Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Để đưa công tác này đi vào nền nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư, đáp ứng các yêu cầu xã hội và tiến trình cải cách hành chính trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0. Ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Nghị định gồm 7 chương, 38 Điều, quy định về công tác văn thư và quản lý Nhà nước về công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Nghị định này chỉ áp dụng đối với cơ quan, tổ chức Nhà nước và doanh nghiệp Nhà nước. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Về nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. Các yêu cầu đối với công tác văn thư bao gồm: Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này; Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật; văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được; văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý; người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật; hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Nghị định quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư cụ thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan; văn thư cơ quan có nhiệm vụ: Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; quản lý Sổ đăng ký văn bản; quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định;

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác Văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 về công tác Văn thư, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư trong thời kỳ đổi mới, hiện đại hóa đất nước và hội nhập.

Trên cơ sở đó, UBND tỉnh Bình Dương đã ban hành văn bản số 1475/UBND-NC ngày 31 tháng 3 năm 2020 về việc triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; trong đó Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các Sở, ban, ngành, cơ quan ngành dọc, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội, doanh nghiệp Nhà nước và UBND huyện, thị xã, thành phố thực hiện một số nhiệm vụ: Tổ chức quán triệt, phổ biến và triển khai Nghị định này đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý để thực hiện; ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo Nghị định; nội dung của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Đồng thời, giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, hướng dẫn, triển khai và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Nghị định; tham mưu UBND tỉnh rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy định của tỉnh về công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh./.

Nguồn: TTCNTTLT-ĐVH