Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ và phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao hiệu quả của cải cách hành chính Nhà nước. Quá trình ứng dụng CNTT trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước đã và đang hình thành một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ (TLLT) điện tử đòi hỏi phải được quản lý và khai thác sử dụng hiệu quả. Loại hình tài liệu mới này được hình thành đặt ra những khó khăn, thử thách không nhỏ đối với hoạt động thu thập tài liệu.

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định:

- TLLT điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

- TLLT điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định”.

Đối với TLLT điện tử hình thành từ việc số hóa TLLT trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Dữ liệu này phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về CNTT và nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu được số hóa. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định:

 “Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh, thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh, đáp ứng các điều kiện quy định như bản gốc”.

Cơ quan tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Khi thu thập TLLT, nếu TLLT điện tử và TLLT giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại. Khi giao nhận TLLT điện tử, cơ quan lưu trữ phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

Việc thu thập TLLT điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:

- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu danh mục hồ sơ nộp lưu.

- Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.

- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.

- Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.

- Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý TLLT điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.

- Lập hồ sơ về việc nộp lưu TLLT điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

Có thể thấy rằng, sự tiện dụng của TLLT điện tử trong việc gửi, nhận, tra tìm, phục vụ hoạt động công việc được nhanh chóng, kịp thời, không phụ thuộc vào không gian, thời gian, khoảng cách địa lý,… chính điều này làm tăng năng suất, hiệu quả công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Trong thời gian qua, Quốc hội, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến tính pháp lý của tài liệu điện tử cụ thể như: Luật Giao dịch Điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Luật Công nghệ Thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản TLLT điện tử, Quyết định số 12/2017/QĐ-UBND ngày 05/6/2017 của UBND tỉnh Bình Dương về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong cơ quan Nhà nước tỉnh Bình Dương,…

Với hệ thống các văn bản pháp lý liên quan đến việc quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử tạo cơ sở pháp lý cho việc hình thành, phát triển và quản lý đối với loại TLLT điện tử. Tuy nhiên công tác thu thập TLLT điện tử hiện tại và trong tương lai còn gặp nhiều thách thức, khó khăn như: Thời tiết, khí hậu hay thay đổi đặt ra tính cấp thiết trong việc xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị để bảo quản TLLT điện tử; nhân lực trong công tác thu thập TLLT điện tử đòi hỏi cần phải có trình độ về CNTT và chuyên môn về lưu trữ, điều này đang là bất cập đối với các cơ quan lưu trữ; tài chính dùng cho công tác thu thập TLLT điện tử cao hơn so với việc thu thập tài liệu truyền thống do phải trang bị các công nghệ hiện đại, thiết bị phần mềm chuyên dụng; cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng,… cũng là những yếu tố cơ bản trong việc thu thập TLLT điện tử. Tuy nhiên, với tốc độ phát triển của CNTT và mô hình Chính phủ điện tử như hiện nay, TLLT điện tử sẽ là nguồn sản sinh chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức những năm tiếp theo.

Như vậy, hoạt động thu thập TLLT điện tử là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu hiện nay đối với hoạt động thu thập tài liệu. Trong tình hình đất nước đang hội nhập Quốc tế sâu rộng, với chủ trương của Đảng và Nhà nước đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử, cải cách hành chính, vai trò của CNTT, tài liệu điện tử được khẳng định là yếu tố quyết định sự thành bại của mục tiêu hội nhập, cải cách và trong tương lai đây sẽ là loại hình tài liệu chính, chủ yếu, cơ bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nhà nước cần phải đầu tư kinh phí, có chiến lược phát triển đội ngũ làm công tác lưu trữ đáp ứng được các yêu cầu về CNTT, yếu tố con người là vấn đề then chốt, những con người có đủ trình độ để bảo đảm TLLT điện tử được bảo mật một cách tuyệt đối, tránh được sự tấn công phá hoại từ virus, hacker, vừa đảm bảo tài liệu được đem ra sử dụng thường xuyên giúp ích cho các công việc điều hành của Nhà nước, của các cơ quan, tổ chức là vấn đề ưu tiên hàng đầu. Song song với việc quan tâm phát triển đội ngũ là hoàn thiện thể chế liên quan đến công nghệ, pháp lý đối với TLLT điện tử, cần phải có một sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ như đang thực hiện đối với TLLT trên chất liệu giấy hiện nay. Đây là một yêu cầu mới, một thách thức lớn đối với các nhà quản lý cần sớm có những giải pháp kịp thời nhằm đáp ứng hoạt động thu thập TLLT điện tử hiện tại và trong tương lai.

Phần mềm Quản lý khai thác tài liệu lưu trữ Sở TNMT

Nguồn: ĐVH