Đối với phát hành văn bản ký số: Văn bản trình ký số có định dạng word hoặc pdf, chuyên viên điền số và ngày vào văn bản trước khi trình lãnh đạo ký số trên phần mềm quản lý văn bản. Các thao tác khác tương tự như phát hành văn bản giấy.

Sau khi chuyên viên trình lãnh đạo văn bản để ký số. Quy trình ký số trên phần mềm quản lý văn bản (phiên bản tập trung) được thực hiện như sau:

1. Lãnh đạo ký số trên phần mềm quản lý văn bản

Bước 1. Mở ứng dụng ký số (NeoSign) bằng cách chọn vào shortcut như hình sau:

- Ứng dụng ký số có giao diện như sau:

Bước 2. Chọn nút “Đăng nhập” vào hệ thống và cấu hình như sau:

- Địa chỉ: http://qlvb-stnmt.binhduong.gov.vn
- Tài khoản và mật khẩu: đăng nhập băng tài khoản và mật khẩu được cấp trên phần mềm quản lý văn bản.
- Sau khi cấu hình, chọn nút đăng nhập phần mềm.

Đăng nhập thành công sẽ có giao diện như sau:

- Sau đó chọn tập tin cần phát hành

Nhấp vào biểu tượng “Ký” trên file đính kèm như hình dưới, nếu file đính kèm gồm định dạng word và dpf, người ký có thể chọn bất kỳ định dạng nào và chỉ cần chọn 1 định dạng.

(Lưu ý: văn bản được chuyển trình ký đã có số văn bản và ngày phát hành)

Bước 4. Chọn vào nút “ký số”

- Màn hình tiếp theo hiện ra, người ký kiểm tra thông tin và chọn nút “Ký số”

- Tiếp theo, nhập mật khẩu Token và bấm vào nút “ok”

- Thao tác ký số đã hoàn tất, người ký chọn nút “xác nhận” theo hình dưới để hoàn thành quá trình ký số

- Sau khi ký số hoàn tất, văn bản điện tử đã được ký số tự động đính kèm vào phần mềm quản lý văn bản như hình:

Bước 5. Nhấn nút chuyển xử lý để văn thư phát hành văn bản

2. Văn thư ký số cơ quan khi phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy

- Trường hợp các phòng, đơn vị tham mưu ban hành văn bản giấy, văn thư Sở và các đơn vị thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức, với tiêu chuẩn số hóa tài liệu như sau:

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

+ Ảnh màu;

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

+ Tỷ lệ số hóa: 100%;

- Quy trình ký số văn bản số hóa trên phần mềm quản lý văn được thực hiện như sau:

Bước 1. Mở ứng dụng ký số (NeoSign) bằng cách chọn vào shortcut như hình sau:

- Ứng dụng ký số có giao diện như sau:

Bước 2. Chọn nút “Đăng nhập” vào hệ thống và cấu hình như sau:

- Địa chỉ: http://qlvb-stnmt.binhduong.gov.vn
- Tài khoản và mật khẩu: đăng nhập băng tài khoản và mật khẩu được cấp trên phần mềm quản lý văn bản.
- Sau khi cấu hình, chọn nút đăng nhập phần mềm.

Bước 3. Mở phần mềm quản lý văn bản (qlvb-stnmt.binhduong.gov.vn)

Bước 4: Số hóa văn bản giấy đã được lãnh đạo ký (có số văn bản, ngày văn bản, mộc dấu cơ quan) và đính kèm vào phần mềm quản lý văn bản. 

(Lưu ý: Văn bản trước ký số cơ quan phải có chữ ký của lãnh đạo, số văn bản, ngày phát hành, mộc dấu cơ quan)

Bước 5: Sau khi đính kèm văn bản đã số hóa, văn thư chọn tập tin cần ký số cơ quan để phát hành

Nhấp vào biểu tượng “Ký” trên file đính kèm như hình dưới để ký số văn bản

Bước 6: Chọn vào nút ký số, sau đó chọn vị trí ký như hình:

- Màn hình tiếp theo hiện ra, người ký kiểm tra thông tin và chọn nút “Ký số”

- Xuất hiện màn hình để nhập mật khẩu token

Sau khi nhập mật khẩu token -> bấm vào nút “ok”

- Thao tác ký số đã hoàn tất, văn thư chọn nút “xác nhận” theo hình dưới để hoàn thành quá trình ký số

- Sau khi ký số cơ quan hoàn tất, văn bản điện tử đã được ký số tự động đính kèm vào phần mềm quản lý văn bản như hình sau:

Bước 7. Văn thư nhấn nút “Phát hành” để phát hành văn bản

Tải ứng dụng ký số tại đây

TTCNTTLT