Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 1048/QĐ-STNMT ngày 30/8/2017 của Sở Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) về quy chế công tác văn thư lưu trữ, việc lập danh mục hồ sơ đầu năm là danh mục dự kiến ban đầu, do đó hồ sơ có thể được hình thành, hoặc không hình thành. Vì vậy, để đảm bảo công quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ của Sở TN&MT tỉnh Bình Dương để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài; đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.

Trên cơ sở đó, ngày 25 tháng 01 năm 2021, Sở TN&MT đã ban hành Văn bản số 359/STNMT-TTCNTTLT về việc lập Mục lục hồ sơ năm 2020. Đồng thời, ngày 19 tháng 3 năm 2021 Sở TN&MT ban hành Văn bản số 359/STNMT-TTCNTTLT  về việc tiếp tục lập Mục lục hồ sơ năm 2020, trong đó Giám đốc Sở yêu cầu các đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ năm 2020 đã được đơn vị ban hành và hồ sơ phát sinh thực tế để lập Mục lục hồ sơ năm 2020, cụ thể như sau:

- Đối với các phòng thuộc khối Văn phòng Sở

Chịu trách nhiệm lập Mục lục hồ sơ năm 2020 của từng phòng sau đó gửi về Văn phòng Sở để tổng hợp tham mưu trình Lãnh đạo Sở ban hành Mục lục hồ sơ năm 2020 thuộc khối Văn phòng Sở, trước ngày 29/04/2021.

- Đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc Sở

Chịu trách nhiệm lập Mục lục hồ sơ năm 2021 của đơn vị, tổ chức mình trước ngày 29/4/2021.

 (Theo mẫu Mục lục hồ sơ được ban hành tại Văn bản số 359/STNMT-TTCNTTLT ngày 25/01/2021 về việc lập Mục lục hồ sơ năm 2020 của Sở Tài nguyên và Môi trường) cụ thể như sau:

- Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường

Có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc lập Mục lục hồ sơ năm 2020 tại các phòng và đơn vị thuộc Sở, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở theo quy định.

Việc ban hành Mục lục hồ sơ vào cuối năm, đó là danh mục hồ sơ chính thức thể hiện tổng số danh mục, hồ sơ, tài liệu, người lập trong năm được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm giúp cơ quan lưu trữ theo dõi, kiểm soát hồ sơ phục vụ hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử sau này./.

TTCN-ĐVH