Trên cơ sở đó, ngày 25 tháng 01 năm 2021, Sở tài nguyên và Môi trường đã ban hành Văn bản số 360/STNMT-TTCNTTLT về việc lập Danh mục hồ sơ năm 2021. Đồng thời, ngày 19 tháng 3 năm 2021 Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành Văn bản số 958 về việc tiếp tục lập Danh mục hồ sơ năm 2021, trong đó Giám đốc Sở yêu cầu:

1. Đối với các đơn vị chưa ban hành Danh mục hồ sơ năm 2021

Đối với các phòng thuộc khối Văn phòng Sở: Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ của từng phòng sau đó gửi về Văn phòng Sở tổng hợp tham mưu trình Lãnh đạo Sở ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2021.

Đối với các đơn vị còn lại: Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ năm 2021 của đơn vị mình.

Theo mẫu Danh mục hồ sơ cụ thể như sau:

Bản Danh mục hồ sơ này có…….(a) hồ sơ, bao gồm:

…………………………(b) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

………………………..(c) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

 Mẫu Danh mục hồ sơ năm 2021 đã được ban hành hướng dẫn tại văn bản số 360/STNMT-TTCNTTLT ngày 25/01/2021 của Sở Tài nguyên và Môi trường về việc lập Danh mục hồ sơ năm 2021).

Thời gian hoàn thành: Trước ngày 31/3/2021.

Sau khi ban hành, các đơn vị gửi 01 bản về Trung tâm trước ngày 31/3/2021 để Trung tâm tổng hợp báo cáo kết quả cho Giám đốc Sở theo quy định; đồng thời làm căn cứ theo dõi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành hàng năm của các phòng, đơn vị trực thuộc Sở.

2. Đối với các đơn vị đã ban hành Danh mục hồ sơ

Tiến hành phân loại, lập hồ sơ theo Danh mục đã được ban hành; thu thập các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ.Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh hồ sơ ngoài Danh mục, đề nghị các đơn vị bổ sung, lập mới hoặc sửa đổi cho phù hợp. Đến thời hạn nộp lưu có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định của pháp luật.

3. Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường.

Có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc lập Danh mục hồ sơ năm 2021 tại các phòng và đơn vị thuộc Sở, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở theo quy định.

Việc lập Danh mục hồ sơ ngay từ đầu năm là nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, đơn vị, là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối với việc lập hồ sơ. Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng thời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn của quy định của pháp luật./.

TTCN-ĐVH