Các nguyên tắc thu thập tài liệu - thực tiễn tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương

15:51, Thứ Năm, 27-1-2022

Xem với cỡ chữ : A- A A+

Thu Thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

1. Các nguyên tắc

Thu thập tài liệu được thực hiện theo các nguyên tắc: Thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch sử; thu thập tài liệu theo Phông lưu trữ; thu thập tài liệu theo khối Phông lưu trữ; thu thập theo khu vực thẩm quyền. Việc tuân thủ các quy tắc thu thập sẽ hạn chế được việc phân tán tài liệu, có sự tiếp nối thời kỳ lịch sử và được phân theo Phông nhằm tạo điều kiện trong việc phát huy tối đa khả năng sử dụng tài liệu.

- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu khi thu thập tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Tại Việt Nam tài liệu được chia thành hai khối khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 và khối tài liệu sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945. Thành phần tài liệu của thời kỳ trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền phong kiến, các cơ quan thống trị của thực dân Pháp và phát xít Nhật, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Thành phần tài liệu của thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; tài liệu của chính quyền Miền nam Việt Nam và Việt Nam Cộng hòa. Tài liệu của các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, thông thường người ta lấy Cách mạng thành công làm mốc phân chia thời đại. Đối với Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945, nhưng ở địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng địa phương đó. Thực hiện nguyên tắc theo thời kỳ lịch sử giúp xác định được nguồn thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ Trung ương và địa phương.

Nguyên tắc thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch sử được Lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) thu thập những tài liệu chuyên ngành như tài liệu địa bộ, địa bạ, sổ đăng ký nhà đất, được sản sinh hình thành trước năm 1945. Đã thu thập gần 200 cuốn tài liệu địa bộ đang được lưu trữ, bảo quản tại kho Lưu trữ Sở TN&MT và đã có dấu hiệu bị lão hóa, hư hỏng, nhiều trang tài liệu đã bị mủn nát mặc dù đã được tu bổ, bồi nền nhưng không thể phục hồi. Đây là khối tài liệu được Bộ TN&MT liệt kê vào nhóm tài liệu quý, hiếm và có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo Phông lưu trữ: Thu thập tài liệu theo Phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng. Tài liệu của một Phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu. Điều đó phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của Phông. Vì vậy, việc thu thập tài liệu theo Phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện Phông lưu trữ. Do đó, khi thu thập tài liệu cho Phông nào thì phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông. Các cơ quan lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các Phông thì phải được chỉnh lý đưa về đúng vị trí của Phông đó. Hơn nữa, thường xuyên thu thập các tài liệu bị phân tán vào các Phông nhằm hoàn thiện Phông lưu trữ.

Nguyên tắc thu thập tài liệu theo Phông lưu trữ được Lưu trữ Sở TN&MT thu thập những Phông tài liệu chuyên ngành Phông Ban quản lý ruộng đất, Phông Chi cục Quản lý đất đai tỉnh Sông Bé, Phông Sở Địa chính tỉnh Sông Bé; Phông Sở Địa chính tỉnh Bình Dương; Phông Sở TN&MT tỉnh Bình Dương;…

- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối Phông lưu trữ: Khối Phông lưu trữ bao gồm những Phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập tài liệu theo khối Phông khi để gần nhau sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng khi các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối Phông lưu trữ được Lưu trữ Sở TN&MT thu thập những Phông tài liệu chuyên ngành thuộc lĩnh vực môi trường và hồ sơ bồi thường thuộc lĩnh vực đất đai được phân cấp theo thẩm quyền thu thập tại Sở Khoa học và Công nghệ; Ban quản lý Khu công nghiệp tỉnh; Ban quản lý Khu Công nghiệp Việt Nam Singapore. Ban quản lý dự án Đầu tư xây dựng tỉnh.

- Nguyên tắc thu thập theo khu vực thẩm quyền: Lưu trữ Sở TN&MT được quyền thu thập tài liệu chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của cấp có thẩm quyền đã phê duyệt. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu phải thực hiện nghiệp vụ trước khi giao nộp tài liệu như chỉnh lý, phân loại, lập mục lục hồ sơ, và phải giao nộp tài liệu theo đúng thời gian quy định.

Nguyên tắc thu thập theo khu vực thẩm quyền được Lưu trữ Sở TN&MT làm căn cứ để xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước theo quy định tại Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND tỉnh ban hành hành quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương để hàng năm tham mưu UBND tỉnh kế hoạch thu thập dữ liệu TN&MT trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

- Nguyên tắc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu TN&MT được Chính phủ quy định tại Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14/6/2017 về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu TN&MT:

“Bảo đảm tính chính xác, trung thực, khoa học, khách quan và kế thừa; tập hợp, quản lý được đầy đủ các nguồn thông tin, dữ liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; lưu trữ, bảo quản đáp ứng yêu cầu sử dụng lâu dài, thuận tiện; tổ chức có hệ thống phục vụ thuận tiện khai thác và sử dụng, phát huy hiệu quả, tiết kiệm chung cho xã hội, nâng cao năng lực cạnh tranh Quốc gia; được công bố công khai và được quyền tiếp cận theo quy định của Luật tiếp cận thông tin trừ các thông tin, dữ liệu thuộc về bí mật Nhà nước và hạn chế sử dụng; phục vụ kịp thời công tác quản lý Nhà nước, đáp ứng yêu cầu của phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh; sử dụng đúng mục đích, phải trích dẫn nguồn và tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, sở hữu trí tuệ; khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật”.

2. Kết quả đạt được

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ (TLLT) của Sở TN&MT trước năm 2009 được lưu trữ bảo quản tại Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc Sở TN&MT. Ngày 24/02/2009 thành lập Trung tâm Công nghệ thông tin Lưu trữ tài nguyên và môi trường (CNTTLTTN&MT) trên cơ sở chuyển chức năng, nhiệm vụ lưu trữ của Văn phòng Đăng ký Đất đai và các đơn vị trực thuộc Sở TN&MT, đồng thời bổ sung mới chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) ngành TN&MT, lần đầu tiên hoạt động lưu trữ của Sở TN&MT được tập trung về một đầu mối do Trung tâm CNTTLTTN&MT quản lý. Đối tượng thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Sở TN&MT là “các đơn vị thuộc, trực thuộc Sở TN&MT”. Năm 2014, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 43/2014/QĐ-UBND về quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bình Dương, đối tượng thuộc nguồn nộp lưu được mở rộng. Ngoài đối tượng là các đơn vị thuộc Sở TN&MT còn bao gồm các cơ quan, tổ chức sử dụng vốn ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước có dữ liệu về TN&MT sẽ thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu chuyên ngành TN&MT vào Lưu trữ Sở TN&MT.

Trước năm 2012 việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị ở dạng tích đống, bó gói trong bao tải và thùng cacton, thành phần không đầy đủ, hồ sơ lộn xộn. Việc giao nộp hồ không được áp dụng theo quy trình, tiêu chuẩn, không có sổ sách theo dõi về tình hình giao, nhận tài liệu. Sở TN&MT đã ban hành các quy định, hướng dẫn, đồng thời định kỳ hàng năm thành lập các đoàn kiểm tra, giám sát về hoạt động thu thập nhằm chấn chỉnh, kiện toàn việc giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT cơ bản đã dần đi vào nền nếp.

Từ năm 2013, hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT được tiến hành thu thập thường xuyên. Theo Báo cáo thống kê năm 2018 của Sở TN&MT số 272/STNMT-TTCNTTLT ngày 18/01/2018; Báo cáo thống kê số 772/STNMT-TTCNTTLT ngày 28/01/2019; Báo cáo thống kê số 705/STNMT-TTCNTTLT ngày 24/02/2020; Báo cáo thống kê số 738/BC-STNMT ngày 26/02/2020 và hồ sơ phông; mục lục hồ sơ do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV; Trung tâm CNTTLTTNMT đã chỉnh lý từ năm 2010 đến nay, tổng số các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT được thu thập gần 4000 mét giá tài liệu, hơn 41 ngàn tờ bản đồ các loại tỷ lệ.

Trước năm 2009 kho lưu trữ bảo quản khoảng gần 300 mét giá và căn cứ tại các Báo cáo số 5217/BC-STNMT ngày 20/12/2016; 492/BC-STNMT ngày 31/01/2018; 731/BC-STNMT ngày 25/01/2019; 706/BC-STNMT ngày 24/02/2020 về kết quả thực hiện kế hoạch thu thập dữ liệu TN&MT từ năm 2016 - 2019, Lưu trữ Sở TN&MT đã thu thập được 1.339.5 mét giá cụ thể (Năm 2016 thu thập được 288 mét giá, năm 2017 thu thập 460 mét giá, năm 2018 thu thập 334.5 mét giá, năm 2019 thu thập 257 mét giá) tài liệu thu thập được chủ yếu được thu thập từ các đơn vị thuộc Sở TN&MT chiếm 98.9%, các cơ quan, tổ chức ngoài Sở TN&MT (bắt đầu được thu thập từ năm 2016) chiếm 1.1% (tài liệu giấy). Như vậy, số lượng hồ sơ, tài liệu được thu thập từ 2016 đến 2019 tăng 230.6% so với năm 2015 trở về trước.

Các loại tài liệu chuyên ngành TN&MT được thu thập về bảo quản tại Kho lưu trữ có nguồn gốc được hình thành, sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về lĩnh vực TN&MT thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT gồm có 4 loại cơ bản: Tài liệu văn tự thành văn; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số:

Tài liệu văn tự thành văn hiện chiếm tỷ lệ đa số khoảng 84.8%, đây là loại tài liệu phổ biến, được hình thành chủ yếu trên giấy viết thông thường, bằng các phương pháp đánh máy, in, máy vi tính, viết tay, được thu thập về bảo quản tại kho.

Tài liệu khoa học kỹ thuật hiện nay được thu thập, bảo quản tại kho với 41.000 tờ bản đồ các loại tỷ lệ và khoảng hơn 30000 bản vẽ hoàn công, bản thiết kế,.. (tương đương khoảng 550 mét giá) chiếm tỷ lệ 17.8%, đây là nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật các bản vẽ với nhiều khổ giấy tỷ lệ khác nhau.

TLLT điện tử đã được hình thành từ các dự án số hóa xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý TN&MT, dự án số hóa và các dự án khác.

Tài liệu nghe nhìn là những tài liệu mang nội dung thông tin tài liệu bằng hình ảnh, âm thanh, khối tài liệu này là các đĩa DVD, CD và ảnh viễn thám. Khối tài liệu này chủ yếu thu thập từ Chi cục Bảo vệ Môi trường, và Chi cục Quản lý Đất đai với nội dung phim tuyên truyền về bảo vệ môi trường nói riêng và lĩnh vực tài nguyên và môi trường nói chung và các bức ảnh viễn thám được chụp bằng hàng không trước năm 1980.

Kết quả thu thập tài liệu chuyên ngành vào Lưu trữ Sở TN&MT cho thấy, Lưu trữ Sở TN&MT đã rất quan tâm tới hoạt động thu thập tài liệu chuyên ngành, với tổng khối lượng gần 4000 mét giá tài liệu chuyên ngành TN&MT có giá trị được thu thập. Trong đó, tài liệu thuộc lĩnh vực đất đai chiếm tỷ lệ 66%, tài liệu lĩnh vực môi trường, chiếm tỷ lệ 22.9%, tài liệu các lĩnh vực khác chiếm tỷ lệ 11.1%. Trong đó thời gian hình thành tài liệu đa số từ năm 2000 trở về sau chiếm 80%, riêng lĩnh vực đất đai có một số tài liệu giao và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất từ năm 1985, đặc biệt một số địa bộ có thời gian hình thành trước năm 1945.

Giá trị thông tin trong TLLT ngành TN&MT có độ chính xác cao, là bản chính, bản gốc nên TLLT ngành TN&MT có ý nghĩa quan trọng trong mọi mặt như: Chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng, văn hóa, quy hoạch, khoa học công nghệ.

Trong lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh là chứng cứ pháp lý chủ quyền về lãnh thổ, quyền sở hữu, có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử, đây chính là là chứng cứ quan trọng để bảo vệ chủ quyền và lãnh thổ Quốc gia. Thông qua TLLT đất đai được lưu trữ lại sẽ biết được từng mảnh ruộng, thửa đất, con đường, khu rừng, núi sông, ranh giới các làng, xã, chế độ quản lý và sở hữu ruộng đất, chính sách về đất đai trong các thời đại.

Những thông tin về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất và các thông tin khác thuộc lĩnh vực TN&MT là tiền đề giúp cho các ngành Giao thông, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi, Xây dựng,... lên kế hoạch hoạt động cụ thể của ngành mình, giúp ngành Thủy lợi xây dựng các công trình như hồ, đập, cống,... ngành Nông, Lâm nghiệp nhận biết thổ nhưỡng các loại đất; ngành Văn hóa, Du lịch căn cứ vào thông tin khí tượng thủy văn (KTTV) để xây dựng các kế hoạch vui chơi, giải trí phù hợp; ngành Y tế, những thông tin về khí hậu thời tiết giúp cho ngành Y tế đưa ra những kế hoạch phòng tránh dịch bệnh theo mùa,... tài liệu KTTV phục vụ cho việc dự báo thời tiết, biến đổi khí hậu, ngoài ra còn phục vụ các nhà nghiên cứu khoa học, tìm ra những quy luật của các hiện tượng như bão, lũ lụt, mưa đá, lốc xoáy, triều cường,... tài liệu địa chất khoáng sản giúp nhận biết thế mạnh của các vùng miền hay khu vực về các tài nguyên khoáng sản,... Ngoài ra, tài liệu, thông tin điều tra cơ bản về đất đai như thông tin về nguồn gốc phát sinh và đặc điểm quá trình hình thành; đặc điểm phân bổ, mức độ tập trung trên lãnh thổ; các tính chất đặc trưng về lý tính, hoá tính, khả năng sử dụng theo các tính chất tự nhiên như mức độ xói mòn đất, nhiễm phèn, độ chịu tải của nền đất,... sẽ giúp cho các ngành có phương án kỹ thuật thi công cụ thể trên từng vùng đất khác nhau, đảm bảo cho công trình có độ bền và tuổi thọ cao nhất. Các thông tin về địa bàn hay có xói lở đất, lũ quét, đất trượt và sạt lở giúp rất nhiều cho các ngành trong việc đề ra các giải pháp bảo vệ các công trình xây dựng. Tài liệu môi trường giúp phục vụ cho việc bảo vệ môi trường, ứng phó các sự cố môi trường, ...

Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, giáo dục việc kế thừa những thành tựu khoa học, phát minh, sáng chế của người đi trước hầu hết đều sử dụng kế thừa từ TLLT. Việc kế thừa những kinh nghiệm, kiến thức của những nhà khoa học đi trước để củng cố, hoàn thiện công tác chuyên môn, nghiên cứu khoa học là yêu cầu tất yếu trong giáo dục, khoa học công nghệ.

Vì vậy, việc thu thập, bảo quản phát huy giá trị TLLT chuyên ngành TN&MT là nhiệm vụ cần thiết, không chỉ là trách nhiệm của cơ quan hình thành tài liệu mà còn là trách nhiệm phối hợp của nhiều ngành, nhiều cấp và của toàn xã hội.

Kho lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường

Nguồn: ĐVH

Các tin khác

TrANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG TỈNH BÌNH DƯƠNG

Trưởng Ban Biên tập: Nguyễn Ngọc Thúy - Phó Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường
Địa chỉ: Tầng 09 - Tháp A - Tòa nhà trung tâm Hành chính tỉnh, phường Hòa Phú, Thành phố Thủ Dầu Một
Điện thoại: 0274 3 828035 - Email: sotnmt@binhduong.gov.vn