước; định mức kinh tế - kỹ thuật áp dụng trong các lĩnh vực dịch vụ sự nghiệp công theo quy định tại Khoản 6 Điều 22 của Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính Phủ về quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập. Nhằm đảm bảo các điều kiện tạo nguồn thu cho các đơn vị sự nghiệp theo quy định tại Nghị định 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế nhằm giúp cho cơ quan Lưu trữ đặc biệt là CBCCVCNLĐ hiểu rõ hơn về mạng lưới các đơn vị sự nghiệp công của ngành tại địa phương.

Đây là giải pháp mang tính bản lề, then chốt để các cơ quan, tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan có thẩm quyền trong việc quy định các quy chế, quy trình,… về hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong thời gian tới tới. (còn nữa)...

Một số hình ảnh hoạt động lưu trữ tại Sở Tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương

Tài liệu trước khi chỉnh lý

Tài liệu sau khi chỉnh lý

Hồ sơ, tài liệu sau khi thu thập được sắp xếp, chỉnh lý khoa học và tích hợp vào phần mềm kho quản lý khai thác

Nguồn: ĐVH