Nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. Góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài.

Trên cơ sở đó, ngày 21 tháng 01 năm 2022, Sở tài nguyên và Môi trường đã ban hành Văn bản số 216/STNMT-TTCNTTLT về việc lập Danh mục hồ sơ năm 2022 (đính kèm văn bản). Trong đó, có các nội dung cụ thể như sau:

1. Đối với các phòng thuộc khối Văn phòng Sở

Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ của từng phòng sau đó gửi về Văn phòng Sở tổng hợp tham mưu trình Lãnh đạo Sở ban hành Danh mục hồ sơ của Sở Tài nguyên và Môi trường năm 2022 trước ngày 26/01/2022.

2. Đối với các đơn vị trực thuộc Sở

Chịu trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ của đơn vị mình, trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành trước ngày 26/01/2022.

Sau khi ban hành, các đơn vị gửi 01 bản về Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường trước ngày 28/01/2021 để tổng hợp báo cáo kết quả cho Giám đốc Sở theo quy định; đồng thời làm căn cứ theo dõi việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành hàng năm của các phòng, đơn vị trực thuộc Sở.

3. Đối với Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường

Có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc lập Danh mục hồ sơ năm 2022 tại các phòng và đơn vị thuộc Sở, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc Sở theo quy định. (Theo mẫu Danh mục hồ sơ cụ thể như sau:

Việc lập Danh mục hồ sơ ngay từ đầu năm là nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, đơn vị, là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối với việc lập hồ sơ. Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồng thời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn của quy định của pháp luật.

Kho lưu trữ Sở Tài nguyên và Môi trường

Nguồn: ĐVH