Để quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. Góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài.

Trên cơ sở đó, ngày 02 tháng 01 năm 2024, Giám đốc Sở tài nguyên và Môi trường đã ban hành Công văn số 10/STNMT-TTCNTTLT về việc lập Danh mục hồ sơ năm 2024. Trong đó, có các nội dung cụ thể như sau:

1. Đối với các phòng thuộc khối Văn phòng Sở

Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ của từng phòng sau đó gửi về Văn phòng Sở tổng hợp tham mưu trình Lãnh đạo Sở ban hành Danh mục hồ sơ của Sở Tài nguyên và Môi trường năm 2024 trước ngày 24/01/2023.

2. Đối với các đơn vị trực thuộc Sở

Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ của đơn vị mình, trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành trước ngày 24/01/2024.

Sau khi ban hành, các đơn vị gửi 01 bản về Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường trước ngày 02/02/2024 để tổng hợp báo cáo kết quả cho Giám đốc Sở theo quy định; đồng thời làm căn cứ theo dõi việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành hàng năm của các phòng, đơn vị trực thuộc Sở. Đồng thời, Công văn còn nhấn mạnh “hồ sơ truyền thống và hồ sơ điện tử được lập song song với nhau” (đính kèm chi tiết Công văn).

3. Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường

Có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc lập Danh mục hồ sơ năm 2024 tại các phòng và đơn vị thuộc Sở, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở theo quy định, mẫu Danh mục hồ sơ cụ thể như sau: