Theo Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

Hồ sơ, tài liệu là tài sản của mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị; sau khi kết thúc đến hạn phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, đồng thời được phân cấp lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 1048/QĐ-STNMT ngày 30/8/2017 của Sở Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) về quy chế công tác văn thư lưu trữ, việc lập danh mục hồ sơ đầu năm là danh mục dự kiến ban đầu, do đó hồ sơ có thể được hình thành, hoặc không hình thành. Vì vậy, để đảm bảo công quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ của Sở TN&MT tỉnh Bình Dương để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài; đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.

Trên cơ sở đó, ngày 21 tháng 01 năm 2021, Sở TN&MT đã ban hành Văn bản số 215/STNMT-TTCNTTLT về việc lập Mục lục hồ sơ năm 2021. Trong đó Giám đốc Sở yêu cầu các đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ năm 2021 đã được đơn vị ban hành và hồ sơ phát sinh thực tế để lập Mục lục hồ sơ năm 2021, cụ thể như sau:

- Đối với các phòng thuộc khối Văn phòng Sở

Chịu trách nhiệm lập Mục lục hồ sơ năm 2021 của từng phòng sau đó gửi về Văn phòng Sở để tổng hợp tham mưu trình Lãnh đạo Sở ban hành Mục lục hồ sơ năm 2020 thuộc khối Văn phòng Sở, trước ngày 10/02/2022.

- Đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc Sở

Chịu trách nhiệm lập Mục lục hồ sơ năm 2021 của đơn vị, tổ chức mình trước ngày 10/02/2022.

Sau khi được Lãnh đạo ký ban hành, tất cả các phòng, đơn vị thuộc Sở gửi 01 bản về Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường (trước ngày 18/02/2022) để tổng hợp làm căn cứ theo dõi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan hàng năm của các phòng, đơn vị trực thuộc Sở.

 (Theo mẫu Mục lục hồ sơ được ban hành tại Văn bản số 215/STNMT-TTCNTTLT ngày 21/01/2021 về việc lập Mục lục hồ sơ năm 2021 của Sở Tài nguyên và Môi trường “đính kèm văn bản”).

- Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường.

Có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc lập Mục lục hồ sơ năm 2021 tại các phòng và đơn vị thuộc Sở, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở theo quy định.

Hình ảnh hồ sơ Phông và Mục lục hồ sơ Sở TN&MT

Nguồn: ĐVH