Thông tư này quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy bao gồm quy trình; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng phục vụ chỉnh lý tài liệu.
Đối tượng áp dụng gồm các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2024 và thay thế Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
Như vậy, sau gần 14 năm Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 16/2023/TT-BNV để thay thế Thông tư số 03/2010/TT-BNV nhằm phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Trong đó tại Điều 3 của Thông tư đã giải thích một số từ ngữ chuyên ngành cụ thể như sau:
- Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy là thời gian lao động hao phí để chỉnh lý hoàn thành một mét tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động quản lý và định mức lao động phục vụ
+ Định mức lao động trực tiếp là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy;
+ Định mức lao động quản lý là tổng thời gian lao động quản lý quá trình chỉnh lý tài liệu;
+ Định mức lao động phục vụ là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ chỉnh lý tài liệu gồm phục vụ địa điểm chỉnh lý; kiểm tra thiết bị, dụng cụ, phòng chỉnh lý; vệ sinh nơi làm việc; bảo vệ.
- Định mức máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ là thời gian sử dụng máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ để thực hiện chỉnh lý 01 (một) mét tài liệu nền giấy. Định mức máy móc thiết bị và công cụ, dụng cụ được tính bằng ca, 01 (một) ca tương đương 8 giờ.
Thời gian sử dụng các máy móc thiết bị được áp dụng theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
- Định mức vật tư, văn phòng phẩm và định mức tiêu hao năng lượng là mức hao phí từng loại vật tư, văn phòng phẩm và năng lượng để chỉnh lý 01 (một) mét tài liệu nền giấy.
- Mét tài liệu là chiều dài 01 (một) mét tài liệu được xếp đứng và sát cạnh nhau trước khi chỉnh lý.
- Tài liệu rời lẻ là tài liệu chưa được phân loại, sắp xếp thành hồ sơ.
- Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ là tài liệu đã được đưa về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, tương ứng với một hồ sơ nhưng chưa đáp ứng yêu cầu về lập hồ sơ, cần được kiểm tra, bổ sung, chỉnh sửa.
- Hệ số phức tạp là mức độ phức tạp của tài liệu đưa ra chỉnh lý. Mức độ phức tạp phụ thuộc vào các yêu cầu cần phải tác động trong quá trình chỉnh lý. Hệ số phức tạp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông; thành phần tài liệu đa dạng, nội dung phức tạp; thời gian; ngôn ngữ và tình trạng vật lý của tài liệu.
Cũng tại Điều 4 Thông tư quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật cụ thể như sau:
- Căn cứ xác định định mức kinh tế - kỹ thuật bao gồm: Quy trình chỉnh lý tài liệu; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng; hệ số phức tạp.
- Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (hệ số 01) áp dụng Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
- Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu (hệ số 01) áp dụng Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.
- Hệ số phức tạp áp dụng Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.
Tại Thông tư số 16/2023/TT-BNV, Bộ Nội vụ đã ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy gồm các bước cụ thể như sau:
Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ
- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;
- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;
- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ
- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);
- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);
- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.
Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản.
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.
Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;
b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.
Bước 19. Lập mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu;
b) Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ).
Bước 20. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại
a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;
b) Viết thuyết minh tài liệu loại.
Bước 21. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
Ngoài ra, Bộ Nội vụ cũng đã quy định trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư, nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để xem xét, quyết định (đính kèm nội dung chi tiết của Thông tư)./.